Przechowywanie faktur z KSeF w dokumentacji księgowej
Dla potrzeb prowadzenia ksiąg rachunkowych spółek z o.o. nie ma obowiązku drukowania faktur ustrukturyzowanych z KSeF. Wystarczające będzie posługiwanie się ich wersją elektroniczną, o ile przyjęty system zapewni prawidłową kontrolę dowodu księgowego, jego czytelność, trwałość, dostępność oraz jednoznaczne powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych. Drukowanie faktur może być stosowane pomocniczo, jeżeli ułatwia organizację pracy biura, ale nie powinno być traktowane jako obowiązek.
Prowadzę biuro rachunkowe, świadczę usługi księgowe na rzecz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, dla których prowadzę księgi rachunkowe, tj. pełną księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości. Spółki te otrzymują oraz wystawiają faktury ustrukturyzowane w KSeF. Faktury są dostępne w systemie w postaci elektronicznej. Czy konieczne będzie drukowanie faktur otrzymanych lub wystawionych w KSeF i przechowywanie ich w formie papierowej, czy też wystarczy przechowywanie w wersji elektronicznej? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Nie ma obowiązku drukowania faktur ustrukturyzowanych otrzymanych lub wystawionych w KSeF. Dla celów ksiąg rachunkowych wystarczająca będzie elektroniczna postać faktury ustrukturyzowanej, pod warunkiem że system księgowy lub przyjęty sposób archiwizacji pozwoli na jej odczyt, weryfikację, powiązanie z zapisem księgowym oraz udostępnienie w razie kontroli.
Nie ma wymogu drukowania
W przypadku spółek z o.o. prowadzących pełną księgowość podstawowe znaczenie mają przepisy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, czyli dowody źródłowe. Ustawa wymienia w tym zakresie m.in. dowody zewnętrzne obce, otrzymane od kontrahentów, oraz dowody zewnętrzne własne, przekazywane kontrahentom. Faktura ustrukturyzowana wystawiona albo otrzymana przy użyciu KSeF będzie takim dowodem źródłowym, jeżeli dokumentuje rzeczywistą operację gospodarczą i zawiera dane wymagane przepisami.
Istotne jest, że ustawa o rachunkowości nie uzależnia ważności dowodu księgowego od jego papierowej postaci. Przepisy wymagają, aby dowód księgowy był rzetelny, kompletny oraz wolny od błędów rachunkowych. Wynika to z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że dla celów rachunkowych kluczowe jest to, czy dokument prawidłowo potwierdza operację gospodarczą, a nie to, czy został wydrukowany.
Faktura ustrukturyzowana z KSeF ma postać elektroniczną, co do zasady w formacie XML. Jest to format techniczny, przeznaczony do przetwarzania przez systemy informatyczne. Taki plik może nie być czytelny dla człowieka bez odpowiedniego narzędzia, dlatego programy księgowe lub systemy do obsługi KSeF powinny umożliwiać jego wizualizację, czyli przedstawienie danych faktury w czytelnej formie. Nie oznacza to jednak, że wizualizacja musi zostać wydrukowana i przechowywana w segregatorze. Wizualizacja jest jedynie technicznym sposobem odczytania treści faktury, natomiast właściwym dokumentem pozostaje faktura ustrukturyzowana w postaci elektronicznej.
W praktyce oznacza to, że w biurze rachunkowym obsługującym spółki z o.o. nie trzeba drukować faktur z KSeF wyłącznie po to, aby mogły być one podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Wystarczające będzie, aby faktury były dostępne elektronicznie, możliwe do odtworzenia i powiązane z zapisami księgowymi. Może to nastąpić np. przez import faktur z KSeF do programu księgowego, zapisanie numeru KSeF, identyfikatora dokumentu, numeru faktury, daty wystawienia, danych kontrahenta i wartości operacji albo przez inne rozwiązanie zapewniające jednoznaczne powiązanie dokumentu z dekretacją i zapisem w księgach.
Ma to znaczenie także z punktu widzenia art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wymaga, aby sposób dokonywania zapisów w dzienniku umożliwiał ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Przy fakturach z KSeF powiązanie to nie musi polegać na dołączeniu papierowego wydruku do dokumentacji księgowej. Wystarczające będzie rozwiązanie elektroniczne, które pozwoli ustalić, na podstawie której faktury dokonano konkretnego zapisu księgowego.
Należy więc odróżnić samą fakturę od jej wizualizacji. Fakturą ustrukturyzowaną jest dokument elektroniczny w odpowiednim formacie, przesłany i obsługiwany w KSeF. Wydruk albo podgląd faktury jest jedynie odwzorowaniem danych zawartych w pliku. Może być pomocny organizacyjnie, np. przy kontroli merytorycznej dokumentów, akceptacji kosztów, opisie faktury albo w pracy biura rachunkowego, które nie wdrożyło pełnego elektronicznego obiegu dokumentów. Nie jest jednak samodzielnym warunkiem uznania faktury za dowód księgowy.
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat
Dodatkowo trzeba wskazać, że KSeF pełni również funkcję systemu przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT wynika, że faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Chociaż jest to regulacja z ustawy o VAT, ma ona praktyczne znaczenie również dla ksiąg rachunkowych, ponieważ potwierdza, że faktura z KSeF funkcjonuje jako dokument elektroniczny i nie wymaga przekształcenia w dokument papierowy.
Z perspektywy ustawy o rachunkowości najważniejsze będzie więc odpowiednie zorganizowanie obiegu i kontroli dokumentów. Biuro rachunkowe powinno zapewnić, aby faktura z KSeF była możliwa do odczytania, sprawdzenia, zatwierdzenia i powiązania z zapisem w księgach rachunkowych. W praktyce warto, aby procedura księgowa określała, w jaki sposób faktury są pobierane z KSeF, kto dokonuje ich kontroli merytorycznej, jak następuje ich akceptacja, w jaki sposób są dekretowane oraz gdzie przechowywana jest informacja pozwalająca powiązać zapis księgowy z konkretną fakturą.
Podsumowując, dla potrzeb prowadzenia ksiąg rachunkowych spółek z o.o. nie będzie obowiązku drukowania faktur ustrukturyzowanych z KSeF. Wystarczające będzie posługiwanie się ich wersją elektroniczną, o ile przyjęty system zapewni prawidłową kontrolę dowodu księgowego, jego czytelność, trwałość, dostępność oraz jednoznaczne powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych. Drukowanie faktur może być stosowane pomocniczo, jeżeli ułatwia organizację pracy biura, ale nie powinno być traktowane jako obowiązek wynikający z przepisów o prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
