Najem prywatny mieszkania a faktury w KSeF

Prowadzę najem prywatny polegający na wynajmowaniu willi stanowiącej moją własność na rzecz osoby fizycznej. Umowa najmu ma charakter odpłatny, a miesięczny czynsz przekracza kwotę 10 000 zł. Najem ma charakter ciągły i długoterminowy, a najemca wykorzystuje nieruchomość na cele mieszkaniowe. Nie prowadzę działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG, a wynajem realizowany jest w ramach tzw. najmu prywatnego. Czy w takiej sytuacji powinnam wystawiać fakturę przez KSeF? - na pytanie Czytelniczki odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie dotyczy najmu prywatnego nieruchomości, jeżeli najemca jest osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Faktury ustrukturyzowane w KSeF są obowiązkowe tylko dla transakcji między przedsiębiorcami (B2B).

Czy trzeba płacić VAT od najmu

Na wstępie należy wskazać, że dla celów podatku od towarów i usług (VAT) status podatnika nie jest uzależniony od formalnej rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG. Definicja działalności gospodarczej na gruncie VAT ma bowiem charakter autonomiczny i znacznie szerszy niż definicja zawarta w przepisach regulujących działalność gospodarczą. Często popełnianym błędem jest utożsamianie braku rejestracji w CEIDG z brakiem statusu podatnika VAT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby fizyczne wykonywujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Z kolei art. 15 ust. 2 ustawy o VAT definiuje działalność gospodarczą w sposób bardzo szeroki. Obejmuje ona wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Co najistotniejsze dla Pani sytuacji działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Wynajmowanie willi, stanowiącej Pani własność, w sposób ciągły (umowa długoterminowa) i za wynagrodzeniem (czynsz powyżej 10 000 zł miesięcznie) wprost wpisuje się w tę definicję.

W analizowanej sytuacji kluczowe znaczenie mają zasady zwolnień z VAT. Mimo posiadania statusu podatnika VAT, nie musi Pani być „czynnym podatnikiem” (płatnikiem) tego podatku. W najmie nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe najczęściej stosowane są dwa rodzaje zwolnień:

• zwolnienie przedmiotowe (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT): Zwalnia się z podatku usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe. To zwolnienie ma zastosowanie w Pani przypadku, ponieważ najemca mieszka w willi.
• zwolnienie podmiotowe (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT): Dotyczy podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 240 000 zł (limit obowiązujący od 1 stycznia 2026 r.). W Pani przypadku miesięczny czynsz przekracza 10 000 zł. Jeśli jest to jedyne źródło Pani przychodu z działalności (VAT-owskiej), to roczny obrót może przekraczać 120 000 zł, ale jeśli przekroczy 240 000 zł (np. czynsz wynosi 21 000 zł miesięcznie), utraci Pani prawo do tego zwolnienia.

Jest Pani podatnikiem VAT zwolnionym przedmiotowo (na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36). Kwestia limitu 240 000 zł (zwolnienie podmiotowe) jest w tym przypadku drugorzędna, o ile najem służy wyłącznie celom mieszkaniowym najemcy.

W kontekście obowiązków fakturowych należy podkreślić, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie zmienia zasad dotyczących samego obowiązku wystawiania faktur. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy w ogóle istnieje obowiązek wystawienia faktury, a dopiero w dalszej kolejności – czy powinna być ona wystawiona w KSeF.

Nie ma obowiązku wystawiania faktury dla osoby fizycznej 

W przypadku świadczenia usług najmu na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (relacja B2C), co do zasady nie występuje obowiązek wystawienia faktury, nawet na żądanie nabywcy. Podatnik może jednak wystawić fakturę dobrowolnie.

Co istotne, faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) są wyłączone z obowiązkowego systemu KSeF. Oznacza to, że nawet jeżeli zdecyduje się Pani na wystawienie faktury dokumentującej najem, nie ma obowiązku wystawiania jej w KSeF – może to Pani zrobić dobrowolnie, zarówno w systemie, jak i poza nim.

Znaczenie kwoty 10 000 zł miesięcznie pojawia się w kontekście odroczenia obowiązku korzystania z KSeF dla niektórych podatników, jednak odnosi się ono do wartości sprzedaży udokumentowanej fakturami, a nie do samego czynszu jako takiego. W analizowanej sytuacji, gdzie najem świadczony jest na rzecz osoby fizycznej i nie ma obowiązku wystawiania faktur, regulacja ta w praktyce nie będzie miała zastosowania.

Dodatkowo należy wskazać, że obowiązek korzystania z KSeF wiąże się z koniecznością posiadania numeru NIP. W przypadku osób fizycznych niebędących podatnikami VAT czynnymi, co do zasady stosowany jest numer PESEL. Uzyskanie NIP jest konieczne dopiero w sytuacji, gdy podatnik ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF, np. na rzecz innych podatników.

W przedstawionym stanie faktycznym nie ma obowiązku rejestrowania się do Krajowego Systemu e-Faktur. Wynika to z faktu, że świadczy Pani usługę najmu na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, a tego rodzaju transakcje nie podlegają obowiązkowi wystawiania faktur, a tym samym nie podlegają obowiązkowemu KSeF.

Ewentualne wystawienie faktury ma charakter dobrowolny, a w konsekwencji również korzystanie z KSeF pozostaje w tym zakresie fakultatywne.

Rafał Styczyński, doradca podatkowy