Na razie wszyscy uczą się KSeF
Mimo iż KSeF miał uprościć proces fakturowania, to w niektórych przypadkach go skomplikował, co wymaga zatrudnienia dodatkowych osób do obsługi systemu. Na razie zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja podatkowa, wciąż uczą się KSeF. Za kilka lat podatników czeka jednak „dogrywka” w postaci wdrożenia unijnego systemu e-fakturowania VIDA – mówią Ernest Frankowski i Katarzyna Stawowa, współautorzy książki „Krajowy System e-Faktur, wdrożenie, funkcjonowanie, bezpieczeństwo danych”.
Monika Pogroszewska: Jesteśmy w momencie, w którym KSeF obowiązuje – w zależności od wielkości firmy – od 1 lutego i od 1 kwietnia 2026 r. Od początku był traktowany jako rewolucja nie tylko w fakturowaniu, ale ogólnie w podatkach. W jaki sposób podsumowaliby Państwo ten etap wdrożenia? Czy wszystko poszło zgodnie z planem, czy coś jeszcze jest do poprawy?
Ernest Frankowski: KSeF zawsze budził skrajne emocje – od bagatelizowania po katastroficzne wizje. Oczywiście, jak to zwykle bywa, skrajne scenariusze się nie sprawdziły. Największe problemy techniczne pojawiły się na początku, gdy system objął dużych podatników, ale wynikały głównie z przeciążenia systemów współpracujących, nie samego KSeF. Kolejne etapy przebiegały spokojniej. System zmienia praktykę pracy z fakturami i procesami na styku systemów IT i podatków (faktur). Dobrym przykładem są tutaj faktury korygujące, wizualizacje oraz tryby awaryjne i offline. Prawda jest taka, że wielu aspektów codziennego funkcjonowania KSeF uczą się i podatnicy, i Ministerstwo Finansów.
Katarzyna Stawowa: KSeF nadal zaskakuje – czasem pozytywnie, częściej negatywnie. Zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja podatkowa, wciąż uczą się systemu i posługiwania się nim w praktyce. I to najczęściej rozbieżne interpretacje tych samych zagadnień po obu stronach są źródłem zaskoczeń i trudności. Wiemy też, że system będzie jeszcze ewoluował. To żywy organizm, w którym pewne zmiany są nieuniknione.
A jak to wygląda, jeśli chodzi o koszty po stronie przedsiębiorstw?
Ernest Frankowski: Podatników można podzielić pod tym względem na trzy grupy. Pierwsza grupa to duże firmy posiadające wiele systemów, skomplikowane procesy i rozbudowaną strukturę organizacyjną. W takich podmiotach koszty wdrożenia KSeF były i są bardzo wysokie, bo KSeF dotyka rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, a liczba integracji i zmian organizacyjnych bywa przytłaczająca. Czasem są to nawet miliony złotych. Dla największych firm, KSeF to ogromny wysiłek wdrożeniowy, rozłożony na dwa–trzy lata. Tyle bowiem realnie trwały takie projekty.
Druga grupa to mali podatnicy. Jeśli korzystają z popularnych, masowych systemów księgowych, koszt sprowadza się najczęściej do nieco wyższej ceny subskrypcji. Procesowo jest to zwykle neutralne.
Trzecia grupa to producenci i dostawcy systemów. Oni także musieli zainwestować, aby dostosować swoje rozwiązania, a koszty inwestycji przenieśli na dwie poprzednie grupy w postaci płatnych usług i rozwiązań IT.
W efekcie dostosowanie całej gospodarki (podatników) do KSeF‑u to w sumie kwoty gigantyczne.
Katarzyna Stawowa: Tak. I trzeba pamiętać, że KSeF wpływa na praktycznie każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zmiany procesowe również kosztują, choć nie są to koszty bezpośrednie, które widać w budżecie.
Wdrożenie KSeF wymaga dodatkowego zaangażowania pracowników, przygotowania właściwych procedur, a czasem nawet zatrudnienia dodatkowych osób do obsługi systemu. Może się to wydawać absurdalne, bo KSeF miał uprościć proces fakturowania, a w niektórych przypadkach niestety go skomplikował.
Przykładem są chociażby jednostki samorządu terytorialnego, gdzie przypisanie faktur zakupowych do właściwej jednostki podrzędnej bywa w praktyce często problematyczne. Nierzadko zatrudnia się nawet dodatkowe osoby tylko po to, aby odpowiednio alokować faktury.
Ernest Frankowski: Dla samorządów KSeF jest istotny głównie w sferze zakupowej. Bywa, że jednostki samorządowe i generalnie podmioty publiczne zatrudniają dodatkowe osoby nie tyle do pobierania faktur z KSeF, bo systemy stosowane w sferze publicznej to oczywiście umożliwiają, ale do zarządzania fakturami i ich obiegiem w organizacji. Dotyczy to oczywiście największych podmiotów publicznych. Poszukiwane są także automatyzacje w tym zakresie, co stanowi nowy, poboczny wątek i skutek wdrożenia KSeF. To ciekawy aspekt, którego ustawodawca raczej nie przewidział.
Są też koszty utajone – praca po godzinach, aby projekt KSeF skończyć. Poza tym funkcjonujemy w zmieniającym się ekosystemie – zmieniają się przepisy, dane, biznes. Te koszty będą rosły, bo KSeF będzie się zmieniał i otoczenie KSeF również. Oznacza to więc coroczne ponoszenie kosztów utrzymania systemów związanych z KSeF.
Jakie będą więc korzyści dla gospodarki? Ministerstwo Finansów zapowiadało, że KSeF pomoże uszczelnić system podatkowy, co zapewni dodatkowe środki do budżetu.
Ernest Frankowski: KSeF to ogromny projekt cyfryzacyjny, ale jego wdrożenie nie przyniesie już tak spektakularnych efektów dla Skarbu Państwa, jak wcześniejsze narzędzia, np. mechanizm podzielonej płatności, czy pierwsze wersje JPK. „Łatwe wygrane” w uszczelnianiu systemu podatkowego już zostały wykorzystane. Korzyści z KSeF nadal istnieją, ale będą wyraźnie mniejsze, zwłaszcza jeśli porównać je z kosztami po stronie państwa i gospodarki.
Poza tym, korzyści te będą miały charakter bardziej pośredni. Administracja zyskuje pełniejszy obraz gospodarki, może lepiej szacować skalę szarej strefy oraz skuteczniej typować do kontroli i analizować trendy. Miejmy też nadzieję, że skupi się na wykrywaniu świadomych nadużyć podatkowych, a nie zwykłych pomyłek, uczciwych podatników które w tak złożonym systemie podatkowym są nieuniknione.
Największe korzyści dla budżetu państwa mogą pojawić się dopiero wtedy, gdy e‑fakturowanie zostanie ujednolicone na poziomie UE, co pozwoli skuteczniej walczyć z przestępstwami VAT w obrocie wewnątrzunijnym.
Katarzyna Stawowa: KSeF to kolejny element uszczelniania systemu podatkowego. Od poprzednich różni go to, że umożliwia administracji skarbowej dostęp do danych z faktur niemalże w czasie rzeczywistym. Warto zaznaczyć, że obecnie 80–90 proc. kontroli kończy się wykryciem nieprawidłowości. Jednak raport Najwyższej Izby Kontroli sprzed około dwóch lat pokazał, że dotychczasowe narzędzia (np. JPK) nie są wykorzystywane tak szeroko, jak powinny. Dzięki KSeF, systemowi dostarczającemu administracji skarbowej mnóstwa informacji, możliwości weryfikacji rozliczeń podatkowych zostaną znacząco rozbudowane. Kluczowe jest jednak, aby organy podatkowe koncentrowały się na identyfikacji faktycznych, intencjonalnych nadużyć a nie wyszukiwaniu błędów i pomyłek podatników.
Ernest Frankowski: Dodam, że po wdrożeniu wszystkich projektów – JPK, KSeF i innych – administracja skarbowa dysponuje gigantycznym „rezerwuarem danych”, które są wykorzystywane w minimalnym stopniu.
Aby KSeF przyniósł pełne korzyści, potrzebny jest kolejny duży projekt, tym razem polegający na budowie zaawansowanych narzędzi analitycznych wewnątrz administracji skarbowej. Dopiero wtedy możliwy będzie realny „skok” w dochodach budżetowych. To jednak wymaga świadomej decyzji i kolejnych, dużych inwestycji.
Jednym z tematów Państwa książki jest pakiet VIDA wdrażany na poziomie Unii Europejskiej, czyli pakiet unijnego e‑fakturowania. Co to oznacza dla polskich firm, które właśnie wdrożyły KSeF? Czy za kilka lat będą musiały przechodzić przez kolejny projekt tego typu?
Ernest Frankowski: Trzeba zacząć od tego, że VIDA – choć mniej szczegółowa niż polskie przepisy dotyczące KSeF – opiera się na zupełnie innej filozofii. To system zdecentralizowany, w którym funkcje e‑fakturowania są podzielone między kilka grup: wystawców, odbiorców, platformy pośredniczące oraz państwo. Jednak rola państwa polega tu głównie na wyznaczaniu standardów, np. formatu faktury.
Polski ustawodawca wybrał inną drogę. Zbudował system, w którym państwo postawiło się w centrum. Zmonopolizowało rolę potencjalnych platform prywatnych, stając się zarówno dostawcą wymagań, jak i operatorem centralnego systemu, który zbiera wszystkie faktury i de facto decyduje o ich wejściu do obrotu, nadając im skutki prawne i podatkowe.
Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady. Pojawiają się jednak dwa problemy. Po pierwsze, system tak silnie scentralizowany jak KSeF jest łatwiejszy do sparaliżowania – jedno uderzenie w centralny punkt może mieć ogromny wpływ na cały obieg faktur. Po drugie, gdy porównamy założenia VIDA i KSeF, pojawia się zasadnicze pytanie: jak wdrożyć unijne przepisy, skoro konstrukcyjnie oba podejścia są skrajnie różne?
W przestrzeni publicznej pojawiają się głosy, że dla podatników będzie to neutralne. Moim zdaniem będzie tak tylko pod warunkiem, że polskie władze w pewnym sensie „autoryzują” obecny system i dostosują go do unijnych wymogów.
Katarzyna Stawowa: Pewne modyfikacje na pewno będą konieczne. VIDA nie narzuca jednego obowiązkowego modelu, ale przewiduje określone wzorce, m.in. preferowaną strukturę e‑faktury. Jedną z niewyjaśnionych kwestii jest to, czy Ministerstwo Finansów umożliwi automatyczne „przełożenie” faktur KSeF w schemie FA3 na schemę unijną, czy też obowiązek ten spadnie na podatników. Nie będzie to być może tak kosztowne jak wdrożenie KSeF, ale na pewno nie odbędzie się to bez dodatkowej pracy i wydatków po stronie przedsiębiorców.
Ernest Frankowski: Kraje „starej” Unii mają nieformalne porozumienia, by budować swoje systemy w oparciu o istniejącą, wspólną strukturę e‑faktury, głównie w wymiarze formatu danych. W Polsce ustawodawca postanowił stworzyć własną, znacznie bardziej rozbudowaną strukturę (FA(3)).
Ktoś więc będzie musiał zbudować narzędzia tłumaczące polską fakturę KSeF na schemę europejską. Gdybym miał to zrobić najmniejszym kosztem, nie naruszając obecnej konstrukcji KSeF, otworzyłbym rynek dla prywatnych platform, które zajmą się taką translacją. To wpisywałoby się w model VIDA, w którym uczestniczy wiele podmiotów dostarczających platformy e-fakturowania, a nie tylko państwo.
Problem polega na tym, że za stworzenie i utrzymanie takich platform ktoś musi zapłacić. A tym kimś – ponownie – będzie zapewne podatnik, który już poniósł koszty wdrożenia KSeF.
Dlatego, choć nie będzie to projekt tak ogromny jak samo wdrożenie KSeF, czeka nas „dogrywka” – kolejny etap dostosowania systemu do wymogów unijnych.
Ważnym tematem książki jest również cyberbezpieczeństwo oraz kwestie związane z awariami. Co można doradzić użytkownikom systemu? W jaki sposób mogą ograniczyć ryzyko?
Ernest Frankowski: System taki jak KSeF, który łączy sferę prywatną z publiczną, otwiera konstrukcyjnie i koncepcyjnie nowe możliwości nadużyć. Tu będzie działała zasada miecza i tarczy: atakujący będą wymyślać nowe metody, a my będziemy uszczelniać systemy około-ksef’owe i integracje, aby reagować na nowe formy oszustw i nadużyć.
Trzeba też pamiętać, że KSeF powstawał pod dużą presją czasu. Projekt trwał kilka lat, a w 2025 roku nastąpiło wyraźne przyspieszenie poprzez seryjną publikację zupełnie nowych wymagań systemowych. Spowodowało to pracę w trybie „na ostatnią chwilę”. A kiedy programiści pracują pod presją czasu — a kod jest materią bardzo złożoną — pierwszą ofiarą są chociażby testy i ich jakość, które wykonuje się siłą rzeczy bardziej pobieżnie, tak aby po prostu zdążyć na czas. Niedoskonałości wynikające z z takiego trybu prac mogą się później mścić. Chociażby objawiając się dodatkowymi kosztami na etapie utrzymania systemów do KSeF.
Jest też aspekt makro. KSeF jest centralnym elementem systemu i warunkuje obrót faktur w Polsce. Jeden skoordynowany, masowy atak, np. zalewanie systemu agresywnymi, zautomatyzowanymi żądaniami, może doprowadzić do jego przeciążenia i zablokowania obiegu faktur.
Oczywiście system ma ogromne zaplecze infrastrukturalne i wiemy, że zostało ono dobrze zaprojektowane. Istnieją też tryby awaryjne. Jednak w obecnych realiach informacja, że polska gospodarka opiera się na jednym centralnym systemie o charakterze krytycznym, na pewno już obiegła świat i sama w sobie stanowi okazję dla naszych przeciwników.
Moim zdaniem bezpieczeństwo i wydajność KSeF to obecnie kwestia kluczowa dla funkcjonowania państwa i powinna być objęta szczególnym nadzorem. KSeF stał się systemem krytycznym i potencjalnie może być wąskim gardłem polskiej gospodarki — i to nie powinno umykać uwadze decydentów.
Katarzyna Stawowa: Mówiąc o bezpieczeństwie KSeF, warto spojrzeć nie tylko z perspektywy ministerialnej czy dostawców oprogramowania, ale także z perspektywy mikro, czyli pojedynczych przedsiębiorców. Każdy podatnik może również ograniczać ryzyka po swojej stronie. Można to robić poprzez odpowiednie procedury: właściwe zarządzanie uprawnieniami do wystawiania i odbierania faktur, utrzymanie lub rozbudowanie procedur weryfikacji faktur zakupowych, czy np. rezygnację z automatycznych płatności poniżej określonego progu.
W wielu firmach o dużym wolumenie faktur zakupowych funkcjonuje zasada, że faktury poniżej pewnej kwoty są opłacane bez szczegółowej weryfikacji. Niestety takie sytuacje mogą zostać wykorzystane jako mechanizm wyłudzenia środków przez podmioty nieuprawnione.
Ernest Frankowski – prawnik, doradca podatkowy, a także konsultant wdrożeniowy specjalizujący się w projektach łączących IT i podatki; posiada ponad 20-letnie doświadczenie w branży doradczej w międzynarodowych firmach konsultingowych; prezes zarządu ITNINE sp. z o.o. oraz wspólnik w iTrust sp. z o.o.
Katarzyna Stawowa – magister rachunkowości, doradca podatkowy z wieloletnim doświadczeniem; od ponad 10 lat specjalizuje się w zagadnieniach z zakresu taxtech, w szczególności związanych z JPK i KSeF, a także projektowaniem narzędzi ułatwiających raportowanie podatkowe; Tax Technology Manager w ITNINE sp. z o.o.
