Od 1 lutego przedsiębiorcy muszą nie tylko odbierać faktury w KSeF, ale również wdrożyć zmiany w raportowaniu JPK VAT, by do 25 marca móc złożyć deklarację z nowymi oznaczeniami. Eksperci alarmują, że nie jest to tylko dostosowanie do KSeF, ale duża i kosztowna modyfikacja. Nawet małe firmy, które będą wystawiać faktury w KSeF od 2027 r., muszą już teraz przystosować JPK VAT do nowym wymagań. Przedsiębiorców niepokoi też kwestia kar. Mimo iż Ministerstwo Finansów zapewnia, że wszystkie sprawy będą rozpatrywane indywidualnie, to kary nie zostały wyłączone.

Prowadzę działalność gospodarczą i jestem podatnikiem VAT, którego obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie od 1 kwietnia 2026 r. Z informacji, które posiadam, wynika, że w obrocie nadal będą funkcjonować faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. W związku z tym chciałbym zapytać, czy mogę odliczyć VAT z faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF, a jeżeli tak – na jakich zasadach i czy obowiązują jakieś ograniczenia w porównaniu z fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Beton, a także odzież i obuwie, to towary, które mają być objęte systemem monitoringu SENT. Nadal nie jest jednak znany ostateczny kształt przyszłych przepisów, choć niektóre regulacje dotyczące SENT i przyjęte pół roku temu wchodzą w życie już 17 marca br. Są też apele o deregulację przepisów w tym zakresie i przesunięcie w czasie ich wdrożenia.

W 2025 roku wykryto ponad 376 tys. fikcyjnych faktur, czyli o 30 proc. więcej niż w roku 2024 - poinformował Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i wiceszef KAS. Jednocześnie zauważył, że liczba wykrytych nieprawidłowości rośnie pomimo malejącej liczby kontroli celno-skarbowych. Pytany o statystyki z dziewięciu pierwszych dni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, odpowiedział, że w KSeF jest już blisko 11 mln faktur wystawionych przez ponad 67 tys. podmiotów, z których 4800 jest zobligowanych do wystawiania faktur w systemie od 1 lutego.

Krajowy System e-Faktur powinien docelowo zautomatyzować obieg faktur i ułatwić rozliczenia - oceniają doradcy podatkowi i księgowi. Jednak aby to było możliwe, administracja powinna przede wszystkim rozwiązać problemy z logowaniem do systemu. Jeśli będą się powtarzać, grozi to opóźnieniami w płatnościach i w rozliczeniu podatków. Ministerstwo Finansów powinno też określić konsekwencje prawne podobnych sytuacji. Eksperci zwracają uwagę, że skutkiem stosowanego przez firmy podwójnego obieg faktur - wystawiania ich w KSeF oraz wysyłania wizualizacji mailem - zamiast uproszczeń, mogą być problemy z zaksięgowaniem.

Prowadzę niewielką działalność gospodarczą, w której miesięczne przychody co do zasady nie przekraczają kwoty 10 tys. zł. Z tego względu obecnie nie planuję korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Co w sytuacji, gdy przekroczenie limitu ma charakter incydentalny? Czy jeśli w jednym miesiącu przekroczę próg 10 tys. zł przychodu, a w kolejnym miesiącu przychody ponownie spadną poniżej tego limitu, będę zobowiązany do stosowania KSeF wyłącznie w miesiącu, w którym doszło do przekroczenia? Czy obowiązek korzystania z KSeF będzie mnie obejmował również w kolejnych okresach rozliczeniowych? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Od 1 lutego jednostki samorządu terytorialnego mogą mieć problem z przyporządkowaniem faktur do swoich jednostek podrzędnych, np. szkół. Część dostawców, którzy obowiązkowo wystawiają faktury w KSeF, nie jest w stanie wypełnić pola Podmiot3, a to uniemożliwia alokację faktur. Gminom nie pomogło formułowanie wymogu wypełnienia pola Podmiot3 w umowach z kontrahentami i zamówieniach publicznych (specyfikacji istotnych warunków zamówienia). Zdarza się, że nikt nie składa ofert przetargu, ponieważ potencjalni wykonawcy nie są w stanie spełnić wymogów związanych z oznaczaniem faktur w KSeF.

Prowadzę działalność gospodarczą i od kwietnia będę zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W celu przetestowania działania systemu chciałbym już w lutym wystawić jedną fakturę za pośrednictwem KSeF, wyłącznie w celach sprawdzających. Czy wystawienie pojedynczej faktury w KSeF przed datą wejścia obowiązku spowoduje, że kolejne faktury również będę musiał wystawiać wyłącznie za pośrednictwem tego systemu? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę niewielką działalność gospodarczą. W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będę zobowiązany do wystawiania faktur za jego pośrednictwem. Chciałbym uzyskać informację, czy korzystanie z KSeF jest bezpłatne. Obecnie wystawiam faktury przy użyciu programu do fakturowania i chciałbym wiedzieć, czy mogę nadal z niego korzystać po wdrożeniu KSeF. Jak najprościej zalogować się do systemu KSeF i rozpocząć jego użytkowanie - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Poniedziałkowe utrudnienia w logowaniu do KSeF wywołują wiele pytań o to, jakie konsekwencje będzie miała ewentualna awaria dla sprzedawców i nabywców. Problem polega na tym, że przepisy odnoszą się do awarii KSeF, ale nie awarii systemu logowania. Eksperci wskazują, że przedsiębiorcy nie poniosą w tym roku konsekwencji, jeśli wystawią fakturę poza KSeF. Poważniejsze mogą być jednak konsekwencje biznesowe, w tym problemy z zapłatą.

Już w pierwszym dniu roboczym obowiązywania KSeF doszło do problemów z logowaniem do systemu. Największym rozczarowaniem jest jednak komunikat Ministerstwa Finansów, iż „KSeF działa bez zakłóceń”. Trudno się zgodzić z takim stwierdzeniem, skoro większość podatników – tych którzy logują się za pośrednictwem Profilu Zaufanego - miała problem z dostępem do KSeF – pisze Joanna Rudzka, doradca podatkowy.

Usługi realizowane na rynku kapitałowym przez sztuczną inteligencję, polegające na zakupie i sprzedaży w imieniu klienta instrumentów finansowych, to usługi finansowe podlegające zwolnieniu z VAT na takich samych zasadach, jak np. czynności realizowane przez maklerów giełdowych - orzekł w przełomowym wyroku Naczelny Sąd Administracyjny. NSA nie zgodził się z fiskusem, że opisane usługi stanowią wsparcie techniczne i informatyczne. Eksperci spodziewają się, że im częściej AI będzie zastępować człowieka, tym więcej podobnych sporów będzie trafiać przed sądy.

Parkowanie przez pracownika powierzonego mu służbowego samochodu osobowego w miejscu zamieszkania nie oznacza, że pojazd służy wyłącznie działalności gospodarczej. Wręcz przeciwnie, wskazuje to na możliwość użycia takiego auta do celów prywatnych pracownika, a co za tym idzie konieczność limitowania odliczenia - tylko 50 proc. VAT stanowi podatek naliczony. Nie jest zatem możliwe pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z takim pojazdem.

Zawiesiłem od 1 stycznia 2026 r. prowadzenie działalności gospodarczej, obecnie jestem zatrudniony na umowę o pracę. Czy jeśli w lutym lub marcu br. sprzedam samochód (środek trwały w działalności gospodarczej), muszę wystawić fakturę przy użyciu KSeF? Czy faktury za telefon zarejestrowany "na firmę" muszę odbierać w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Od 1 lutego wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na odbieranie faktur w KSeF, nawet gdy sami nie mają jeszcze obowiązku wystawiać ich w systemie. W praktyce oznacza to, że nadal będą dostawać faktury w trzech formach: w KSeF w formacie XML, mailem z załącznikiem PDF oraz papierowe. Eksperci zwracają uwagę, że trzeba będzie utrzymywać różne systemy odbioru dokumentów, by wprowadzić je do jednej księgi. Chociaż KSeF miał zautomatyzować procesy, to część firm, w obawie przed chaosem, chce wysyłać kontrahentom mailem wizualizacje faktur KSeF-owych oraz niemieszczące się w KSeF załączniki.

Sprzedawcy wystawiający w KSeF faktury na rzecz gminy nie będą mieli obowiązku wypełniać pola Podmiot3, czyli danych jednostki podległej, np. szkoły czy ośrodka sportu. Ministerstwo Finansów rekomenduje natomiast, aby w programach finansowo-księgowych zostały wprowadzone mechanizmy sugerujące konieczność wypełnienia sekcji Podmiot3, jeśli w sekcji Podmiot2 wskazano, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. Według ekspertów, mimo tych rekomendacji, gminy mogą mieć problem z przyporządkowaniem faktur do swoich jednostek podległych.

Warto pozostać czujnym i uważnym. Organy podatkowe będą miały możliwość monitorowania sytuacji danego podmiotu niemal na bieżąco a algorytmy będą mogły wyłapać każdą podejrzaną transakcję. Przedsiębiorstwo, które nie wdraża najbardziej optymalnych rozwiązań w prowadzonej działalności ryzykuje, że przegra z konkurencją - mówi Stefan Kowalski, radca prawny, Kancelaria Radcy Prawnego Stefan Kowalski.

Mimo że po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy będą musieli wystawiać i odbierać faktury w systemie w formacie XML, to faktury papierowe i PDF nie znikną. Konsumenci zawsze otrzymują faktury w sposób z nimi uzgodniony, czyli w takiej formie jak dotychczas. Posiadanie faktur nadal będzie wymagane by np. udowodnić prawo do ulgi podatkowej w PIT.

Najnowsze orzeczenie Naczelnego Sadu Administracyjnego przełamuje trend niekorzystny dla instytucji kultury. Oznacza, iż nie powinny one poddawać się panującemu obecnie powszechnie wśród organów przekonaniu, że muszą one zawsze i do wszystkich swoich wydatków (zwłaszcza tych najistotniejszych kwotowo - inwestycyjnych) stosować prewspółczynnik VAT, albo nie dokonywać w ogóle odliczenia VAT – pisze Joanna Rudzka, doradca podatkowy.

Zakres danych przekazywanych do KSeF obejmuje informacje, które w realiach obrotu gospodarczego stanowią w istocie tajemnicę przedsiębiorstwa, w tym w szczególności: strukturę cen i rabatów, warunki współpracy z kontrahentami, modele rozliczeń, sezonowość działalności oraz sieć relacji handlowych. Dane te mają bezpośrednią wartość ekonomiczną i ich ochrona stanowi element konstytucyjnej ochrony wolności działalności gospodarczej i praw majątkowych - firmy skarżą się rzecznikowi praw obywatelskich.