Karty lunchowe - jak rozliczyć niedozwolone wydatki

Pokrycie pracownikowi przez inny podmiot niedozwolonego wydatku, dokonanego przy użyciu karty lunchowej, nie stanowi przychodu tego pracownika. Po stronie pracodawcy nie powstanie obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Potwierdza to skarbówka w niedawnej interpretacji. Eksperci podkreślają, że świadczenie od operatora karty, polegające na tymczasowym pokryciu „zakazanego” wydatku, ma charakter zwrotny. Użytkownik karty nie uzyska trwałej korzyści majątkowej.

Karty lunchowe to coraz powszechniejsze rozwiązanie. Wciąż pojawia się jednak wiele wątpliwości, jak je rozliczyć. Takie wątpliwości miała też spółka, która planuje wprowadzić pozapłacowy benefit pracowniczy w postaci karty przedpłaconej na zakup posiłków, czyli tzw. karty lunchowe. Chce odliczyć od podstawy wymiaru składek na ubezpieczania emerytalne i rentowe wartość posiłków dobrowolnie finansowanych za pomocą kart lunchowych na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. 

Spółka planuje zawrzeć umowę z podmiotem zewnętrznym, odpowiedzialnym za obsługę w jej imieniu kart lunchowych, rozliczeń środków i weryfikacji dokonywanych przez pracowników zakupów za pomocą kart lunchowych. Operator będzie pobierał od spółki wynagrodzenie z tytułu usługi polegającej na przygotowaniu i udostępnieniu programu benefitowego oraz administrowaniu nim. Pracownik przystępujący do programu złoży oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem i otrzyma kartę lunchową, którą następnie będzie musiał aktywować poprzez aplikację udostępnianą przez operatora. Każda karta lunchowa będzie przypisana do określonego pracownika.

Pracownicy muszą rozliczać każdą płatność

Pracownicy, którzy przystąpią do programu, będą otrzymywali co miesiąc świadczenie w postaci cyklicznego zasilenia przez spółkę karty środkami pieniężnymi. Będą zobowiązani do rozliczania każdej płatności dokonanej kartą przedpłaconą, fotografując paragon i wgrywając zdjęcie paragonu do aplikacji udostępnianej przez operatora, która umożliwi spółce kontrolę, czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.

Spółka powzięła pewne wątpliwości i skierowała wniosek o interpretację indywidualną, czy zakup przez pracownika za pomocą karty lunchowej produktu niedozwolonego (zgodnie z regulaminem) lub niewprowadzenie do aplikacji zdjęcia paragonu, co skutkuje pokryciem wydatku przez operatora, nie powoduje ubytku środków pochodzących z zasilenia karty lunchowej przez spółkę. Powstała wątpliwość, czy prowadzi to do powstania po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT w zakresie nieprawidłowo wydatkowanych środków? Spółka zapytała, czy w takiej sytuacji jako płatnik ma obowiązek obliczyć i pobrać zaliczkę.

Jej zdaniem, wartość wydatków z karty lunchowej, stanowiących wydatek niezgodny z regulaminem, nie spowoduje powstania po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Ponadto, spółka uważa, że zdarzenie to nie prowadzi do powstania po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy. Spółka nie ma obowiązku obliczenia i pobrania zaliczki od takich zdarzeń.

W interpretacji z 27 marca br. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko podatnika za prawidłowe (nr 0112-KDIL2-1.4011.88.2026.1.DJ).

Stwierdził, że skoro spółka nie jest podmiotem dokonującym świadczeń na rzecz pracowników w postaci pokrycia zakupu produktu niezgodnie z regulaminem (bowiem pokrywa je operator ze swoich środków), to po stronie pracowników nie powstanie przychód. W związku z powyższym, po stronie spółki nie powstanie obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od tych zdarzeń.

Eksperci: Interpretacja jest korzystna

- Interpretacja potwierdza korzystne dla pracodawców podejście do opodatkowania benefitów w postaci kart przedpłaconych i prawidłowo odwołuje się do pojęcia przychodu. Abyśmy mogli mówić o przychodzie do opodatkowania, wydatek musi mieć charakter definitywny. W przypadku wydatkowania przez pracownika środków pieniężnych niezgodnie z regulaminem, jest on zobowiązany do zwrotu pieniędzy. Nie uzyskuje on zatem trwałego przysporzenia do opodatkowania, przychód zatem nie powstaje. Nie dochodzi również do nieodpłatnego świadczenia ze strony pracodawcy na rzecz pracownika, albowiem środki pieniężne nieprawidłowo wydatkowane obciążają operatora programu, a nie pracodawcę - podkreśla Agnieszka Zachorska, doradca podatkowy Kancelaria Pietrusiński sp.k.

Zauważa, że nieprawidłowe wydatkowanie środków pieniężnych przez pracownika jest tymczasowo finansowane ze środków własnych operatora, a pracownik staje się dłużnikiem tego operatora.

- Mechanizm, w którym pracownik jest zobowiązany do zwrotu nienależnie wydatkowanych środków bezpośrednio na rzecz operatora (a nie pracodawcy), ucina wszelkie powiązania ze stosunkiem pracy w zakresie tych konkretnych transakcji. W rezultacie nie powstaje przychód ze stosunku pracy. Pracodawca zatem nie pełni roli płatnika - komentuje Agnieszka Zachorska.

Świadczenie jest zwrotne, więc nie ma przychodu

Na kwestie ubezpieczeń społecznych w takiej sytuacji wskazuje kolejny ekspert.

- Wyłączenie z podstawy oskładkowania wartości posiłków finansowanych przez pracodawcę to jedna z preferencji składkowych o potencjalnie najszerszym zastosowaniu. Od dłuższego czasu ZUS stoi jednak na restrykcyjnym stanowisku: aby skorzystać z wyłączenia, pracodawca musi ściśle kontrolować, czy środki z kart lunchowych są wydawane wyłącznie na gotowe posiłki. By sprostać tym wymaganiom, pracodawcy sięgają po rozwiązania cyfrowe pozwalające na bieżąco monitorować wydatki pracowników. Tak stało się również w opisywanym przypadku - podkreśla Maciej Jankowski, doradca podatkowy z kancelarii Paczuski Taudul.

Zwraca on uwagę na fakt, że wdrażając rozwiązanie oczekiwane przez ZUS, wnioskodawca postanowił upewnić się, że żadne nieprzyjemności nie spotkają go również ze strony urzędu skarbowego.

- Pytanie dotyczyło specyficznej sytuacji: czy jeśli pracownik kupi produkt niedozwolony (np. proszek do prania) lub nie wgra zdjęcia paragonu, a koszt transakcji tymczasowo pokryje operator, to po stronie pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy? W mojej ocenie nie budzi wątpliwości, że w analizowanej sytuacji o żadnym przychodzie – ani ze stosunku pracy, ani z jakiegokolwiek innego źródła – nie może być mowy. Świadczenie od operatora polegające na tymczasowym pokryciu „zakazanego” wydatku ma bowiem charakter zwrotny. Użytkownik karty nie uzyska więc trwałej korzyści majątkowej. W tym zakresie karta lunchowa będzie więc działała niemal identycznie jak karta kredytowa - podkreśla Maciej Jankowski.