Drugi etap KSeF: System działa, ale firmy mają problemy

Od 1 kwietnia większość przedsiębiorców musi wystawiać faktury w KSeF. Wyjątkiem są najmniejsze firmy, ze sprzedażą poniżej 10 tys. zł miesięcznie. Drugi etap wdrożenia KSeF przebiega bez zakłóceń. Nadal jednak powstaje wiele problemów związanych z dublowaniem faktur (wysyłanych w KSeF i poza systemem), niedostosowaniem systemów księgowych oraz umieszczaniem danych na fakturach w różnych miejscach, co utrudnia firmom automatyzację.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy już niemal wszystkich przedsiębiorców. Co do zasady, tylko drobni przedsiębiorcy, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą zacząć wystawiać faktury w KSeF po 1 stycznia 2027 r. Wcześniej, od 1 lutego do KSeF weszły największe firmy (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem).

Według Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur działa stabilnie, a jego funkcjonowanie jest na bieżąco monitorowane. Od północy z wtorku na środę, do środy po południu, przetworzono już ponad 3 miliony faktur.

- System jest przygotowany. Zakładamy, że przyjmiemy rocznie 2,5 miliarda faktur, natomiast każdego dnia jesteśmy w stanie przyjąć około 120 milionów faktur dziennych - powiedział w poniedziałek podczas konferencji prasowej Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Jednak w praktyce w obrocie nadal pozostają faktury wystawiane w różnych formach: faktury ustrukturyzowane w KSeF w formacie XML, faktury przesyłane drogą elektroniczną np. w formacie PDF oraz tradycyjne faktury papierowe. Wynika to z faktu, że część firm korzysta jeszcze z okresu przejściowego do końca 2026 r., a część nie zdążyła wdrożyć systemu. Do końca 2026 r. nie będzie kar za błędy i za nieprzystąpienie do KSeF.

Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >

-Do końca 2026 roku nie ma żadnych kar za błędy związane z KSeF - powiedział Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i wiceszef KAS w rozmowie z Prawo.pl z 3 marca 2026 r. - Jeżeli chodzi o sankcje VAT-owskie, to pamiętajmy, że są nakładane w przypadku stwierdzenia zaniżenia zobowiązania podatkowego lub zawyżenia kwoty zwrotu podatku w wyniku kontroli. Natomiast jeżeli KSeF będzie działał zgodnie z założeniami, kontroli będzie mniej, więc siłą rzeczy kar również będzie mniej - zaznaczył Zbigniew Stawicki. 

Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >

Poza tym bezterminowo poza KSeF pozostaną faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Problemy systemów księgowych

-KSeF działa. Nie mieliśmy 1 kwietnia żadnych sygnałów, które dotyczyłyby problemów z systemem. Wciąż aktualne są jednak problemy wynikające z niedostosowania do KSeF systemów księgowych firm – mówi Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi.

Według niego zdarza się też, że faktura w KSeF ma status „przyjęta”, nie trafia jednak do nabywcy albo staje się niewidoczna. Problemy te wynikają głównie z nieprawidłowej integracji systemów księgowych z KSeF oraz błędnego odczytywania komunikatów API. Mogą wynikać także z nieprawidłowego kodowania XML z fakturą ustrukturyzowaną oraz z nieoczywistych błędów w samej fakturze (np. podanie numeru VAT nabywcy zamiast jego numeru NIP).

Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >

Nadal też zdarza się, że nabywca otrzymuje tę samą fakturę w KSeF oraz poza systemem i musi uważać, by nie zaksięgować jej podwójnie.

-Różne kanały dostarczania faktur przysparzają wiele dodatkowej pracy nabywcom. Przedsiębiorcy muszą weryfikować, czy faktury nie zostały zdublowane. Zdarza się bowiem, że dostawcy wysyłają fakturę do KSeF, a potem tę samą fakturę wysyłają mailem bez KSeF ID i bez kodu QR – mówi Arkadiusz Łagowski.

Według Joanny Rudzkiej, doradcy podatkowego, przedsiębiorcy nie mieli 1 kwietnia dużych problemów z wystawieniem faktur w KSeF. Pojawiły się natomiast utrudnienia związane z opóźnionym działaniem systemu.

-Powstaje pytanie, czy brak większych problemów nie wynika z faktu, że część firm nie przystąpiła na razie do KSeF, wykorzystując brak kar do końca 2026 r. – zastanawia się Joanna Rudzka.

 

Jednak jej zdaniem dużym problemem jest nadal podwójne wystawianie tych samych faktur.

 

-Wciąż się zdarza, że sprzedawca wystawia fakturę w KSeF i dodatkowo poza KSeF, np. fakturę dotyczącą tej samej transakcji przesyła mailem w formacie PDF. Powstaje pytanie, czy organy podatkowe nie uznają tego za jakiś czas za podwójne fakturowanie, od którego trzeba zapłacić podwójny VAT. Wydaje się, że na gruncie nowych przepisów nie powinno dochodzić do podobnych sytuacji, jednak należy liczyć się z ryzykiem – mówi Joanna Rudzka.

 

Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >

 

Poza tym wprowadzenie obligatoryjnego KSeF okazało się testem dla producentów systemu oprogramowania, ponieważ sprawnie działający program umożliwia wychwycenie przypadków, w których podatnik otrzymuje tę samą fakturę zarówno w KSeF, jak i poza systemem. Nie wszystkie programy radzą sobie z tym zadaniem.

 

- Nadal duży chaos panuje w jednostkach samorządu terytorialnego oraz w firmach wystawiających faktury na rzecz JST. Część programów do fakturowania nie ma pozwala na wypełnienie pola Podmiot3, co w praktyce bardzo utrudnia przyporządkowanie zakupów do jednostki podległej JST. Zdarza się też, że programy, które umożliwiają wypełnienie np. danych zakładu budżetowego, nie pozwalają już na podanie ID Wew – dodaje. 

 

Czy faktury korygujące do sprzedaży z kas fiskalnych należy wysyłać do KSeF? - sprawdź w LEX >

Konieczne uzgodnienia między kontrahentami

Dużo problemów dotyczy też samych wizualizacji faktur. Przypomnijmy, że wizualizacja jest obrazem faktury, nie osobnym dokumentem.

- W niektórych przypadkach, mimo iż dane w XML są poprawne, to system wizualizuje je w nieprawidłowy sposób, co prowadzi do błędów w prezentacji nazw towarów, adresów czy innych informacji. Poza tym w obiegu funkcjonuje wiele wizualizacji. Brakuje jednego, standardowego wzoru, który by odzwierciedlał XML – mówi Arkadiusz Łagowski.

Według niego, bardzo istotne są też uzgodnienia między kontrahentami dotyczące m.in. danych na fakturach oraz przyjęcie procedur wewnętrznych w zakresie obiegu dokumentów. - Wiele nieporozumień dotyczy podawania tych samych danych w różnych miejscach faktury ustrukturyzowanej przez rożnych kontrahentów. Oznacza to dodatkową praca dla działu zakupów oraz utrudnia pełną automatyzację. Zdarza się też, że kontrahenci ignorują prośby o podawanie na fakturach ustrukturyzowanych danych takich jak: numer wewnętrzny, numer pracownika, imię i nazwisko pracownika, co również przeszkadza w automatycznym obiegu faktur – mówi Arkadiusz Łagowski.

Utrudnieniem dla przedsiębiorców są też zbyt niskie limity rozmiaru faktur. Faktura ustrukturyzowana nie może przekroczyć 1 MB, a faktura z węzłem „Załącznik” - 3 MB. W praktyce jednak faktura ustrukturyzowana może zawierać bardzo wiele danych (np. korygowane faktury, szczegółowe pozycje towarowe, punkty poboru energii itd.), więc często przekracza limit 1 MB.

Zobacz też szkolenie online w LEX: KSeF - modele współpracy klienta z biurem rachunkowym >

Zobacz też w LEX: Checklista klientów biura rachunkowego dla celów KSeF >