Skutki błędów przy stosowaniu KSeF - kiedy możliwa jest kara

Jestem przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w Polsce i muszę korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przy wystawianiu i odbieraniu faktur. Nie czuję się jednak pewnie w obsłudze komputera ani nowych systemów elektronicznych, dlatego obawiam się, że na początku mogę popełniać błędy, np. źle wystawić fakturę, nieprawidłowo ją przesłać do KSeF albo nie zrozumieć komunikatów systemu. Jakie mogą być skutki prawne i podatkowe takich błędów? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Do końca 2026 roku nie będzie Pan ponosił odpowiedzialności za ewentualne błędy. Natomiast w 2027 roku za naruszenia obowiązków związanych z KSeF mogą być nakładane administracyjne kary pieniężne, których wysokość będzie zależeć od wartości faktury.

Okres ochronny do końca 2026

Przejście na zupełnie nowy model dokumentowania sprzedaży jest ogromną zmianą, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy nie czują się pewnie w świecie nowych technologii. Chciałbym jednak Pana uspokoić: przepisy oraz oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów wskazują, że system ten został zaprojektowany z myślą o stopniowym wdrażaniu, a ustawodawca przewidział liczne mechanizmy chroniące przedsiębiorców przed skutkami początkowych pomyłek.

Najważniejszą informacją, która powinna rozwiać Pana obawy o błędy popełniane na samym początku, jest fakt, że cały rok 2026 został uznany za okres ochronny. W kontekście skutków takich błędów istotne znaczenie ma praktyka stosowania KSeF oraz stanowisko organów państwowych, które zostało przedstawione m.in. w odpowiedzi Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów na interpelację poselską nr 15834. W interpelacji tej zwrócono uwagę na wątpliwości dotyczące odpowiedzialności za nieprzesłanie faktury do KSeF, zwłaszcza w sytuacjach niedostępności systemu.

Podsekretarz Stanu wyjaśnił, że wdrożenie KSeF oznacza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które co do zasady są przesyłane do systemu w czasie rzeczywistym w tzw. trybie online. Jednocześnie podkreślono, że w praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których przesłanie faktury do KSeF w czasie rzeczywistym nie będzie możliwe – np. z powodu awarii systemu, jego niedostępności albo problemów technicznych po stronie podatnika. Z tego względu przewidziano specjalne procedury awaryjne, określane ogólnie jako tryb offline.

W ramach systemu KSeF 2.0 funkcjonują różne warianty tego trybu. Wskazuje się m.in.:

• · tryb offline24,
• · tryb offline związany z niedostępnością KSeF,
• · tryb na wypadek awarii systemu KSeF,
• · a także szczególną sytuację tzw. awarii całkowitej KSeF, która może być ogłaszana publicznie.

W zależności od rodzaju niedostępności systemu, przepisy przewidują różne terminy na późniejsze przesłanie faktury do KSeF oraz różne zasady jej udostępnienia nabywcy. Oznacza to, że sam system został zaprojektowany w taki sposób, aby nie blokować obrotu gospodarczego w przypadku problemów technicznych.

Kluczowe znaczenie dla oceny skutków błędów ma jednak kwestia sankcji. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, art. 106ni ustawy o VAT przewiduje administracyjne kary pieniężne za naruszenie obowiązków związanych z KSeF. Kara taka może zostać nałożona przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji. Jej wysokość zależy od wartości faktury – w przypadku faktury z wykazanym podatkiem VAT kara jest powiązana z kwotą podatku, natomiast w przypadku faktur bez VAT – z kwotą należności ogółem.

Jednocześnie bardzo istotne jest to, że ustawodawca wyraźnie rozdziela odpowiedzialność administracyjną od karnej skarbowej. W art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT wskazano, że w przypadku naruszeń związanych z KSeF nie będą wszczynane postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Oznacza to, że błędy związane z KSeF – nawet jeśli stanowią naruszenie obowiązków technicznych lub formalnych – nie powinny prowadzić do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Dodatkowo, co szczególnie istotne w okresie wdrażania systemu, Ministerstwo Finansów wskazało, że w 2026 r. podatnicy nie będą narażeni na sankcje finansowe związane z naruszeniem obowiązków KSeF. Oznacza to swoisty okres przejściowy i adaptacyjny, w którym celem jest przede wszystkim nauka i dostosowanie się do nowych obowiązków, a nie ich represyjne egzekwowanie.

Kary pieniężne od 1 stycznia 2027

Dopiero od 1 stycznia 2027 r. mają zacząć obowiązywać realne kary pieniężne przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT. Jednocześnie podkreślono, że nawet wtedy sankcje nie będą nakładane automatycznie. Organ podatkowy będzie zobowiązany brać pod uwagę wagę naruszenia oraz jego okoliczności. Oznacza to tzw. miarkowanie kary – czyli indywidualną ocenę sytuacji podatnika. W praktyce oznacza to, że inne konsekwencje mogą spotkać osobę, która systematycznie ignoruje obowiązki KSeF, a inne przedsiębiorcę, który popełnił pojedynczy błąd np. z powodu problemów technicznych, braku wiedzy lub trudności w obsłudze systemu.

Co więcej, organy podatkowe będą mogły w określonych sytuacjach odstąpić od nałożenia kary, jeśli uznają, że naruszenie było nieznaczne lub usprawiedliwione okolicznościami faktycznymi, np. awarią systemu czy realnymi trudnościami technicznymi po stronie podatnika.

W praktyce oznacza to, że błędy początkującego przedsiębiorcy korzystającego z KSeF – takie jak nieprawidłowe wystawienie faktury, opóźnienie w jej przesłaniu czy problemy z obsługą systemu – co do zasady nie powinny skutkować odpowiedzialnością karną skarbową. Potencjalne ryzyko dotyczy przede wszystkim sankcji administracyjnych w przyszłości, przy czym ich zastosowanie będzie zależało od konkretnej sytuacji i oceny organu podatkowego.

Podsumowując, obecna sytuacja prawna jest dla Pana bardzo korzystna. Ma Pan cały 2026 rok na naukę obsługi KSeF bez żadnego ryzyka finansowego. Zachęcam Pana do potraktowania tego okresu jako czasu na spokojne zapoznanie się z aplikacją. Może Pan również rozważyć upoważnienie swojego biura rachunkowego do wystawiania faktur w Pana imieniu, co pozwoliłoby całkowicie zdjąć z Pana barków kwestie techniczne. Proszę pamiętać, że ewentualne trudności z opanowaniem nowej technologii są przez Ministerstwo Finansów dostrzegane i będą brane pod uwagę jako okoliczności łagodzące w przyszłości.

Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy