Kolejny rok bez kar za błędy w KSeF, ale będą nowe obowiązki

Przedsiębiorcy zyskają dodatkowy rok bez kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Sejm uchwalił w ubiegłym tygodniu nowelizację ustawy o VAT, która wydłuża ten okres do 31 grudnia 2027 r. Eksperci zgadzają się z Ministerstwem Finansów, że to korzystne rozwiązanie, które da firmom więcej czasu na przystosowanie do nowych wymogów, wchodzących w życie już 1 stycznia przyszłego roku. Część podmiotów nadal jednak będzie musiała utrzymywać podwójny obieg faktur.

Za uchwaleniem ustawy głosowało 437 posłów, jeden był przeciw, a jeden się wstrzymał. To powszechne poparcie pozwala przypuszczać, że nie będzie problemów z podpisem prezydenta. Zmiany mają wejść w życie 31 grudnia 2026 r. i dać przedsiębiorcom dodatkowy rok bez kar za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, dzięki wydłużeniu okresu odroczenia kar, małe firmy zyskają dodatkowy czas na naukę obsługi systemu i dostosowanie procesów biznesowych bez ryzyka ponoszenia odpowiedzialności finansowej za błędne stosowanie KSeF. Jest to również wyjście naprzeciw potrzebom pozostałych uczestników rynku.

Nowe obowiązki od 2027 r.

- Odroczenie kar za błędy to oczywiście korzystna zmiana, zwłaszcza w sytuacji, że od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie szerszą grupę podmiotów i wprowadzone zostaną nowe obowiązki - mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

Wyjaśnia, że po pierwsze od 1 stycznia korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Z końcem 2026 r. wygasa okres przejściowy dla podatników, których wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza kwoty 10 tys. zł brutto. Po drugie, nie będzie już możliwe wystawianie faktur z kas rejestrujących. Po trzecie, obowiązkowe będzie podawanie w płatnościach numeru identyfikującego te faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF.

-Najwięcej trudności sprawia przedsiębiorcom obowiązek podawania w płatnościach numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego. Obecnie trwają przygotowania techniczne, jednak nie wszyscy mogą być gotowi na 1 stycznia 2027. Dobra wiadomość jest taka, że przepisy nie przewidują kar za brak tego numeru lub identyfikatora - dodaje Janina Fornalik. 

Według MF, numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Jest nadawany automatycznie przez system po wysłaniu e-faktury i jej przyjęciu do tego systemu. Numer ten zwracany jest w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) i sam w sobie nie stanowi elementu pliku xml. Sprzedawca dostaje go w UPO, a nabywca widzi go przy fakturze pobranej z KSeF. 

Z kolei zbiorczy identyfikator jest numerem agregującym, nadawanym dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez danego sprzedawcę. Do wygenerowania identyfikatora zbiorczego konieczne jest zadeklarowanie listy numerów KSeF faktur. Identyfikator może wygenerować zarówno wystawca, jak i np. odbiorca faktur. Generowanie identyfikatora zbiorczego będzie możliwe zarówno w Aplikacji Podatnika KSeF, jak i komercyjnych systemach finansowo-księgowych, które będą połączone z API KSeF.

Podwójny obieg oznacza utrudnienia

-Z drugiej jednak strony pojawiają się głosy, że odroczenie kar może mieć także negatywne skutki. Niektórzy podatnicy mogą w tej sytuacji nadal wystawiać faktury poza systemem, co dla nabywców, zwłaszcza w przypadku dużych firm, będzie oznaczać utrudnienia. Nadal będą musieli obsługiwać faktury dwutorowo, ponieważ część dokumentów będzie wpływać w KSeF, a część poza systemem. Należy zaznaczyć, że po ponad pół roku przedsiębiorcy zauważają wiele zalet wprowadzenia KSeF. System działa bez awarii, a krajowe faktury wpływają w jednym formacie, co pozwala zautomatyzować szereg procesów. W tej sytuacji otrzymywanie faktur poza systemem od polskich podatników oznacza wyłom w automatyzacji i dodatkowe obowiązki związane z księgowaniem i raportowaniem. Nadal oczywiście poza KSeF pozostaną faktury od zagranicznych firm, które nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Fakturowanie transakcji wewnątrzwspólnotowych zmieni się istotnie po wprowadzeniu unijnego pakietu ViDA (VAT in the Digital Age) w połowie 2030 r., gdy wszystkie faktury będą musiały być zgodne ze standardem europejskim e-faktury  - mówi Janina Fornalik. 

Jak wyjaśnia Rafał Styczyński, doradca podatkowy, faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców nie podlegają obowiązkowi raportowania do KSeF.

- System ten jest przeznaczony wyłącznie do wystawiania i przesyłania faktur w rozumieniu polskich przepisów o VAT, obejmujących zarówno sprzedaż krajową, jak i sprzedaż na rzecz kontrahentów zagranicznych, jeśli podlegają one obowiązkowi wystawienia faktury zgodnie z polskim prawem. Faktury kosztowe od zagranicznych kontrahentów pozostają poza zakresem KSeF i przedsiębiorca może je dokumentować i rozliczać w księgowości w sposób tradycyjny, bez obowiązku ich raportowania do systemu. Dzięki temu obowiązki związane z ewidencją kosztów zagranicznych pozostają odrębne od obowiązków wynikających z KSeF, a przedsiębiorca ma pełną swobodę w rozliczaniu takich faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami VAT i zasadami prowadzenia księgowości - mówi Rafał Styczyński. 

Nie będzie kar, ale możliwa weryfikacja

Ministerstwo Finansów zaznacza, że odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF. 

-Przedsiębiorcy, którzy mimo takiego obowiązku, będą nadal wystawiać faktury poza KSeF, mogą się znaleźć w obszarze szczególnego zainteresowania organów podatkowych. Fiskus może weryfikować prawidłowość ich rozliczeń podatkowych w ramach kontroli lub czynności sprawdzających - mówi Janina Fornalik. 

MF wyjaśnia, że ponieważ znaczna większość podatników jest objęta pełnym obowiązkiem KSeF w 2026 r. i w tym okresie nie podlegała karom, niestosowanie się do zasad KSeF w 2027 r. nie pozostanie bez reakcji organów KAS.

- Organy KAS będą najpierw przypominać o obowiązku wynikającym z ustawy o VAT, a jeśli to nie odniesie pozytywnego skutku, sprawdzać zgodnie z zasadami art. 272 ustawy – Ordynacja podatkowa, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi u podatnika do nierzetelnego rozliczania podatku należnego i naliczonego. Dodatkowo będą prowadzone działania informacyjne i edukacyjne, wskazujące, że niewystawianie faktur w KSeF może w przyszłości wiązać się z konsekwencjami przewidzianymi w przepisach, w tym z możliwością nałożenia kar pieniężnych - podano w uzasadnieniu do ustawy.