W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni rozważnie analizować, czy oferowany prezent podlega opodatkowaniu oraz czy istnieje możliwość odliczenia podatku naliczonego od jego zakupu. Przedsiębiorcy i klienci często nieświadomie stają przed koniecznością rozstrzygnięcia: czy oferowany bonus w postaci prezentu podlega opodatkowaniu VAT oraz czy można odliczyć VAT od nabyć promocyjnych?

Przekazywanie drobnych upominków kontrahentom to powszechna praktyka biznesowa, szczególnie w okresie świątecznym czy przy okazji nawiązywania współpracy. Gest wdzięczności lub element budowania relacji handlowych może jednak wiązać się z obowiązkami podatkowymi. Choć z pozoru wręczenie prezentu wydaje się czynnością poza zakresem VAT, w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie zawsze tak jest.

 

Czy prezenty są opodatkowane VAT?

Zgodnie z art. 5 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Z dostawą towarów mamy do czynienia wtedy, gdy jej skutkiem jest przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (art. 7 ustawy o VAT). Natomiast za świadczenie usług uznaje się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów (art. 8 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT poza ogólną definicją dostawy towarów i świadczenia usług, nie zawierają dodatkowych, szczegółowych wskazówek, które pomogłyby w ustaleniu, w jakich okolicznościach dana czynność obejmująca dostawę towarów i świadczenie usług może zostać uznana za dostawę towarów, a w jakich – za świadczenie usług.

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, a w szczególności:

  • przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
  • wszelkie inne darowizny - jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

W związku z powyższym przepisem, opodatkowaniu podlega każde nieodpłatne przekazanie towaru należącego do przedsiębiorstwa, w tym także wszelkie inne darowizny, z którymi wiąże się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jako właściciel, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tych towarów lub ich części składowych.

Wyłączeniu z opodatkowania podlegają dwie kategorie nieodpłatnych dostaw towarów (art. 7 ust. 3 ustawy o VAT):

  • prezenty o małej wartości i
  • próbki.

- jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług istotne jest rozróżnienie, kiedy przekazanie towarów w formie prezentów stanowi czynność opodatkowaną, a kiedy nie rodzi takiego obowiązku. Ustawodawca przewidział w tym zakresie wyjątek dotyczący tzw. prezentów o małej wartości. Ich przekazanie – o ile spełnione są określone warunki – nie podlega opodatkowaniu VAT.

Za prezenty o małej wartości uznaje się towary, których jednostkowa cena nabycia (bez podatku), a jeśli nie można jej ustalić – koszt wytworzenia, w momencie przekazania nie przekracza 20 zł. W takim przypadku podatnik nie musi naliczać VAT, niezależnie od liczby przekazanych przedmiotów czy częstotliwości ich wręczania.

Zwolnieniem objęte jest również przekazywanie prezentów o wartości mieszczącej się w przedziale od 20,01 zł do 100 zł, pod warunkiem jednak prowadzenia ewidencji osób obdarowanych. Ewidencja ta powinna umożliwiać jednoznaczną identyfikację odbiorców, co potwierdza, że przekazanie ma charakter promocyjny lub reklamowy, a nie stanowi faktycznej dostawy towarów.

W przypadku, gdy wartość jednostkowa prezentu przekracza 100 zł, nieodpłatne przekazanie towaru traktowane jest jako czynność opodatkowana VAT. W takiej sytuacji podatnik ma obowiązek rozliczyć podatek należny od wartości świadczenia.

Takie podejście potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 8 sierpnia 2024 r. (nr 0113-KDIPT1-2.4012.342.2024.1.MC). Wskazał on, że co do zasady każde nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa – jeśli wiąże się z przeniesieniem prawa do rozporządzania nimi jak właściciel – podlega opodatkowaniu, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich nabyciu, imporcie lub wytworzeniu. Wyjątek stanowi właśnie przekazanie prezentów o małej wartości, o których mowa w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mogą bezpiecznie wręczać drobne upominki klientom czy kontrahentom – np. materiały promocyjne, gadżety reklamowe czy symboliczne prezenty – bez konieczności naliczania VAT, o ile mieszczą się one w określonych limitach i są odpowiednio udokumentowane.

Warto podkreślić, że w sytuacji, gdy nieodpłatne przekazanie prezentów podlega opodatkowaniu, konieczne jest prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania w celu właściwego rozliczenia VAT.

 

Ewidencja osób obdarowanych

Ustawodawca nie określa szczegółowo, jak powinna wyglądać ewidencja osób obdarowanych ani jakie elementy musi zawierać. Oznacza to, że podatnicy, którzy zdecydują się na prowadzenie takiego rejestru, mają w tym zakresie znaczną swobodę. Kluczowe jest jedynie, aby ewidencja spełniała swój podstawowy cel – umożliwiała jednoznaczną identyfikację osób, którym przekazano prezenty o małej wartości.

W praktyce przyjmuje się, że prawidłowo prowadzona ewidencja powinna obejmować co najmniej:

  • numer porządkowy wpisu,
  • datę przekazania prezentu,
  • nazwę lub rodzaj wręczonego upominku,
  • imię i nazwisko obdarowanej osoby,
  • nazwę firmy (jeśli dotyczy),
  • wartość przekazanego prezentu,
  • numer NIP lub PESEL odbiorcy.

Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 1 kwietnia 2021 r. (nr 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS), przepisy nie definiują zasad prowadzenia takiej ewidencji ani jej formy. Ważne jest natomiast, by pozwalała ona ustalić, komu, co i kiedy zostało przekazane oraz jaka była wartość tych prezentów. Dzięki temu możliwe jest określenie łącznej wartości upominków wręczonych danej osobie w danym roku podatkowym.

Organ podatkowy podkreślił również, że art. 7 ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT wymaga jedynie prowadzenia ewidencji pozwalającej na identyfikację osób obdarowanych, nie wskazując przy tym szczegółowych elementów, jakie powinna zawierać. Tym samym sposób jej prowadzenia pozostaje w gestii podatnika – to on decyduje o zakresie i formie danych, które uzna za niezbędne dla spełnienia wymogów ustawowych.

Sprawdź w LEX: Jak rozliczyć w VAT zakup dla pracowników ciastek i drobnych upominków np. z okazji urodzin czy narodzin dziecka? >

 

Podstawa opodatkowania

Zasadniczo, w przypadku nieodpłatnej dostawy towarów, która – na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT – jest zrównana z odpłatną dostawą towarów podlegającą opodatkowaniu, podstawę opodatkowania stanowi cena nabycia tych towarów lub towarów podobnych. Jeżeli natomiast brak jest ceny nabycia, podstawę tę określa koszt wytworzenia, ustalony na moment dokonania dostawy (art. 29a ust. 2 ustawy o VAT).

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych, czego przykładem jest interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2023 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.436.2023.1.MMA). Organ wskazał w niej, że w przypadku, gdy nieodpłatna dostawa towarów spełnia przesłanki uznania jej za dostawę odpłatną w rozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest cena nabycia lub koszt wytworzenia towaru określony na moment jego przekazania. Oznacza to, że podstawą opodatkowania jest cena nabycia lub koszt wytworzenia, jednak skorygowana do wartości aktualnej na dzień dokonania nieodpłatnego przekazania.

 

Nowość
VAT. Komentarz 2025
-80%
Nowość
VAT. Komentarz 2025

Adam Bartosiewicz

Sprawdź  

Cena promocyjna: 69.8 zł

|

Cena regularna: 349 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 244.3 zł


Odliczenie VAT

Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie towarów przeznaczonych na cele promocyjne, jeżeli są one wykorzystywane w ramach działalności opodatkowanej. Wręczanie upominków kontrahentom czy klientom w celach marketingowych uznaje się za działanie służące działalności gospodarczej, a tym samym daje podstawę do odliczenia VAT.

Organy podatkowe potwierdzają takie stanowisko w licznych interpretacjach indywidualnych m.in. w interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 sierpnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.235.2017.1.RR, oraz w interpretacji z 17 czerwca 2021 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.143.2021.2.WH. Przykładowo, w ostatniej z wymienionych interpretacji organ podatkowy wskazał, że podatnik ma prawo do odliczenia VAT od nabycia towarów przekazywanych w ramach działań promocyjnych, jeśli przekazanie to pozostaje w związku z działalnością gospodarczą.

 

Ewidencjonowanie prezentów w kasie

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących.

Jednocześnie, na podstawie par. 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, z obowiązku tego zwalnia się – w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 r. – czynności wskazane w załączniku do rozporządzenia. W pozycji 46 tego załącznika wymieniono m.in. czynności określone w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, czyli nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w tym na cele osobiste podatnika, jego pracowników, wspólników, a także wszelkie inne darowizny, jeżeli podatnikowi przysługiwało (w całości lub w części) prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tych towarów bądź ich części składowych.

W konsekwencji, jeżeli przedmiotem przekazania jest towar spełniający definicję prezentu o małej wartości, takie nieodpłatne przekazanie nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 stycznia 2023 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.670.2022.1.JM). W przywołanej interpretacji organ podatkowy uznał, że w sytuacji, gdy przedsiębiorca nieodpłatnie przekazuje klientom upominki – w tym paliwo (gaz LPG, benzynę, olej napędowy) – o jednostkowej cenie nabycia nieprzekraczającej 20 zł, czynność ta nie podlega opodatkowaniu VAT. Tym samym nie jest ona zrównana z odpłatną dostawą towarów, a w konsekwencji nie wymaga ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy fiskalnej.

 

Podsumowanie

Przekazywanie prezentów w celach promocyjnych to skuteczne narzędzie marketingowe, które może przynosić wymierne korzyści wizerunkowe i sprzedażowe. Należy jednak pamiętać o konsekwencjach podatkowych – właściwe dokumentowanie oraz znajomość przepisów o prezentach o małej wartości pozwala uniknąć ryzyka błędnego rozliczenia VAT. W praktyce, przy zachowaniu limitów wartościowych i prowadzeniu odpowiedniej ewidencji, przedsiębiorcy mogą bezpiecznie korzystać z tej formy promocji bez dodatkowych obciążeń fiskalnych.