Od 15 listopada można korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (demo). Resort finansów zapewnia, że daje ono możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r. Działania w obecnej wersji nie niosą jednak ze sobą żadnych skutków prawnych.

Mimo iż KSeF nie zmienia zasad rozliczenia VAT, to przedsiębiorcy będą musieli bardziej niż dotychczas zwracać uwagę na daty wystawienia i otrzymania faktur. Datą wystawienia faktury będzie co do zasady data przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur, a datą otrzymania - nadanie numeru KSeF. By nabywca mógł odliczyć VAT za dany miesiąc, musi otrzymać fakturę dokładnie w tym miesiącu, nie na początku kolejnego. To oznacza, że przedsiębiorcy muszą na nowo przemyśleć zasady współpracy.

Do połowy grudnia trwa cykl bezpłatnych szkoleń i webinarów dla przedsiębiorców „Środy z KSeF”. Spotkania obywają się w środy – zarówno stacjonarnie, jak i on-line – aby każdy mógł wziąć w nich udział w dogodnej formie. Najbliższe szkolenie zaplanowano na 12 listopada. Dotychczas w szkoleniach wzięło udział ponad 300 tys. osób. ​

Z początkiem listopada Ministerstwo Finansów uruchomiło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) w Krajowym Systemie e-Faktur. Podatnicy mogą już wystąpić o certyfikat wystawcy faktur, co od 1 lutego 2026 r., pozwoli na uwierzytelnianie danych w Krajowym Systemie e-Faktur i wystawianie faktur. W praktyce przedsiębiorcy zgłaszają szereg związanych z tym pytań.

Poza przygotowaniem do KSeF, przedsiębiorcy będą musieli w ciągu trzech miesięcy wdrożyć duże zmiany w raportowaniu JPK VAT. Takie skutki będzie miał projekt Ministerstwa Finansów. Eksperci alarmują, że wbrew uzasadnieniu do projektu, nie będzie to tylko dostosowanie do KSeF, ale duża i kosztowna modyfikacja. Nawet małe firmy, które będą wystawiać faktury w KSeF od 2027 r. będą musiały przystosować JPK VAT od 1 lutego 2026 r. Co więcej, już od 1 lutego 2026 r. podatnik może być ukarany za błędy w stosowaniu znaczników KSeF w ewidencji JPK VAT.

KSeF jest kolejnym narzędziem uszczelniania systemu podatkowego. Przy okazji jest również szansą na duży skok technologiczny polskich firm. Warto podkreślić, że KSeF wymusi też przyspieszenie systemu obiegu dokumentów. Jest to doskonała okazja do tego, aby jeszcze teraz uporządkować w firmach te kwestie. Następnie przyjdzie czas na politykę rachunkowości - mówi dr. hab. Stanisław Hońko, prof. Uniwersytetu Szczecińskiego, prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Cyfryzacja ksiąg rachunkowych, możliwe ataki hakerskie na systemy finansowo-księgowe, szanse i zagrożenia ze strony sztucznej inteligencji oraz nowe obowiązki raportowania incydentów cyberbezpieczeństwa wynikające z dyrektywy NIS2 – to tylko niektóre zmiany, czekające księgowych, oprócz rewolucyjnego Krajowego Systemu e-Faktur. Wyzwania te były omawiane podczas konferencji „Cyfrowy księgowy 2.0 – Jak cyfryzacja zmienia rachunkowość i podatki”.

Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt rozporządzenia, który dostosuje przepisy w sprawie JPK_VAT z deklaracją do zmian wynikających z ustawy wprowadzającej KSeF. Chodzi m.in. o oznaczanie faktur wystawianych w okresie awarii Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur wystawionych poza KSeF.

Obligatoryjny KSeF zmieni zasady współpracy podatników z biurami rachunkowymi, co oznacza też zmianę umów, by doprecyzować obowiązki obu stron oraz dostosować do nowego obiegu dokumentów. Kluczowa będzie kwestia akceptacji faktur zakupowych, by ograniczyć ryzyko zaksięgowania wydatku, który nie ma związku z działalnością gospodarczą klienta.

Musimy przygotować się na to, że po 1 lutego, a w niektórych przypadkach po 1 kwietnia, pojawią się trudności, coś nie zadziała. To normalne sytuacje przy tak dużej zmianie, jaką jest KSeF. Myślę jednak, że w ciągu kilku tygodni wszystko powinno zacząć działać relatywnie sprawnie. Jestem przekonany, że kiedy sytuacja się uspokoi, opadnie kurz, wszyscy będą zadowoleni – mówi Tomasz Michalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

Musimy mieć narzędzia pozwalające podatnikom weryfikować, czy dokumenty, które są w KSeF, dotyczą ich przedsiębiorstwa. Istnieje bowiem możliwość oszustw. Biura rachunkowe obawiają się, że mniejsi przedsiębiorcy będą przerzucać na nie odpowiedzialność za wdrożenie KSeF. Tymczasem biura rachunkowe powinny być wsparciem dla przedsiębiorców, ale nie we wszystkim mogą ich wyręczyć – takie wnioski płyną z dwudniowego Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych.

Cyfrowa transformacja systemu podatkowego, jak np. wprowadzenie e-fakturowania poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF), ma duży potencjał, by znacząco uprościć codzienne obowiązki przedsiębiorców, szczególnie w zakresie rozliczeń VAT. Automatyzacja i integracja procesów mogą z czasem ograniczyć liczbę ręcznych działań i poprawić jakość danych, co teoretycznie powinno ułatwić prowadzenie biznesu - mówi Kinga Baran, partner działu doradztwa podatkowego w Forvis Mazars w Polsce.

Mimo iż mniejsze firmy będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., to odbierać je w nowym systemie muszą wcześniej - od 1 lutego 2026 r. Eksperci zwracają uwagę, że to odbiór faktur może być dla przedsiębiorców największym wyzwaniem. Bez załączników w takiej formie jak obecnie, trudniej będzie je powiązać z zakupem. Chociaż KSeF miał zautomatyzować firmowe procesy, to część firm zapowiada, że w obawie przed chaosem utrzyma podwójny obieg dokumentów.

1 września zostało wyłączone środowisko testowe obecnej wersji KSeF 1.0. To kolejny krok do wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur. 30 września obecną wersję środowiska zastąpi KSeF 2.0. Jak podkreśla MF, dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026 roku. Aby zostać nowym użytkownikiem KSeF, należy poczekać na nowe środowisko testowe KSEF 2.0.

To już pewne, obligatoryjny KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Jego wdrożenie będzie wymagało nie tylko zmian w księgowości i systemach informatycznych. Przedsiębiorcy muszą opracować nowe procedury obiegu faktur i przeszkolić w tym zakresie pracowników wszystkich działów. Konieczna będzie też zmiana umów z biurami rachunkowymi oraz dostosowanie rozliczeń i ustaleń z kontrahentami. Warto też przy okazji zweryfikować kwalifikacje podatkowe różnych transakcji, by ograniczyć ryzyko sporów.

Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, co kończy proces legislacyjny na poziomie ustawodawczym. To oznacza, że przedsiębiorcy - o ile jeszcze tego nie zrobili - powinni szybko przystąpić do wdrożenia systemu. Doradcy podatkowi wskazują jednak, że mimo długich prac i procesu konsultacji ustawa ciągle budzi szereg wątpliwości.

Parlament zakończył prace nad ustawą wprowadzającą Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 r. i skierował ją do podpisu prezydenta. To oznacza, że przedsiębiorcy - o ile jeszcze tego nie zrobili - powinni szybko przystąpić do wdrożenia systemu. Doradcy podatkowi wskazują jednak, że mimo długich prac i procesu konsultacji ustawa ciągle budzi szereg wątpliwości. Parlament nie skorzystał z okazji, by ją poprawić, a wprowadził w zasadzie tylko poprawki redakcyjne.

Sejm przyjął we wtorek dwie z trzech poprawek Senatu do ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Mają one charakter redakcyjny i doprecyzowujące. Ustawa zakłada, że KSef będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r. Podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni. Ustawa trafi teraz do podpisu prezydenta.

W parlamencie trwają prace nad ostateczną wersją przepisów wprowadzających w Polsce obowiązek fakturowania elektronicznego (druk sejmowy 1407). Rozwiązanie to będzie realizowane za pośrednictwem centralnej platformy internetowej do wymiany faktur, Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System, uruchomiony już przez Krajową Administrację Skarbową, jest obecnie dostępny dla chętnych na zasadzie dobrowolności. W 2026 roku stanie się jednak obowiązkowy dla podatników VAT, głównie przedsiębiorców.

Definicja momentu wystawienia faktury to podstawa prowadzenia biznesu, ponieważ faktura to kluczowy dokument w obrocie gospodarczym. Tymczasem pół roku przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF, definicja ta budzi poważne wątpliwości interpretacyjne. Projekt nowelizacji ustawy o VAT, nad którym pracuje obecnie Sejm, wprowadza odmienną definicję od obowiązującej - mówi Ewa Sokołowska, doradca podatkowy.