Krajowy System e-Faktur został uruchomiony w niedzielę 1 lutego, ale już w poniedziałek pojawiły się problemy z logowaniem do systemu. Ministerstwo Finansów poinformowało tego samego dnia, że osoby wykorzystujące Profil Zaufany do logowania się do KSeF, mogły „napotkać na czasowe utrudnienia”, ale sam system „działał bez zakłóceń”. Według szacunków ekspertów, Profil Zaufany jest najchętniej wybieranym sposobem logowania, ponieważ jest bezpłatny oraz jest oficjalnym, rządowym narzędziem potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej. Jest wykorzystywany przede wszystkim przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Umożliwia logowanie do m.in. Twój e-PIT, ZUS-u czy internetowego konta pacjenta (IKP). Za inne narzędzia, jak kwalifikowany podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna, trzeba zapłacić. Można też logować się przez token/certyfikat KSeF, ale do ich wygenerowania trzeba użyć Profilu Zaufanego, e-podpisu albo e-pieczęci.
Problemy z logowaniem mogą mieć ogromne konsekwencje
- Niestety, trudności powtarzały się też w kolejnych dniach. Przykładowo w czwartek można było zalogować się przez Profil Zaufany dopiero po wielokrotnych próbach. W piątek było już lepiej. Te problemy są niepokojące zwłaszcza dlatego, że wystawianie faktur w KSeF jest obecnie obowiązkowe dla największych firm, więc obciążenie jest co do zasady niewielkie. Od 1 kwietnia wdrożenie systemu będzie obowiązkowe dla większości podmiotów, w tym małych i średnich firm. Powstają więc obawy, czy wówczas nie dojdzie do problemów na większą skalę. Jeśli trudności z logowaniem będą się powtarzać, konsekwencją mogą być opóźnienia w wystawianiu i odbieraniu faktur oraz opóźnienia w zapłatach - mówi Rafał Styczyński, doradca podatkowy. - Może to powodować także szereg problemów praktycznych. Przykładowo nieuczciwy kontrahent może wykorzystać podobną sytuację, by unikać albo opóźniać zapłatę za fakturę, twierdząc, że jej nie otrzymał - dodaje.
Przed podobnym scenariuszem ostrzega też Polska Organizacja Handlu i Dystrybucji. - Dla firm handlowych każda przerwa w dostępie do KSeF oznacza realne ryzyko zakłóceń w bieżącej aktywności operacyjnej, opóźnień w obiegu dokumentów oraz trudności w terminowym rozliczaniu podatków - oceniła Izba w komunikacie.
Joanna Rudzka, doradca podatkowy, zwraca uwagę, że przepisy odnoszą się do awarii KSeF, ale nie awarii systemu logowania. - Ministerstwo Finansów będzie musiało odnieść się do tego zagadnienia, ponieważ przepisy tego nie precyzują. Klasyfikacja prawna podobnych zdarzeń będzie mieć kluczowe znaczenie dla kwestii wystawiania faktur (w razie awarii faktury wystawia się poza KSeF) oraz ustalenia dat wystawienia i otrzymania faktur – mówi.
Przypomina, że przepisy przewidują różne rozwiązania na wypadek niedostępności KSeF i awarii. Tryb offline24 to rozwiązanie na wypadek np. trudności z dostępem do internetu. Fakturę wystawia się w w postaci elektronicznej i przesyła do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Awaria (stosowanie trybu awaryjnego) musi być ogłoszone w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Fakturę należy wówczas wystawić w postaci elektronicznej i przesłać do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF, Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury – faktury wystawia się wówczas poza KSeF.
Czytaj też w LEX:
Uwaga na wizualizacje faktur
- KSeF dużo ułatwia i porządkuje. Ułatwieniem jest już jednolita struktura faktury, w której wszystkie elementy znajdują się ściśle określonym miejscu. Jednak system w obecnym kształcie ma też dużo minusów, jak przede wszystkim brak podstawowych funkcjonalności. Użytkownik nie może segregować ani oznaczać faktur, np. dzieląc je na pobrane czy rozliczone. To utrudnienie, zwłaszcza w praktyce biur rachunkowych czy dużych firm. Szkoda też, że nie pomyślano o systemie wstępnej weryfikacji faktur. Do KSeF wpływają wszystkie dokumenty wystawione na NIP danego podatnika. Odbiorca musi więc wykazać się czujnością i sprawdzać, czy taka faktura rzeczywiście go dotyczy – mówi Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting,
- Dla biur rachunkowych minusem są też koszty, mimo że sam system KSeF pozostaje bezpłatny. Dostawcy oprogramowania bardzo często pobierają opłaty za aktualizacje systemów, które umożliwiają wystawianie i wysyłanie faktur w formacie zgodnym z wymogami KSeF oraz za możliwość odczytania dokumentów z KSeF. Faktyczne koszty biura odczują w kwietniu, kiedy również małe firmy będą wystawiać faktury w KSeF. Niejednokrotnie proponują w zamian rozwiązanie niedostosowane do praktyki biur rachunkowych, np. pobieranie faktur przez biuro i przedstawianie do akceptacji klientów. To niemożliwe przy dużej skali działalności - mówi Cezary Szymaś
Zobacz szkolenie online w LEX: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym i w firmie (procedury i automatyzacja procesów) >
Zwraca też uwagę, że przyjęta obecnie przed duże firmy praktyka związana z podwójnym obiegiem faktur może być z jednej strony wygodna dla przedsiębiorców, ale z drugiej strony utrudnia rozliczenia biurom rachunkowym.
Chodzi o to, że firmy, które mają od 1 lutego obowiązek wystawiania faktur w KSeF, przyjmują różne rozwiązania dotyczące przekazywania ich kontrahentom. Mimo iż każdy nabywca powinien być od 1 lutego gotowy do odbioru faktur w KSeF, to duzi sprzedawcy często przekazują nabywcom dodatkowo wizualizacje faktur, np. w postaci przesłanego mailem pliku PDF kodem QR. Dostawcy gazu i energii przekazują wizualizacje w eBOK, czyli elektronicznych biurach obsługi klienta.
Czytaj też w LEX: Zmiany w JPK_VAT - nowe struktury JPK_V7M i JPK_V7K od 1 lutego 2026 r. >
- Sprzedawcy przyjmują takie rozwiązania na wypadek, gdyby nabywcy nie odbierali faktur w KSeF, by uniknąć ryzyka, że faktura nie zostanie opłacona – mówi Janika Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Cezary Szymaś ostrzega, że może dojść przykładowo do sytuacji, w której przedsiębiorca otrzymuje na stacji benzynowej fakturę w KSeF, a dodatkowo jej papierową wizualizację. Biuro rachunkowe rozlicza fakturę z KSeF, ale poza tym otrzymuje od klienta wizualizację tego samego dokumentu z prośbą o rozliczenie. - Na wizualizacji powinno być wyraźne oznaczanie – „uwaga wizualizacja” albo dokument nie może być zaksięgowany”. Dla klientów otrzymanie takie wydruku to z jednej strony ułatwienie, ale może być mylące – mówi Cezary Szymaś.
Również Janika Fornalik zwraca uwagę, że wizualizacja jest obrazem faktury wystawionej w KSeF, nie osobnym dokumentem. Jeśli w razie trudności z dostępem do systemu sprzedawcy zdecydują się na wystawienie faktury poza KSeF (np. w PDF czy papierowej), to nie powinni już potem wystawiać jej w systemie (w formacie XML), by nie doszło do podwójnego fakturowania, czyli wystawiania dwóch faktur dokumentujących tę samą transakcję. Istnieje wówczas ryzyko zapłaty podwójnej kwoty VAT. - Choć w tym roku organy mają podchodzić liberalnie, jednak powstaje pytanie, w jaki sposób podejdą do tego organy podatkowe w razie ewentualnej kontroli po kilku latach – mówi ekspertka.
