Przedsiębiorcy zyskają dodatkowy rok bez kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Sejm uchwalił w ubiegłym tygodniu nowelizację ustawy o VAT, która wydłuża ten okres do 31 grudnia 2027 r. Eksperci zgadzają się z Ministerstwem Finansów, że to korzystne rozwiązanie, które da firmom więcej czasu na przystosowanie do nowych wymogów, wchodzących w życie już 1 stycznia przyszłego roku. Część podmiotów nadal jednak będzie musiała utrzymywać podwójny obieg faktur.

Sejm uchwalił nowelizację ustawy o VAT, który wydłuża do 31 grudnia 2027 roku okres, w którym podatnicy nie będą karani za błędy związane ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To odpowiedź na postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców, organizacje branżowe i ekspertów podatkowych - poinformował resort finansów.

Polska spółka świadcząca usługi na rzecz przedsiębiorcy z Islandii powinna wystawiać faktury w KSeF, nawet jeżeli usługi podlegają opodatkowaniu wyłącznie w Islandii, a faktury zawierają tamtejszy VAT. Sama rejestracja do VAT w państwie trzecim nie wyłącza obowiązku stosowania KSeF - tłumaczy Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Procedura samofakturowania przewidująca milczącą akceptację faktur jest dopuszczalna, jeżeli została wcześniej uzgodniona przez strony, a kontrahent ma rzeczywistą możliwość zapoznania się z projektem dokumentu i zgłoszenia zastrzeżeń. Brak sprzeciwu w ustalonym terminie może oznaczać skuteczne zatwierdzenie faktury przed przesłaniem jej do KSeF, a nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT na zasadach ogólnych - radzi Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia, które przedłuża możliwość uwierzytelniania się w KSeF przy użyciu tokenów również po 1 stycznia 2027 r. Aktualnie przepisy przewidują, że tokeny mają być stosowane tylko do końca 2026 r. Według MF są to regulacje odpowiadające oczekiwaniom rynku.

Z faktur awaryjnych niezawierających kodów QR, które kontrahent wystawi i dostarczy firmie w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur „częściowej” nabywca (firma) ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych. Muszą być spełnione pozostałe warunki odliczenia.

Faktura korygująca zmniejszająca podstawę opodatkowania, wystawiona przed dniem podziału spółki, ale przesłana do KSeF w dniu podziału lub później, powinna zostać rozliczona przez spółkę przejmującą wydzieloną działalność. Wynika to z zasad rozliczania korekt VAT w KSeF oraz sukcesji podatkowej przewidzianej w art. 93c Ordynacji podatkowej. Sam fakt, że pierwotna sprzedaż została dokonana przez spółkę dzieloną, nie przesądza o obowiązku rozliczenia korekty przez ten podmiot - radzi Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Cyfryzacja zmienia rachunkowość i podatki, zmienia oczekiwania wobec księgowych, ale i przedsiębiorców. Technologia ma automatyzować pracę, realizować powtarzalne czynności, być narzędziem wspierającym księgowego, ale pojawiają się nowe problemy, którym sprostać musi człowiek. Mimo, że administracja podatkowa zapowiada automatyczne rozliczanie VAT i dalszą digitalizację, to wciąż potrzebny będzie dobrze wyedukowany księgowy – takie wnioski płyną z konferencji Cyfrowy Księgowy 3.0.

Można zaktualizować zgłoszenie VAT-R, wskazać wcześniejszy okres rozliczeniowy oraz odliczyć VAT od wydatków poniesionych przed formalną rejestracją, jeżeli już w momencie ich ponoszenia podatnik działał z zamiarem wykonywania czynności opodatkowanych. Brak numeru NIP oraz wskazanie danych obojga małżonków na fakturach nie pozbawiają prawa do odliczenia, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów ustawowych.

Biuro rachunkowe może wystawiać faktury za usługi księgowe z polskim VAT według stawki 23 proc., jeżeli kontrahent posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, dla którego świadczone są te usługi. Przy ocenie należy uwzględnić nie tylko posiadanie apartamentu i polskiego numeru NIP, ale również stały charakter działalności, sposób jej organizacji oraz rzeczywisty zakres korzystania z zaplecza polskich firm zewnętrznych. Jeżeli warunki te są spełnione, miejscem opodatkowania usług będzie Polska, a kontrahentowi będzie co do zasady przysługiwać prawo do odliczenia prawidłowo wykazanego podatku naliczonego.

Wprowadzamy możliwość zautomatyzowania rejestrowania faktur w pozycjach kosztowych i dochodowych. Będzie możliwość dorobienia opisu do faktury oraz opisu do pozycji na fakturze. Zwiększamy rozmiar faktury do 5 MB, a dla faktur kosztowych do 10 MB. Pracujemy nad kasą fiskalną, która będzie funkcjonowała w telefonie podatników – poinformowali przedstawiciele resortu finansów podczas siódmego Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych.

Jeżeli w dacie wystawienia faktury nie jest znana data sprzedaży, to wystawiona faktura nie powinna jej wskazywać. Brak daty sprzedaży nie stanowi pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. W konsekwencji, kiedy spółka ustali faktyczną datę dokonania dostawy towarów, nie będzie zobowiązana do wystawienia faktury korygującej dla pozycji „data sprzedaży”.

Od 1 stycznia 2027 r. wypłata odszkodowania bezpośrednio na rzecz warsztatu lub innego podmiotu likwidującego szkodę nie będzie wymagała wskazania numeru KSeF, jeżeli ubezpieczyciel nie jest nabywcą wskazanym na fakturze, a dokonywana płatność stanowi realizację zobowiązania odszkodowawczego, a nie zapłatę za nabyty przez niego towar lub usługę.

Gminy posiadające status miasta na prawach powiatu, jeśli w zgłoszeniu rejestracyjnym dla celów VAT wskazały nazwę pełną i nazwę skróconą, umożliwiającą jednoznaczną identyfikację podatnika, a faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, mogą być oznaczona na fakturach zamiennie jako „Gmina Miasto (…)” lub „Gmina Miasto (…) na prawach powiatu”. Podatnik powinien posługiwać się taką nazwą, jaką wskazał w zgłoszeniu rejestracyjnym.

Podatnicy zwolnieni z podatku od towarów i usług co do zasady nie korzystają ze zwolnienia z wystawiania faktur w KSeF (z pewnymi wyjątkami). W przypadku takich podatników należy jednak zwrócić uwagę na przepisy mówiące o tym, że nie zawsze są oni zobowiązani do wystawiania faktur, i w tym zakresie KSeF nic nie zmienił. Jedna z najnowszych interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza takie stanowisko.

Otrzymanie faktury poza KSeF od kontrahenta, który powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną, nie oznacza konieczności oczekiwania z odliczeniem VAT do momentu pojawienia się dokumentu w KSeF. Jeżeli faktura otrzymana poza systemem prawidłowo dokumentuje rzeczywistą transakcję, spełnia wymagania przewidziane dla faktury, nabycie służy działalności opodatkowanej i nie zachodzą przesłanki z art. 88 ustawy o VAT, VAT można odliczyć zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy, uwzględniając datę faktycznego otrzymania pierwszej faktury.

Samo zawarcie w Commercial invoice części danych występujących również na fakturze nie powoduje jeszcze, że dokument staje się fakturą. Jeżeli pełni on wyłącznie funkcję pomocniczą, transportową lub celną, nie zawiera podstawowych elementów faktury, takich jak stawka i kwota VAT, a właściwa sprzedaż jest następnie dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną, Commercial invoice nie musi być wystawiany ani przesyłany za pośrednictwem KSeF - radzi Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Jeżeli podatnik otrzymał fakturę poza KSeF i na jej podstawie prawidłowo odliczył podatek naliczony, późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej, dotyczącej dokładnie tej samej transakcji, nie powoduje obowiązku korekty. Nie należy przesuwać VAT do okresu nadania fakturze numeru KSeF ani korygować z tego powodu wcześniejszej ewidencji. Kluczowe jest jednak, aby pierwsza faktura rzeczywiście dokumentowała dokonane nabycie, transakcja była związana z czynnościami dającymi prawo do odliczenia oraz nie występowała żadna z przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Proces akceptacji projektów faktur przesyłanych wykonawcom w formacie XML, oparty na tzw. milczącej akceptacji przewidzianej w umowie i realizowany przed wysłaniem faktury do KSeF, spełnia warunki procedury zatwierdzania wymaganej dla samofakturowania.

Zarówno sprostowanie błędnie wskazanego terminu płatności, jak i jego późniejsza zmiana na podstawie porozumienia z kontrahentem, powinny zostać udokumentowane fakturą korygującą wystawioną w KSeF. Korekta będzie miała charakter formalny i nie wpłynie na podstawę opodatkowania ani kwotę VAT należnego - wyjaśnia Rafał Styczyński, doradca podatkowy.