Faktura wystawiona 30 kwietnia, a przesłana do KSeF 1 maja. Co z obowiązkiem podatkowym?
Prowadzę firmę budowlaną. Faktura została sporządzona w programie księgowym 30 kwietnia 2026 r. i taka sama data została wskazana na fakturze jako data jej wystawienia. Faktura została jednak przesłana do KSeF dopiero 1 maja 2026 r. Czy za datę wystawienia należy uznać datę wskazaną na fakturze, tj. 30 kwietnia 2026 r., czy datę jej przesłania do KSeF, tj. 1 maja 2026 r.? W konsekwencji czy podatek należny wykazać w JPK_V7 za kwiecień, czy za maj 2026 r.? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
W przedstawionym stanie faktycznym podatek należny wynikający z faktury dokumentującej wykonanie robót budowlanych powinien zostać wykazany w rozliczeniu VAT za kwiecień 2026 r. W mojej ocenie, dla potrzeb ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego decydujące znaczenie ma w tym przypadku data wskazana na fakturze jako data jej wystawienia, tj. 30 kwietnia 2026 r., a nie data późniejszego przesłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, tj. 1 maja 2026 r.
Usługi budowlane - obowiązek podatkowy
Punktem wyjścia dla rozstrzygnięcia przedstawionej wątpliwości są przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego. Co do zasady, zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jest to jednak zasada ogólna, od której ustawodawca przewidział szereg wyjątków. Jednym z takich wyjątków są szczególne zasady dotyczące usług budowlanych oraz budowlano-montażowych.
Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w art. 106b ust. 1 tej ustawy, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych. Oznacza to, że w przypadku usług budowlanych świadczonych na rzecz podatnika VAT ustawodawca powiązał moment powstania obowiązku podatkowego nie bezpośrednio z datą wykonania usługi, ale z datą wystawienia faktury dokumentującej tę usługę. Jest to regulacja szczególna względem zasady ogólnej i jako taka ma pierwszeństwo stosowania w odniesieniu do usług objętych jej zakresem.
W konsekwencji, jeżeli podatnik wykonuje usługę budowlaną lub budowlano-montażową na rzecz innego podatnika i ma obowiązek wystawienia faktury, to zasadniczo moment powstania obowiązku podatkowego należy ustalić według daty wystawienia tej faktury. Data wykonania usługi ma oczywiście znaczenie dla ustalenia terminu, w jakim faktura powinna zostać wystawiona, natomiast dla samego momentu powstania obowiązku podatkowego, przy prawidłowym i terminowym wystawieniu faktury, decydująca pozostaje data jej wystawienia.
Jednocześnie należy zwrócić uwagę na art. 19a ust. 7 ustawy o VAT. Przepis ten reguluje sytuację, w której podatnik nie wystawi faktury albo wystawi ją z opóźnieniem. W takich przypadkach, między innymi w odniesieniu do usług wskazanych w art. 19a ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4 ustawy. W odniesieniu do usług budowlanych i budowlano-montażowych termin ten został określony w art. 106i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem fakturę dokumentującą usługi budowlane lub budowlano-montażowe, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy, należy wystawić nie później niż 30. dnia od dnia wykonania tych usług.
Zestawienie powyższych przepisów prowadzi do wniosku, że w przypadku usług budowlanych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, jeżeli faktura została wystawiona prawidłowo i w ustawowym terminie. Dopiero w przypadku braku faktury albo jej wystawienia po terminie obowiązek podatkowy powstaje z upływem ustawowego terminu do jej wystawienia. W przedstawionej sprawie problem nie dotyczy jednak przekroczenia terminu wystawienia faktury w rozumieniu art. 106i ustawy o VAT, ale ustalenia, którą datę należy uznać za datę wystawienia faktury w sytuacji, gdy faktura została sporządzona z datą 30 kwietnia 2026 r., natomiast przesłana do KSeF w dniu 1 maja 2026 r.
Data wystawienia faktury w KSeF
W tym zakresie należy odnieść się do przepisów dotyczących faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu e-Faktur. Zasadą wynikającą z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT jest to, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Przepis ten ustanawia ogólną regułę dla standardowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. W typowej sytuacji podatnik wystawia fakturę poprzez przesłanie jej do systemu, a data wskazana w fakturze jako data wystawienia odpowiada dacie jej przesłania do KSeF.
Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji data przesłania faktury do KSeF musi automatycznie przesądzać o dacie jej wystawienia dla wszystkich celów podatkowych. Ustawodawca przewidział bowiem szczególne rozwiązania dla przypadków, w których faktura jest wystawiana w innym trybie niż standardowe bieżące wystawienie w KSeF, a następnie dopiero przesyłana do tego systemu. W analizowanym stanie faktycznym szczególne znaczenie ma art. 106nda ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT, za datę wystawienia faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 tej ustawy, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Przepis ten wprost przesądza, że w odniesieniu do faktur wystawianych w trybie określonym w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury jest data wskazana przez podatnika na fakturze jako data jej wystawienia. Innymi słowy, w takim przypadku decydujące znaczenie ma data wykazana na fakturze, a nie późniejsza data jej technicznego przesłania do KSeF.
W przedstawionym stanie faktycznym faktura sprzedaży dokumentująca wykonanie robót budowlanych została sporządzona w programie księgowym w dniu 30 kwietnia 2026 r. Na fakturze jako data wystawienia również została wskazana data 30 kwietnia 2026 r. Faktura została następnie przesłana do KSeF w dniu 1 maja 2026 r. Skoro zatem faktura została wystawiona z datą 30 kwietnia 2026 r., a ta data została wskazana na fakturze jako data jej wystawienia, to w świetle art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT należy uznać, że dla potrzeb ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego datą wystawienia faktury jest właśnie 30 kwietnia 2026 r.
Nie można w tej sytuacji przyjąć, że samo przesłanie faktury do KSeF w dniu 1 maja 2026 r. powoduje automatyczne przesunięcie obowiązku podatkowego na maj 2026 r. Takie stanowisko pomijałoby szczególną regulację wynikającą z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT. O ile art. 106na ust. 1 ustawy o VAT wprowadza ogólną zasadę, zgodnie z którą fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, o tyle art. 106nda ust. 10 ustanawia regułę szczególną dla faktur objętych zakresem tego przepisu. W takim przypadku za datę wystawienia należy uznać datę wskazaną przez podatnika na fakturze, a więc datę wynikającą z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
Kiedy rozliczyć podatek należny
Z punktu widzenia rozliczenia podatku należnego istotne jest zatem rozróżnienie pomiędzy datą wystawienia faktury a datą jej przesłania do KSeF. W określonych sytuacjach daty te mogą być tożsame, zwłaszcza przy standardowym wystawianiu faktury ustrukturyzowanej bezpośrednio w systemie. Nie jest jednak wykluczone, że faktura zostanie wystawiona z określoną datą, a następnie przesłana do KSeF w dniu następnym. Jeżeli przepisy przewidują, że w takim przypadku datą wystawienia faktury jest data wskazana na fakturze, to późniejsze przesłanie dokumentu do KSeF nie zmienia momentu powstania obowiązku podatkowego.
W analizowanej sprawie decydujące znaczenie ma to, że świadczone usługi mają charakter robót budowlanych. Dla tego rodzaju usług, zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Jeżeli więc za datę wystawienia faktury należy uznać 30 kwietnia 2026 r., to obowiązek podatkowy powstał właśnie w tym dniu. Oznacza to, że podatek należny powinien zostać rozliczony w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli w kwietniu 2026 r.
W konsekwencji należy uznać, że obowiązek podatkowy z tytułu wykonanych robót budowlanych powstał 30 kwietnia 2026 r. W tym dniu została bowiem wystawiona faktura dokumentująca te usługi, a data ta została wskazana na fakturze jako data jej wystawienia. Późniejsze przesłanie faktury do KSeF 1 maja 2026 r. nie powinno w opisanym przypadku wpływać na przesunięcie momentu powstania obowiązku podatkowego na maj 2026 r.
Mając powyższe na uwadze, podatek należny wynikający z tej faktury powinien zostać wykazany w JPK_V7 za kwiecień 2026 r. Rozliczenie podatku należnego w maju 2026 r. mogłoby zostać uznane za nieprawidłowe, ponieważ nie odpowiadałoby szczególnej zasadzie powstania obowiązku podatkowego przewidzianej dla usług budowlanych oraz zasadzie ustalania daty wystawienia faktury wynikającej z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT. Ostatecznie zatem prawidłowym okresem rozliczeniowym dla podatku należnego z tej faktury jest kwiecień 2026 r.
