Do KSeF trafiło już ponad 35 milionów faktur
Od 1 do 26 lutego w KSeF zostało wystawionych ponad 35 milionów faktur. To ponad sześciokrotnie więcej, niż w całym okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF, od 2022 r. Faktury w systemie wystawiło ponad 152 tys. podmiotów, z których blisko 5 tys. ma taki obowiązek od 1 lutego 2026 r. - wynika z danych Ministerstwa Finansów. - Od początku poświęcamy dużo czasu na analizowanie wszelkich sygnałów od przedsiębiorców i innych użytkowników. System będzie usprawniany, będziemy też w razie potrzeby modyfikować dotychczasowe rozwiązania - mówi Prawo.pl Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Minął miesiąc od wdrożenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur. Na razie dotyczy on największych firm, ale już od 1 kwietnia obejmie większość podatników.
Przypomnijmy, że faktury w KSeF muszą wystawiać:
- od 1 lutego 2026 r. – największe firmy, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
- od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze,
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie (do limitu 10 tys. zł nie wlicza się sprzedaży na rzecz konsumentów udokumentowanej paragonami przy użyciu kasy rejestrującej, wartości faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących, ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone).
Ale uwaga, wszyscy przedsiębiorcy, nawet najmniejsi, muszą od 1 lutego móc odbierać faktury zakupowe w KSeF. W przypadku odbioru faktur obowiązuje jedna data.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
- Od 1 do 26 lutego w KSeF zostało wystawionych ponad 35 milionów faktur. To ponad sześciokrotnie więcej, niż w całym okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF, od 2022 r. Faktury w systemie wystawiło ponad 152 tys. podmiotów, z których blisko 5 tys. ma taki obowiązek od 1 lutego 2026 r., a ponad 147 tys. – co bardzo nas cieszy – przystąpiło do KSeF dobrowolnie - mówi Prawo.pl Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Całą treść rozmowy opublikujemy we wtorek.
Nie powinno już być problemów z logowaniem
Wiceminister odniósł się też do kwestii problemów z logowaniem do KSeF z początku lutego. Resort finansów nie przewiduje, by po 1 kwietnia te problemy miały się powtórzyć.
- Myślę, że na ile było to możliwe, przygotowaliśmy się do wdrożenia KSeF, choć na początku wystąpiły utrudnienia w logowaniu za pośrednictwem Profilu Zaufanego. Nie chcę mówić ani o porażce, ani o sukcesie. Uważam, że mówienie o sukcesie w projektach realizowanych w służbie publicznej jest nie na miejscu. Możemy jedynie powiedzieć, że jeśli realizujemy zadanie zgodnie z założeniami, to nie zawiedliśmy i wykonaliśmy to, za co podatnik nam płaci. Takimi kategoriami się posługujemy - mówi Zbigniew Stawicki.
- To oczywiście ryzykowne stwierdzenie, ale nie przewidujemy powtórzenia problemów z logowaniem — choćby ze względu na wcześniejszą integrację z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej. Od 14 lutego użytkownicy KSeF już mogą uwierzytelniać się za pomocą aplikacji mObywatel przez mojeID - bankowość elektroniczną, e-dowód oraz oczywiście przez Profil Zaufany - dodaje.
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
Jednak - jak wynika z danych ministerstwa - Profil Zaufany nie jest wcale najpopularniejszym sposobem logowania. Według statystyk, od 1 lutego 68 proc. użytkowników zalogowało się przy użyciu certyfikatu KSeF, 23 proc. przy użyciu tokenu, 5 proc. przez Profil Zaufany, 3 proc. przez Węzeł Krajowy (od 14 lutego), a 1 proc. przez podpis kwalifikowany. Pieczęć kwalifikowaną wykorzystywało mniej niż 1 proc.
Od 14 lutego podatnicy mają dodatkowe możliwości logowania do KSeF – mogą to zrobić przez aplikację mObywatel, co wynika z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 13 lutego 2026 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2026 poz. 169).
Szkolenia przedsiębiorców zamiast odroczenia
Ministerstwo zaznacza też, że odpowiedzią na apele o odroczenie KSeF będą szkolenia. 13 lutego br. Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców Agnieszka Majewska wystąpiła do Ministra Finansów i Gospodarki z wnioskiem o podjęcie pilnych działań w związku z barierami, jakie dla mikro i małych firm stwarza wdrożenie KSeF.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
— Obowiązkowe wdrożenie KSeF w obecnym kształcie może stanowić poważną barierę w dalszym prowadzeniu działalności gospodarczej przez najmniejsze firmy. Państwo powinno zapewnić warunki, które pozwolą przedsiębiorcom przygotować się do tej zmiany w sposób bezpieczny i stopniowy — wskazuje Rzecznik MŚP.
Agnieszka Majewska zwróciła się o rozważenie: wycofania obowiązku stosowania KSeF lub znaczącego przesunięcia terminu jego pełnego wdrożenia, ewentualnej zmiany modelu wdrożenia poprzez wydłużenie okresu przejściowego co najmniej do dwóch lat (najlepiej do końca 2028 r.), wprowadzenia obowiązku przekazywania mikro i małym firmom kopii faktur przez duże podmioty w okresie przejściowym.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
- Naszą odpowiedzią są szkolenia dla przedsiębiorców i pomoc we wdrożeniu systemu. Nie przewidujemy kolejnego odroczenia. To jest proces podzielony na etapy, który ma przynieść określone korzyści, także podatnikom - poinformował zastępca szefa KAS.
Jak informuje MF, od 2 marca 2026 r. ruszy nowy, dodatkowy cykl poświęcony określonym sektorom gospodarki „KSeF – szkolenia dla branży”. Aby dotrzeć do jak największej liczby zainteresowanych, szkolenia będą organizowane zarówno centralnie, jak i lokalnie. Uwzględniono m.in. usługi prawnicze, budowlane, medyczne, hotelarskie, ale również handel detaliczny na straganach, sprzedaż na portalach internetowych, kościelne osoby prawne i koła gospodyń wiejskich.
Co dalej z fakturami dla samorządów
Według ekspertów po pierwszym miesiącu funkcjonowania obligatoryjnego KSeF z działania systemu zadowoleni są najwięksi przedsiębiorcy.
- Bardzo aktywnie angażowaliśmy się w proces konsultacji poprzedzający wprowadzenie obligatoryjnego KSeF. Umówiliśmy się też z przedsiębiorcami, że będą sygnalizować wszelkie problemy i zakłócenia w działaniu systemu. Na razie nie otrzymujemy żadnych sygnałów, by miało dochodzić do tego typu sytuacji. Należy mieć nadzieję, że podobnie będzie po 1 kwietnia – mówi Przemysław Pruszyński, doradca podatkowy, dyrektor departamentu podatkowego Konfederacji Lewiatan.
Czy faktury korygujące do sprzedaży z kas fiskalnych należy wysyłać do KSeF? - sprawdź w LEX >
- Po miesiącu funkcjonowania obligatoryjnego KSeF można stwierdzić, że zadowolone z jego działania są generalnie duże firmy. W małych firmach często panuje chaos, wynikający z otrzymywania faktur różnymi kanałami. Niekiedy dochodzi do wystawienia podwójnie tej samej faktury, co stwarza problemy zarówno dla sprzedawców, jak i nabywców. Jeszcze większy chaos panuje w jednostkach samorządu terytorialnego oraz w firmach wystawiających faktury na rzecz JST. Część programów do fakturowania nie ma pozwala na wypełnienie pola Podmiot3, co w praktyce bardzo utrudnia przyporządkowanie zakupów do jednostki podległej JST. Zdarza się też, że programy, które umożliwiają wypełnienie np. danych zakładu budżetowego, nie pozwalają już na podanie ID Wew - mówi Joanna Rudzka, doradca podatkowy.
Sprawdź w LEX: Czy omyłkowe przesłanie do KSeF faktury z 2024 r. wymaga jej korekty? >
W ubiegłą środę tematem KSeF zajmowała się Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego. Podczas jej posiedzenia burmistrz Chodzieży, Jacek Gursz, wskazał, że już w pierwszych tygodniach obowiązkowego funkcjonowania systemu jednostki samorządu terytorialnego zgłaszają poważne trudności w obsłudze napływających dokumentów, szczególnie problematyczne okazują się faktury od dostawców energii elektrycznej i gazu – spółek Skarbu Państwa. Mimo wcześniejszego przekazywania kompletnych danych przez JST, dokumenty są wystawiane w sposób uniemożliwiający sprawne księgowanie i terminowe regulowanie płatności.
- Monitorujemy sytuację, wiemy o tych problemach. Postulat wprowadzenia prawnego obowiązku wypełnienia sekcji „Podmiot3” napotyka na ograniczenia w dyrektywie VAT co do zakresu wymaganych danych na fakturze. Jednak rozwiązania techniczne i struktura logiczna KSeF pozwalają na wskazanie ostatecznego odbiorcy, czyli jednostki podrzędnej, np. szkoły. Z jakichś powodów nie wszyscy wystawcy faktur to robią. Mam nadzieję, że wystawcy i odbiorcy dojdą do porozumienia. My ze swojej strony rekomendujemy, aby w programach komercyjnych wprowadzono mechanizmy umożliwiające wypełnienie sekcji „Podmiot3”. To byłoby rozwiązanie problemu, ale to są programy komercyjne — możemy jedynie rekomendować zmiany. Będziemy też w kontakcie ze spółkami, które wystawiają faktury na rzecz jednostek samorządu terytorialnego — głównie spółkami Skarbu Państwa, np. dostawcami energii czy innych mediów. Chcemy zidentyfikować, jak to wygląda z ich strony i dlaczego faktury nie są wystawiane w sposób ułatwiający pracę samorządom - tak odniósł się do tej kwestii wiceminister Stawicki.
