Zbigniew Stawicki: Dzięki KSeF będzie mniej kontroli i mniej sankcji
KSeF pozwoli nam zrealizować model działania państwa „w tle”, kiedy państwo bierze na siebie obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, który realizuje przez analizę ryzyka, bez wszczynania kontroli. Chciałbym podkreślić – mówię to z głęboką wiarą – obawy przedsiębiorców dotyczące wzrostu liczby kontroli i kar są bezpodstawne. Dzięki KSeF-owi będzie dokładnie odwrotnie, kar będzie mniej i sankcji będzie mniej - mówi Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Monika Pogroszewska: Mija pierwszy miesiąc funkcjonowania obligatoryjnego KSeF. Ile faktur wystawiono w tym czasie w systemie?
Zbigniew Stawicki: Od 1 do 26 lutego w KSeF zostało wystawionych ponad 35 milionów faktur. To ponad sześciokrotnie więcej, niż w całym okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF, od 2022 r.
Faktury w systemie wystawiło ponad 152 tys. podmiotów, z których blisko 5 tys. ma taki obowiązek od 1 lutego 2026 r., a ponad 147 tys. – co bardzo nas cieszy – przystąpiło do KSeF dobrowolnie.
Zobacz również: Do KSeF trafiło już ponad 35 milionów faktur
W jaki sposób podsumuje Pan ten okres?
Myślę, że na ile było to możliwe, przygotowaliśmy się do wdrożenia KSeF, choć na początku wystąpiły utrudnienia w logowania za pośrednictwem Profilu Zaufanego. Nie chcę mówić ani o porażce, ani o sukcesie. Uważam, że mówienie o sukcesie w projektach realizowanych w służbie publicznej jest nie na miejscu. Możemy jedynie powiedzieć, że jeśli realizujemy zadanie zgodnie z założeniami, to nie zawiedliśmy i wykonaliśmy to, za co podatnik nam płaci. Takimi kategoriami się posługujemy.
Podchodzimy do wdrożenia KSeF z dużą pokorą. Dotychczas nie było w sferze podatków projektu porównywalnego pod względem skali i zasięgu. Od początku poświęcamy dużo czasu na analizowanie wszelkich sygnałów od przedsiębiorców i innych użytkowników. System będzie usprawniany, będziemy też w razie potrzeby modyfikować dotychczasowe rozwiązania.
Mamy też specjalny zespół, który analizuje treści pojawiające się w internecie i mediach społecznościowych. Są to oczywiście treści różnej jakości, ale wiele z nich jest zasadnych, co wykorzystujemy do rozwoju KSeF. Naszym zadaniem jest reagować. Porażką byłoby, gdyby podatnik nie przystąpił do KSeF, ponieważ nie wie jak to zrobić.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
Czyli jeśli ktoś napisze np. na Facebooku albo innym forum: „a u mnie KSeF nie działa” i poda szczegóły, to może liczyć na reakcję administracji skarbowej?
Tak. Mówię to z pełną odpowiedzialnością. Mamy specjalną grupę ludzi, która zbiera takie sygnały i ocenia je pod kątem usprawnień. Czasem są to rzeczy banalne, technicznie proste, ale nie wszystko da się przewidzieć z poziomu twórców systemu. Dlatego traktujemy użytkowników i internautów jako przedłużenie naszego „sztabu KSeF-owego”.
Czego należy się spodziewać po 1 kwietnia, kiedy do KSeF przystąpi większość podatników? Czy nie powtórzą się wspomniane problemy z logowaniem?
To oczywiście ryzykowne stwierdzenie, ale nie przewidujemy powtórzenia problemów z logowaniem — choćby ze względu na wcześniejszą integrację z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej. Od 14 lutego użytkownicy KSeF już mogą uwierzytelniać się za pomocą aplikacji mObywatel przez mojeID - bankowość elektroniczną, e-dowód oraz oczywiście przez Profil Zaufany.
Poza tym statystyki pokazują, że od 1 lutego 68 proc. użytkowników zalogowało się przy użyciu certyfikatu KSeF, 23 proc. przy użyciu tokenu, 5 proc. przez Profil Zaufany, 3 proc. przez Węzeł Krajowy (od 14 lutego), a 1 proc. przez podpis kwalifikowany. Pieczęć kwalifikowaną wykorzystywało mniej niż 1 proc.,
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
Liczba podmiotów zobowiązanych do wdrożenia KSeF od 1 kwietnia jest oczywiście dużo większa, ale te podmioty już odbierają faktury w KSeF-ie, więc w pewnym zakresie funkcjonują w systemie.
Najważniejsze jest dotarcie z informacją do użytkowników. Dlatego od 2 marca — oprócz dotychczasowych szkoleń prowadzonych przez KAS, urzędy skarbowe i izby administracji skarbowej — wprowadzamy nową formułę: szkolenia branżowe. Codziennie o 13:00 odbywać się będzie szkolenie dedykowane konkretnej branży – harmonogram jest dostępny na stronach internetowych KAS.
Czy Ministerstwo rozważa uregulowanie awarii systemu logowania w przepisach – czy należy traktować ją jako awarię KSeF i jak przedsiębiorcy mają postąpić w razie przedłużających się problemów z logowaniem?
Nie było awarii KSeF, system cały czas działa. Na dziś nie przewidujemy wprowadzenia dodatkowych rozwiązań prawnych dotyczących tylko utrudnień w systemie logowania, ponieważ dostępne są różne metody. Chciałbym jednak podkreślić, że cały czas monitorujemy sytuację i jeżeli pojawią się wyzwania utrudniające podatnikom w sposób istotny korzystanie z KSeF, na pewno będziemy reagować.
13 lutego rzecznik małych i średnich przedsiębiorców wystąpił do ministra finansów i gospodarki o rozważenie wycofania obowiązku stosowania KSeF lub przesunięcia terminu wdrożenia dla mniejszych podmiotów. Jakie jest stanowisko MFiG w tej sprawie?
Naszą odpowiedzią są szkolenia dla przedsiębiorców i pomoc we wdrożeniu systemu. Nie przewidujemy kolejnego odroczenia. To jest proces podzielony na etapy, który ma przynieść określone korzyści, także podatnikom.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Przypomnijmy, jakie to będą korzyści?
Najczęściej mówi się o szybszym zwrocie VAT — 40 zamiast 60 dni. Duże znaczenie ma też automatyzacja i oszczędność czasu, czyli automatyczny import danych do systemów księgowych, eliminujący ręczne wprowadzanie faktur. Istotne jest również bezpieczeństwo i pewność obrotu — nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot do tego uprawniony, co minimalizuje ryzyko padnięcia ofiarą oszusta.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
Nie ma też ryzyka zagubienia faktur, bo wszystkie dokumenty będą przechowywane i dostępne w bazie przez 10 lat. Kolejna korzyść to uproszczenia: brak konieczności wystawiania duplikatów, łatwiejsze rozliczanie korekt faktur. A z takich bardziej pozapodatkowych, ale równie ważnych: mniejsze zużycie papieru, łatwiejsza praca działów księgowych, a przede wszystkim bezpieczeństwo obrotu.
Chciałbym zachęcić przedsiębiorców do myślenia o KSeF-ie w kategoriach funkcjonowania własnej firmy— do przeorganizowania i przemyślenia modelu uprawnień i procesu obiegu dokumentacji. To przyniesie ogromne korzyści, jeśli nie ograniczymy oddziaływania KSeF-u tylko do komórek księgowości. Chodzi o kwestię szybkości obiegu informacji i kontroli nad tym, co dzieje się w firmie.
Z mojego punktu widzenia — jako osoby odpowiedzialnej za zwalczanie przestępczości i kontrolę — KSeF to przede wszystkim przejęcie przez państwo większej odpowiedzialności w tym zakresie i umożliwienie szybszego reagowania. Mogę z pełną odpowiedzialnością zadeklarować, że liczba kontroli będzie malała. Coraz więcej czynności będziemy wykonywać na etapie analitycznym, a zamiast tego zajmiemy się najgroźniejszymi przestępcami. Ostatnim przykładem jest rozbicie, wspólnie z Policją, międzynarodowej grupy przestępczej, która stworzyła fałszywe call center nakłaniające do przelewania pieniędzy na fałszywe konta.
Do końca 2026 r. nie będzie kar za błędy w KSeF czy nieprzystąpienie do KSeF. Bez zmian pozostaną jednak przepisy dotyczące kar za błędy w JPK VAT czy sankcji VAT. Przedsiębiorcy obawiają się wzrostu liczby kontroli i częstszego nakładania sankcji VAT. Czy te obawy są uzasadnione?
Chciałbym podkreślić – mówię to z głęboką wiarą – obawy przedsiębiorców dotyczące wzrostu kontroli i kar są nieuzasadnione. Dzięki KSeF-owi będzie dokładnie odwrotnie, kar będzie mniej i sankcji będzie mniej.
Zacznijmy od tego, że do końca 2026 roku nie ma żadnych kar za błędy związane z KSeF, co gwarantuje termin wejścia w życie art. 106ni ustawy o VAT od 1 stycznia 2027 r.
Pojawiają się pytania dotyczące kar za błędy w JPK. Zaznaczę, że tu nie ma automatyzmu. Każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie. Nałożenie kary za błędy — i to tylko takie błędy, które uniemożliwiają identyfikację transakcji — musi być poprzedzone wezwaniem do poprawienia błędu. Nie wyobrażam sobie, żeby w przypadku stwierdzenia, że błąd w JPK jest związany z KSeF-em, naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika karę. Obecnie skala kar za błędy w JPK jest znikoma.
Jeżeli chodzi o sankcje VAT-owskie, to pamiętajmy, że są nakładane w przypadku stwierdzenia zaniżenia zobowiązania podatkowego lub zawyżenia kwoty zwrotu podatku w wyniku kontroli. Natomiast jeżeli KSeF będzie działał zgodnie z założeniami, kontroli będzie mniej, więc siłą rzeczy kar również będzie mniej.
Stawiamy przede wszystkim na czynności sprawdzające — czyli poinformowanie podatnika o wątpliwościach i skłonienie go do autokorekty, a kontrola będzie stosowane dopiero wówczas, gdy podatnik się nie zastosuje.
Podsumowując, KSeF pozwoli nam zrealizować model działania państwa „w tle”, kiedy państwo bierze na siebie obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, który realizuje przez analizę ryzyka, bez wszczynania kontroli.
To już się dzieje, nawet bez KSeF. W 2025 r. liczba kontroli celno-skarbowych spadła o prawie 30 proc., a ustalenia wzrosły o ponad 46 proc.. Wyniki czynności sprawdzających również są wyższe niż wcześniej. Budżet zyskuje — bez angażowania podatników w najbardziej uciążliwe procedury.
Nie traktujemy sankcji i kar jako sposobu na zapełnienie budżetu. Sposobem na zasilanie budżetu ma być stworzenie bezpiecznego otoczenia prawnego i gospodarczego dla uczciwej przedsiębiorczości.
Czy faktury korygujące do sprzedaży z kas fiskalnych należy wysyłać do KSeF? - sprawdź w LEX >
Ale przedsiębiorcy obawiają się, że skoro administracja skarbowa od razu będzie miała wiedzę o nieprawidłowościach, to na bieżąco będzie też karać podatników.
Ta wiedza jest po to, żeby wyeliminować przestępców. To ogromna szansa na ochronę uczciwych przedsiębiorców przed oszustami, np. wystawiającymi fikcyjne faktury, ponieważ będziemy wiedzieć o tym procederze praktycznie od razu. Każdy wystawca faktury będzie identyfikowalny, nie będzie anonimowości. Organy będą mogły dzięki temu reagować szybciej niż dotychczas.
Obecnie wiedzę o wystawcy faktury pozyskujemy nawet po 55 dniach lub jeszcze później w niektórych przypadkach W tym czasie oszust naraża uczciwych przedsiębiorców na uwikłanie w łańcuchy fikcyjnych transakcji.
W jaki sposób będzie reagować administracja? Będzie ostrzegać podatników przed kontrahentem – oszustem?
Na pewno nie pozostaniemy bierni i na pewno skorzystamy z posiadanych narzędzi, żeby uniemożliwić oszustowi działanie. Oczywiście możliwe są też pewne formy ostrzegania.
A jeśli chodzi o tzw. faktury scamowe — jak wygląda proces ich zgłaszania w KSeF?
W tej chwili można już zgłaszać takie faktury poprzez formularz kontaktowy — w Aplikacji Podatnika, w prawym dolnym rogu ekranu. Chcemy, żeby od kwietnia zgłaszanie odbywało się bezpośrednio z poziomu faktury, która budzi wątpliwości, poprzez okienko „zgłoś scam” albo „zgłoś oszustwo”.
Ile było takich zgłoszeń w pierwszym miesiącu?
Można je liczyć w dziesiątkach. Nie jest to masowy trend na ten moment.
Sprawdź w LEX: Czy omyłkowe przesłanie do KSeF faktury z 2024 r. wymaga jej korekty? >
Czyli albo nie ma oszustw, albo jeszcze umknęły przedsiębiorcom.
Za wcześnie na postawienie tezy, dlaczego tak jest. Myślę, że wiele zjawisk i wiele przesłanek do analizy pojawi się po 1 kwietnia.
Przy okazji chciałem powiedzieć o zjawisku, które obserwujemy w internecie i mediach społecznościowych — tzw. dowcipnisiów, którzy zachęcają do wystawiania faktur na Kancelarię Premiera czy ministerstwo. Chciałbym przestrzec, że to jest łamanie prawa — w zarówno na gruncie Kodeksu karnego skarbowego, jak i w określonych warunkach, Kodeksu karnego. Zapewniam, że państwo będzie reagować.
Są takie sytuacje?
Tak. Zresztą były nagłośnione przez jednego z youtuberów. Jednak najbardziej martwi mnie i bulwersuje, kiedy namawiają do tego politycy czy osoby publiczne. To jest nawoływanie do łamania przepisów i niebezpieczna relatywizacja prawa. Apelowałbym więc do osób publicznych o rozwagę — nie zawsze zasięgi i chwilowy rozgłos są tego warte.
Jednostki samorządu terytorialnego zgłaszają problemy związane z otrzymywaniem faktur bez wypełnionego pola „Podmiot3”, co utrudnia im przyporządkowanie faktur do jednostek podległych. Jakie jest stanowisko Ministerstwa w tej sprawie?
Monitorujemy sytuację, wiemy o tych problemach. Postulat wprowadzenia prawnego obowiązku wypełnienia sekcji „Podmiot3” napotyka na ograniczenia w dyrektywie VAT co do zakresu wymaganych danych na fakturze.
Jednak rozwiązania techniczne i struktura logiczna KSeF pozwalają na wskazanie ostatecznego odbiorcy, czyli jednostki podrzędnej, np. szkoły. Z jakichś powodów nie wszyscy wystawcy faktur to robią. Mam nadzieję, że wystawcy i odbiorcy dojdą do porozumienia.
My ze swojej strony rekomendujemy, aby w programach komercyjnych wprowadzono mechanizmy umożliwiające wypełnienie sekcji „Podmiot3”. To byłoby rozwiązanie problemu, ale to są programy komercyjne — możemy jedynie rekomendować zmiany.
Będziemy też w kontakcie ze spółkami, które wystawiają faktury na rzecz jednostek samorządu terytorialnego — głównie spółkami Skarbu Państwa, np. dostawcami energii czy innych mediów. Chcemy zidentyfikować, jak to wygląda z ich strony i dlaczego faktury nie są wystawiane w sposób ułatwiający pracę samorządom.
Pojawiają się opinie, że programy komercyjne nie zawsze spełniają swoje zadanie.
Dlatego rekomendujemy ich odpowiednią modyfikację. Odbiorcy mają swoją pozycję negocjacyjną, więc powinni z niej korzystać.
Nasza redakcja otrzymuje też pytania od biur rachunkowych – dlaczego biura muszą dodatkowo płacić dostawcom oprogramowania za każdą fakturę pobraną z KSeF (poza opłatą za licencję), skoro KSeF miał być bezpłatny?
Jeżeli ktoś chce korzystać z wersji bezpłatnych, zapewniamy taką możliwość. Natomiast kwestia polityki cenowej biur rachunkowych i programów komercyjnych jest poza nami. Nie ingerujemy w zasady rynkowe.
Biura rachunkowe tłumaczą, że problemem jest numer KSeF w nazwie pliku, nie w treści faktury. Biura muszą więc korzystać z programów komercyjnych albo ręcznie wprowadzać dane. Czy w tym zakresie planowane są jakieś zmiany lub ułatwienia?
Numer KSeF nie może być zawarty w treści faktury, ponieważ gdybyśmy wpisywali coś do pliku przygotowanego przez wystawcę, ingerowalibyśmy w integralność tego dokumentu i naruszali jego treść, co byłoby naruszeniem ustawy o VAT. Numer KSeF jest zawsze przypisany do konkretnej faktury i musi być powiązany z konkretnym plikiem XML, ale nie będzie umieszczany w tym pliku. Nie może być dodany jako kolejna linijka w XML-u. Wyjątkiem są korekty, bo tam numer KSeF faktury pierwotnej musi się pojawić w treści faktury korygującej i jest widoczny w systemie w chwili jej wystawiania.
Zobacz też szkolenie online w LEX: KSeF - modele współpracy klienta z biurem rachunkowym >
Kto i w jakich sytuacjach może otrzymać wizualizację faktury? Czy wizualizacja będzie dowodem księgowym?
Podstawową zasadą jest, że podmioty krajowe posługujące się NIP-em otrzymują faktury w KSeF-ie. Ustawa pozwala na wydanie faktury w sposób uzgodniony między sprzedawcą a nabywcą — czyli wydruk lub plik PDF — w przypadku gdy nabywcą jest podmiot zagraniczny, konsument lub inny nabywca nieposiadający NIP-u. Taka faktura będzie posiadała kod QR, który umożliwi sprawdzenie, czy znajduje się w KSeF-ie.
Jeśli przedsiębiorca otrzyma tylko wizualizację, to nie jest to sytuacja prawidłowa. Powinien odebrać fakturę w KSeF-ie i nią się posługiwać. Dlatego zasada jest żelazna: każdy posiadający aktywny NIP otrzymuje faktury w KSeF-ie. To eliminuje ryzyko, że wizualizacja będzie zawierała coś, czego nie powinna.
Zobacz w LEX: Checklista klientów biura rachunkowego dla celów KSeF >
A jeśli chodzi o konsumentów i ich późniejsze rozliczanie ulg podatkowych? Czy będą dostawać wizualizacje dokumentujące np. zakup usług czy sprzętu rehabilitacyjnego?
Konsumenci nie posługują się NIP-em — dla nich nic się nie zmienia. Będą otrzymywali faktury na dotychczasowych zasadach.
Czy do KSeF można przesłać faktury przekraczające limit 1 megabajta?
Można przesyłać faktury do 3 MB, ale tylko wtedy, gdy są to faktury z załącznikiem. Należy wcześniej złożyć odpowiednie zgłoszenie — ZGL-ZAL w e-Urzędzie Skarbowym.
