Jestem czynnym podatnikiem VAT. W ramach działalności gospodarczej nabywam towary i usługi od kontrahentów, którzy – zgodnie z obowiązującymi przepisami – powinni wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF. Może jednak dojść do sytuacji, w której otrzymam od kontrahenta fakturę wystawioną poza systemem KSeF, tj. w formie papierowej lub elektronicznej (np. w formacie PDF). W jakim momencie przysługuje mi prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych poza systemem KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę biuro rachunkowe. W umowach klienci upoważniają biuro do wystawiania faktur w ich imieniu i na ich rzecz, w tym do działania jako podmiot technicznie obsługujący proces fakturowania w KSeF. Pracownicy biura przygotowują oraz wystawiają faktury sprzedażowe klientów biura (tzw. moich klientów) w ich imieniu, korzystając z infrastruktury systemowej biura oraz narzędzi do obsługi KSeF. Czy dostęp do KSeF oraz uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu klientów muszą być nadawane indywidualnie każdemu pracownikowi biura rachunkowego? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Świadczę usługi IT na rzecz kontrahenta z siedzibą w USA, który nie jest zarejestrowany dla celów podatku od wartości dodanej w UE. Usługi są wykonywane zdalnie z terytorium Polski, polegają m.in. na tworzeniu oprogramowania, analizie systemów oraz wsparciu technicznym. Czy prawidłowe jest wystawienie faktury bez VAT oraz zastosowanie oznaczenia NP1 w KSeF jako transakcji niepodlegającej opodatkowaniu w Polsce i niewykazywanej w informacji VAT-UE? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Świadczę usługi prawnicze na rzecz kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej (B2B). Chciałbym się upewnić, jaką stawkę VAT oraz oznaczenie techniczne powinienem zastosować na fakturze wystawianej w systemie KSeF: czy właściwym wyborem będzie oznaczenie NP1, czy NP2 w KSeF? Proszę o potwierdzenie, który z tych kodów jest poprawny dla eksportu usług wewnątrz wspólnoty - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Osoba wynajmująca nieruchomość firmie w ramach najmu prywatnego musi od 1 kwietnia 2026 t. wystawiać faktury w KSeF. Nie ma znaczenia, że korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Jeżeli do tej pory nie posiada numeru NIP, powinna o niego wystąpić. Od momentu nadania NIP wynajmujący będzie odbierać faktury wystawione przez spółdzielnię mieszkaniową bezpośrednio w KSeF.

Czy w przypadku prowadzenia przeze mnie działalności gospodarczej, w ramach której sprzedaję również towary podlegające oznaczeniu kodami GTU, w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych (format XML) przesyłanych do KSeF mam obowiązek stosowania tych kodów? Do tej pory oznaczenia GTU stosowałem – na potrzeby JPK V7 – do całych faktur dokumentujących sprzedaż towarów objętych odpowiednimi kategoriami GTU - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą, ostatnio zaczęły trafiać do mnie faktury wystawione na dane mojej firmy, dotyczące towarów lub usług, których nigdy nie zamawiałem ani nie nabywałem. Nie doszło do żadnych transakcji z podmiotami wystawiającymi te dokumenty, nie było żadnej korespondencji ani ustaleń handlowych. Otrzymywane dokumenty zawierają dane mojej działalności gospodarczej, jednak ich treść wskazuje na operacje gospodarcze, które faktycznie nie miały miejsca. Jakie działania powinienem podjąć oraz w jaki sposób prawidłowo zgłosić otrzymywanie niezamówionych faktur? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Ministerstwo Finansów udostępniło od 24 kwietnia funkcjonalność zgłaszania faktur „scamowych” w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 - poinformował resort we wtorek. Chodzi o możliwość zgłoszenia do administracji skarbowej faktury, w stosunku do której podatnik ma podejrzenie, że jest ona wynikiem oszustwa lub nadużycia.

Jesteśmy spółką z o.o. W ramach działalności nabywamy towary, korzystamy z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i co do zasady przyjmujemy faktury ustrukturyzowane wystawiane za jego pośrednictwem. Przewidujemy jednak, że mogą wystąpić sytuacje, w których dostawcy – pomimo obowiązku – wystawią faktury poza KSeF, tj. w formie papierowej, elektronicznej (np. PDF) lub elektronicznej zgodnej ze strukturą faktury ustrukturyzowanej, lecz nieprzesłanej przez KSeF. Czy w takiej sytuacji możemy odliczyć koszty na podstawie faktur niewystawionych w KSeF pomimo obowiązku? - na pytanie Czytelników odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Otrzymałem w KSeF fakturę korygującą, dotyczącą wyłącznie zmiany nazwy firmy nabywcy, tj. mojej działalności gospodarczej. NIP na fakturze pierwotnej i korygującej pozostaje prawidłowy. Korekta służy doprecyzowaniu danych identyfikacyjnych, nie wprowadza żadnych zmian w transakcji – kwoty netto, brutto i VAT pozostają bez zmian. Czy powinienem dokonać korekty JPK? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Jestem podatnikiem VAT, nabywam produkty rolne od osób fizycznych o statusie rolnika ryczałtowego, a następnie wystawiam faktury VAT RR. Nie wszyscy rolnicy ryczałtowi korzystają z systemów elektronicznych ani nie składają stosownych oświadczeń w KSeF. Czy w takich przypadkach faktura VAT RR powinna być wystawiana za pośrednictwem KSeF, czy też dopuszczalne jest jej wystawienie poza systemem? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Wizualizacje PDF (z kodem QR i numerem KSeF faktury) wystawiane i przesyłane kontrahentom, nie mogą zostać uznane za tzw. puste faktury. Ministerstwo Finansów potwierdza, że jeśli faktura otrzymała numer KSeF, sprzedawca może dodatkowo przekazać nabywcy jej wizualizację (np. PDF lub wydruk), pod warunkiem opatrzenia jej kodem QR z numerem KSeF. Wizualizacja nie jest odrębną fakturą, lecz jedynie prezentacją danych z pliku XML przesłanego do KSeF.

Wynajmuję jako osoba fizyczna lokal użytkowy stanowiący moją własność w ramach tzw. najmu prywatnego. Najem realizowany jest na rzecz firmy prowadzącej działalność gospodarczą. Umowa ma charakter odpłatny i ciągły, a miesięczny czynsz przekracza kwotę 10 000 zł. Nie prowadzę działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG. W związku ze świadczeniem usługi najmu korzystam ze zwolnienia z VAT. Najemca, jako podmiot gospodarczy, może żądać wystawienia faktury dokumentującej świadczoną usługę. Czy muszę ją wystawić w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Jestem czynnym podatnikiem VAT, zajmuję się sprzedażą części samochodowych i korzystam z KSeF. Zdarza się, że pierwotnie wystawiona faktura zawiera błędy, np. w danych nabywcy, w kwotach netto lub VAT, nazwie towaru czy też trzeba uwzględnić rabat. Ile korekt faktury można wystawić w KSeF? Czy istnieje limit takich dokumentów? Jak je prawidłowo wystawiać? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą polegającą na wynajmie lokali użytkowych. W ramach świadczonych usług rozliczam najemców m.in. za zużycie mediów (np. energii elektrycznej, wody), które ustalane jest na podstawie wskazań liczników. Wystawiając faktury, oprócz standardowych danych, przekazuję najemcom dodatkowe informacje, takie jak stan licznika na początek i koniec okresu rozliczeniowego, wielkość zużycia oraz okres, którego dotyczy rozliczenie. Gdzie takie dane umieszczać w przypadku faktur wystawionych za pomocą KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę najem prywatny polegający na wynajmowaniu willi stanowiącej moją własność na rzecz osoby fizycznej. Umowa najmu ma charakter odpłatny, a miesięczny czynsz przekracza kwotę 10 000 zł. Najem ma charakter ciągły i długoterminowy, a najemca wykorzystuje nieruchomość na cele mieszkaniowe. Nie prowadzę działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG, a wynajem realizowany jest w ramach tzw. najmu prywatnego. Czy w takiej sytuacji powinnam wystawiać fakturę przez KSeF? - na pytanie Czytelniczki odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Zagraniczny podatnik, aby móc wystawiać faktury w KSeF, powinien uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest to rozwiązanie w pełni zgodne z prawem, skuteczne i powszechnie stosowane przez podmioty zagraniczne działające na terytorium Polski. Brak możliwości logowania do KSeF za pomocą bankowości elektronicznej nie wynika z błędu systemu, lecz z ograniczeń formalnych związanych z brakiem numeru PESEL i funkcjonowaniem krajowych metod identyfikacji.

Jestem czynnym podatnikiem VAT, dokumentującym sprzedaż fakturami. Realizuję obowiązki sprawozdawcze poprzez wysyłkę JPK_V7 oraz – na żądanie organów – plików JPK_FA. Czy po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, z uwagi na bezpośredni dostęp organów podatkowych do faktur w systemie, obowiązek przekazywania plików JPK_FA na żądanie zostanie całkowicie zniesiony, czy też ulegnie ograniczeniu - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Od 1 kwietnia większość przedsiębiorców musi wystawiać faktury w KSeF. Wyjątkiem są najmniejsze firmy, ze sprzedażą poniżej 10 tys. zł miesięcznie. Drugi etap wdrożenia KSeF przebiega bez zakłóceń. Nadal jednak powstaje wiele problemów związanych z dublowaniem faktur (wysyłanych w KSeF i poza systemem), niedostosowaniem systemów księgowych oraz umieszczaniem danych na fakturach w różnych miejscach, co utrudnia firmom automatyzację.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczam się na podstawie PKPiR, będąc jednocześnie czynnym podatnikiem VAT. Otrzymałem fakturę kosztową wystawioną przez kontrahenta w dniu 10 marca. Faktura ta została następnie przesłana do KSeF 15 marca. Jaka data powinna zostać przyjęta dla celów ewidencji VAT, a jaka dla ujęcia wydatku w PKPiR – czy należy kierować się datą wystawienia faktury (10 marca), czy też datą jej przesłania do KSeF (15 marca) - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.