Obowiązek przekazywania plików JPK_FA zostanie zniesiony wyłącznie w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych wystawionych w systemie KSeF, do których organy podatkowe mają stały i bezpośredni wgląd. W przypadku dokumentów wystawionych poza tym systemem, np. w ramach ustawowych wyłączeń lub trybu awaryjnego, urząd skarbowy zachowuje prawo do żądania pliku JPK_FA dla tych konkretnych transakcji.
JPK_FA nie zniknie
Wprowadzenie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) znacząco modyfikuje dotychczasowy model raportowania danych sprzedażowych, jednak nie znosi całkowicie struktury JPK_FA z polskiego porządku prawnego.
Na wstępie należy przypomnieć, że JPK_FA stanowi strukturę logiczną obejmującą szczegółowe dane dotyczące wystawionych faktur sprzedaży, przekazywaną organom podatkowym na ich żądanie, w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego. Dotychczas obowiązek ten funkcjonował jako jeden z kluczowych instrumentów umożliwiających administracji skarbowej weryfikację prawidłowości rozliczeń VAT, w szczególności poprzez analizę danych źródłowych dotyczących dokumentowania transakcji gospodarczych.
Wprowadzenie KSeF stanowi istotną zmianę systemową w zakresie dokumentowania sprzedaży oraz raportowania danych fakturowych. System ten opiera się na wystawianiu tzw. faktur ustrukturyzowanych, które są generowane i przesyłane za pośrednictwem centralnego systemu teleinformatycznego administrowanego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Każda faktura wystawiona w KSeF jest automatycznie rejestrowana, otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz jest przechowywana w systemie przez określony przepisami czas.
Kluczową konsekwencją wdrożenia obligatoryjnego KSeF jest zapewnienie organom podatkowym stałego, bezpośredniego i natychmiastowego dostępu do danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych. Oznacza to fundamentalną zmianę modelu raportowania – z modelu reaktywnego (przekazywanie danych na żądanie w formie JPK_FA) na model proaktywny (ciągłe udostępnianie danych w czasie rzeczywistym). W tym kontekście należy jednoznacznie wskazać, że obowiązek przekazywania plików JPK_FA nie będzie dotyczył faktur wystawionych w KSeF.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
Brak konieczności raportowania faktur ustrukturyzowanych w formie JPK_FA wynika z faktu, że dane te są już dostępne dla organów podatkowych w systemie, a więc ich ponowne przekazywanie byłoby redundantne i sprzeczne z celem cyfryzacji procesów podatkowych. W praktyce oznacza to znaczące uproszczenie obowiązków administracyjnych po stronie podatników w zakresie faktur objętych KSeF, a także zwiększenie efektywności kontroli podatkowej poprzez dostęp do danych w czasie rzeczywistym.
Należy jednak wyraźnie podkreślić, że wdrożenie KSeF nie eliminuje całkowicie obowiązku przekazywania JPK_FA. System ten, mimo swojego obligatoryjnego charakteru, przewiduje określone wyjątki, w ramach których faktury mogą być wystawiane poza KSeF. Wyłączenia te mogą wynikać zarówno z przepisów krajowych, jak i uwarunkowań technicznych czy specyfiki określonych transakcji.
Do najważniejszych przypadków, w których faktury mogą być wystawiane poza KSeF, należą m.in. sytuacje, gdy:
- przepisy przewidują szczególne tryby dokumentowania sprzedaży, które nie są objęte systemem,
- występują czasowe problemy techniczne uniemożliwiające korzystanie z KSeF,
- transakcja dotyczy podmiotów lub czynności, które zostały wyłączone z obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
W takich przypadkach faktury funkcjonują poza systemem KSeF, co oznacza, że nie są automatycznie dostępne dla organów podatkowych. W konsekwencji zachodzi potrzeba utrzymania mechanizmu umożliwiającego ich weryfikację – i właśnie w tym celu nadal funkcjonuje obowiązek przekazywania plików JPK_FA.
Fiskus sprawdzi faktury poza KSeF
Jeżeli podatnik wystawi fakturę poza KSeF, organ podatkowy zachowuje pełne prawo do zażądania przekazania JPK_FA obejmującego takie dokumenty. Żądanie to może zostać sformułowane w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego, a podatnik jest zobowiązany do jego realizacji w terminie i zakresie wskazanym przez organ.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
Warto zwrócić uwagę, że w praktyce może dojść do sytuacji, w której podatnik równolegle funkcjonuje w dwóch reżimach dokumentowania sprzedaży:
- w zakresie faktur wystawianych w KSeF – brak obowiązku przekazywania JPK_FA,
- w zakresie faktur wystawianych poza KSeF – potencjalny obowiązek przekazania JPK_FA na żądanie organu.
Taki dualizm wymaga od podatników odpowiedniego dostosowania systemów księgowych oraz procedur wewnętrznych, tak aby możliwe było wyodrębnienie faktur objętych KSeF oraz tych wystawianych poza systemem, a także zapewnienie możliwości wygenerowania JPK_FA dla tej drugiej kategorii dokumentów.
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
Należy również podkreślić, że utrzymanie obowiązku przekazywania JPK_FA dla faktur wystawionych poza KSeF pełni istotną funkcję zabezpieczającą interesy fiskalne państwa. Pozwala bowiem organom podatkowym na dostęp do danych, które nie zostały objęte centralnym systemem, a tym samym przeciwdziała potencjalnym nadużyciom lub lukom informacyjnym.
Z perspektywy podatnika oznacza to konieczność zachowania ciągłej gotowości do realizacji obowiązków sprawozdawczych w odniesieniu do tej części działalności, która nie jest objęta KSeF. Pomimo że zakres tego obowiązku ulegnie ograniczeniu, nie zostanie on całkowicie wyeliminowany.
Zobacz też szkolenie online w LEX: KSeF - modele współpracy klienta z biurem rachunkowym >
Podsumowując, wdrożenie obligatoryjnego KSeF prowadzi do istotnej zmiany w sposobie raportowania danych fakturowych oraz znaczącego ograniczenia obowiązku przekazywania plików JPK_FA. Obowiązek ten nie będzie dotyczył faktur wystawionych w KSeF, ponieważ dane te są dostępne dla organów podatkowych w sposób ciągły i bezpośredni. Jednocześnie jednak obowiązek przekazywania JPK_FA zostaje utrzymany w odniesieniu do faktur wystawionych poza KSeF, a organ podatkowy nadal może zażądać ich przekazania w ramach przewidzianych prawem procedur.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
Zobacz też w LEX: E-faktura w praktyce biura rachunkowego >
