Najem okazjonalny nie zawsze daje ochronę

Najem okazjonalny ma, co do zasady, lepiej zabezpieczać interesy wynajmującego i najemcy. Kluczowe jest dochowanie formalności, w tym zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego i wskazanie przez najemcę lokalu "awaryjnego", do którego ten ewentualnie wyprowadzi się. Prawnicy ostrzegają jednak, że przy tego typu umowach pojawiają się wątpliwości i możliwe pułapki. Przychody rozlicza się ryczałtem według stawek 8,5 i 12,5 proc., ale przy prowadzeniu działalności gospodarczej trzeba uważać na limit zwolnienia z VAT.

Dane Ministerstwa Finansów potwierdzają, że mimo iż popularność najmu okazjonalnego stale rośnie, to nie dorównuje popularności klasycznych umów najmu. W 2024 r. ponad 85 tys. podatników zgłosiło zawarcie umowy najmu okazjonalnego - prawie 4 tys. więcej niż w roku poprzednim. Łącznie zadeklarowali z tego tytułu 2,5 mld zł przychodu. Dla porównania w 2019 r. zgłoszono 36 tys. takich umów. Tymczasem najem prywatny, czyli klasyczny najem poza działalnością gospodarczą, rozliczało w 2024 r. ponad milion osób.

Mimo iż ta forma ma lepiej zabezpieczać interesy wynajmującego i najemcy, to prawnicy wskazują na konieczność dochowania ustawowych warunków oraz szereg możliwych pułapek.

Czy oświadczenie najemcy zawsze chroni

Przypomnijmy, że najem okazjonalny został zdefiniowany w ustawie z 21 czerwca 2001 o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733). Prawa i obowiązki stron umowy najmu okazjonalnego są właściwie analogiczne, jak w przypadku klasycznej umowy najmu – kluczową różnicą jest to, że do umowy dołącza się oświadczenie najemcy lokalu złożone w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania używanego lokalu w terminie wskazanym przez wynajmującego. Akt ten, zaopatrzony w klauzulę wykonalności, jest podstawą przeprowadzenia eksmisji z lokalu.

Eksmisja ta z założenia nie będzie eksmisją na bruk, bo najemca musi wskazać adres lokalu, do którego się wyprowadzi i dołączyć oświadczenie właściciela tego lokalu lub osoby posiadającej do niego tytuł prawny, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu. Problem w tym, że w internecie nietrudno znaleźć ogłoszenie o sprzedaży tego typu oświadczeń. 

- Umowa najmu okazjonalnego może być dobrym rozwiązaniem dla wynajmującego, o ile najemca działa uczciwie. Głównym atutem jest możliwość szybkiego odzyskania lokalu, oparta na oświadczeniu najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego. Działa ona jednak wyłącznie w przypadku rygorystycznego dochowania formalności - uchybienie pozbawia umowę reżimu najmu okazjonalnego - mówi Piotr Jarzyński, prawnik z Kancelarii Prawnej Jarzyński & Wspólnicy, wiceprzewodniczący Komitetu ds. Nieruchomości Krajowej Izby Gospodarczej. 

- Najpoważniejsze ryzyko widzę we wskazaniu lokalu, do którego najemca ma się wyprowadzić. W praktyce można pozyskać odpłatnie oświadczenie od właściciela lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy, któremu nie odpowiada realna możliwość przeprowadzki. Z mojego doświadczenia wynika, że taka sytuacja może być traktowana co najmniej jako wprowadzenie wynajmującego w błąd, ale sama w sobie może nie prowadzić do natychmiastowego odzyskania lokalu. Dlatego radzę wynajmującemu szczegółowo zweryfikować zarówno oświadczenie najemcy, jak i właściciela lokalu, do którego miałby się wyprowadzić - dodaje prawnik.

Jakie formalności trzeba spełnić i do kiedy zgłosić umowę

By skorzystać z tej formy, trzeba spełnić ustawowe warunki. Mimo iż sama umowa najmu okazjonalnego nie musi być zawarta w formie aktu notarialnego, to w formie aktu notarialnego musi być zawarte oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji.

Zgodnie z art. 19a. Ust. 2. ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego, umowa najmu okazjonalnego musi zawierać:

1. notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu),
2. oświadczenie najemcy o lokalu, do którego się wyprowadzi na wypadek eksmisji (mieszkanie, w którym najemca ma zamieszkać w przypadku wykonania eksmisji),
3. oświadczenie właściciela lokalu „awaryjnego” o wyrażeniu zgody na przyjęcie najemcy do tego lokalu na wypadek eksmisji (wyrażenie zgody na zamieszkanie najemcy w lokalu wskazanym w oświadczeniu).

W przypadku zmiany awaryjnego lokalu (np. gdy jego właściciel straci tytuł prawny) najemca ma obowiązek wskazania nowego lokum na wypadek eksmisji w ciągu 21 dni od dowiedzenia się o zaistniałej zmianie.

Kluczowym warunkiem jest zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. - Brak zgłoszenie lub brak dochowania terminu sprawia, że nie majmy do czynienia z umową najmu okazjonalnego, ale zwykłą umową najmu - mówi Grzegorz Grochowina, szef Zespołu Zarządzania Wiedzą w Departamencie Podatkowym w KPMG w Polsce.

Zgodnie z art. 19b. Ust. 1. ustawy, właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

- Termin 14 dni na zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela wskazano w art. 19b ust. 1 ustawy, zgodnie z literalnym brzmieniem biegnie on od dnia rozpoczęcia najmu, a nie np. od dnia podpisania umowy. Przepis wiąże początek terminu z chwilą, od której najem rzeczywiście się rozpoczyna, a nie z momentem zawarcia umowy. Gdy strony podpiszą umowę najmu okazjonalnego wcześniej, a lokal zostanie wydany później – 14 dni powinno być liczone od rozpoczęcia najmu, czyli zwykle od dnia udostępnienia lokalu najemcy. W sytuacji, gdy umowa najmu okazjonalnego nie określa dnia rozpoczęcia najmu, to w praktyce można przyjąć, że 14-dniowy termin jej zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego biegnie od dnia wydania lokalu najemcy. Brzmienie przepisu nie usuwa jednak ryzyka odmiennej oceny ze strony organu podatkowego - mówi Piotr Jarzyński.

Jak rozliczyć najem okazjonalny

Organy podatkowe potwierdzają w interpretacjach, że przychody z najmu okazjonalnego rozlicza się tak jak klasyczne przychody z najmu, czyli ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Wiele osób ma co do tego wątpliwości, zwłaszcza gdy prowadzą dodatkowo działalność gospodarczą.  

Przykładowo dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 23 stycznia 2025 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.918.2024.2.MJ) rozpatrywał pytanie podatniczki, która wynajmuje dom należący do majątku osobistego. Dodatkowo prowadzi działalność gospodarczą niezwiązaną z najmem. Dyrektor KIS stwierdził, że nie ma podstaw, aby kwalifikować do pozarolniczej działalności gospodarczej (w rozumieniu art. 5a pkt 6 ustawy o PIT) czynności, które mieszczą się w zwykłym zarządzie własnym majątkiem. Jeśli przedmiotem najmu nie będą składniki majątku związane z działalnością gospodarczą, a umowy najmu nie będą zawierane w ramach działalności gospodarczej, to przychody z tytułu najmu okazjonalnego mogą zostać zaliczone do przychodów, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT  (tzw. najem prywatny). To oznacza, że należy je opodatkować ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki 8,5 proc. do kwoty 100 tys. zł, natomiast od nadwyżki ponad tę kwotę według stawki 12,5 proc..

- Zaliczki na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wpłaca się, co do zasady, co miesiąc, do 20. dnia następnego miesiąca, używając oznaczenia płatności PPE. Można też wybrać rozliczenie kwartalne. Wówczas zaliczkę wpłaca się do 20. dnia miesiąca po upływie kwartału. O wyborze kwartalnego sposobu opłacania ryczałtu podatnik informuje w zeznaniu PIT-28 składanym za rok podatkowy, w którym stosował kwartalny sposób opłacania ryczałtu. Deklarację roczną na druku PIT-28 składa do 30 kwietnia kolejnego roku - mówi dr Piotr Sekulski, doradca podatkowy, założyciel kancelarii Outsourced.pl.

Jak wyjaśnia Grzegorz Grochowina, przychodem z najmu jest co do zasady umówiony czynsz, który płaci najemca. Przychód powstaje w momencie, w którym wynajmujący faktycznie otrzyma pieniądze. - Jeśli ktoś przykładowo podpisał umowę najmu w marcu, a pieniądze otrzyma dopiero w październiku, to zaliczkę na ryczałt zapłaci za październik w terminie do 20 listopada - mówi.

Uwaga na zwolnienie z VAT

Jednocześnie dr Sekulski ostrzega, że osoba prowadząca działalność gospodarczą może stracić prawo do zwolnienia podmiotowego z VAT z tej działalności (do limitu 240 tys. zł), jeśli poza przychodami z działalności ma też przychody z najmu prywatnego. Nie ma znaczenia, że zgodnie z ustawą o PIT jest to najem poza działalnością gospodarczą, bo inaczej traktuje się go dla celów VAT. Problem wynika z różnic między definicją działalności gospodarczej dla celów VAT i dla celów podatku dochodowego. Osoba wynajmująca jedną nieruchomość (np. mieszkanie) nie jest uznawana za przedsiębiorcę według przepisów ustawy o PIT i może rozliczać tzw. najem prywatny. Inaczej będzie jednak na gruncie ustawy o VAT. Najem choćby jednej nieruchomości to świadczenia usług w ramach działalności gospodarczej, nawet gdy chodzi o prywatny majątek.

Potwierdzeniem takiego stanowiska jest m.in. interpretacja dyrektora KIS z 3 listopada 2023 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.470.2023.2.AMA). Dyrektor KIS wyjaśnił, że do limitu uprawniającego do zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, trzeba wliczać wartość sprzedaży uzyskanej z obu działalności gospodarczych łącznie (tj. wynajmu dwóch mieszkań oraz działalności w zakresie m.in. usług instalowania, naprawy i konserwacji oraz sprzedaży detalicznej).

- W praktyce coraz częściej zdarzają się czynności sprawdzające urzędów skarbowych dotyczące utraty prawa do zwolnienia podmiotowego z VAT (do limitu 240 tys. zł), w przypadku gdy podatnik osiąga też przychody z najmu. Chodzi o sytuacje, w których podatnik przekroczył limit 240 tys. zł z działalności i z najmu łącznie. Dla wielu osób to duże zaskoczenie - mówi dr Piotr Sekulski.