Termin odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF

Jestem czynnym podatnikiem VAT. W ramach działalności gospodarczej nabywam towary i usługi od kontrahentów, którzy – zgodnie z obowiązującymi przepisami – powinni wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF. Może jednak dojść do sytuacji, w której otrzymam od kontrahenta fakturę wystawioną poza systemem KSeF, tj. w formie papierowej lub elektronicznej (np. w formacie PDF). W jakim momencie przysługuje mi prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych poza systemem KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

W opisanej sytuacji momentem, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego z otrzymanych od kontrahentów faktur zakupowych wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, będzie chwila faktycznego otrzymania takiej faktury (o ile zostaną spełnione pozostałe warunki do odliczenia VAT).

Kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT

W odpowiedzi na Pana pytanie dotyczące momentu, w którym przysługuje Panu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), należy wskazać, że zagadnienie to powinno zostać ocenione w oparciu o ogólne zasady odliczania podatku naliczonego wynikające z ustawy o VAT, przy jednoczesnym uwzględnieniu regulacji dotyczących obligatoryjnego KSeF, które wejdą w życie w najbliższych latach.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przysługuje Panu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przepis ten wyraża jedną z fundamentalnych zasad systemu VAT – zasadę neutralności, zgodnie z którą ciężar podatku powinien obciążać ostatecznego konsumenta, a nie podatnika prowadzącego działalność opodatkowaną.

Z kolei art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT stanowi, że kwotę podatku naliczonego stanowi w szczególności suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Oznacza to, że faktura jest podstawowym dokumentem warunkującym możliwość realizacji prawa do odliczenia, przy czym sama jej forma (papierowa, elektroniczna czy ustrukturyzowana) nie została uznana za element determinujący to prawo.

Kluczowe znaczenie dla określenia momentu, w którym może Pan skorzystać z prawa do odliczenia, mają art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b ustawy VAT. Z przepisów tych wynika, że prawo do obniżenia podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał Pan fakturę.

W praktyce oznacza to, że ustawodawca wprowadza dwa warunki kumulatywne:

• po pierwsze – musi powstać obowiązek podatkowy u sprzedawcy,
• po drugie – musi Pan faktycznie otrzymać fakturę dokumentującą transakcję.

Dopiero spełnienie obu tych przesłanek umożliwia realizację prawa do odliczenia VAT.

Można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF 

Jednocześnie należy podkreślić, że art. 88 ustawy VAT zawiera zamknięty katalog sytuacji, w których prawo do odliczenia podatku naliczonego jest wyłączone. Wśród tych przesłanek nie wskazano sytuacji, w której faktura została wystawiona poza KSeF, mimo obowiązku jej ujęcia w tym systemie przez sprzedawcę. Oznacza to, że ustawodawca nie uzależnił prawa do odliczenia od spełnienia wymogów technicznych dotyczących sposobu wystawienia faktury, lecz od jej materialnej poprawności oraz związku z rzeczywistą transakcją.

W związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r. (z uwzględnieniem przepisów przejściowych przewidzianych w art. 145l i 145m ustawy VAT), zasadą będzie wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej. Jednocześnie jednak ustawodawca przewidział okresy przejściowe oraz sytuacje szczególne (np. awarie systemu – art. 106ng ustawy VAT), w których dopuszczalne będzie wystawianie faktur w formie papierowej lub elektronicznej.

W przedstawionym przez Pana stanie faktycznym może dojść do sytuacji, w której kontrahent, mimo obowiązku stosowania KSeF, wystawi fakturę poza systemem i przekaże ją bezpośrednio Panu (np. w formacie PDF lub w wersji papierowej). W takim przypadku należy jednoznacznie wskazać, że:

• taka faktura stanowi dokument mogący być podstawą odliczenia VAT, o ile odzwierciedla rzeczywistą transakcję,
• brak jej wystawienia w KSeF przez kontrahenta nie pozbawia Pana prawa do odliczenia podatku naliczonego,
• przepisy ustawy VAT nie uzależniają prawa do odliczenia od technicznego sposobu wystawienia faktury.

Dodatkowo należy zauważyć, że zgodnie z art. 106gb ustawy VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną w momencie nadania jej numeru identyfikującego w KSeF. W przypadku faktur otrzymanych poza systemem ustawodawca nie zdefiniował odrębnego momentu „otrzymania”, dlatego należy przyjąć, że jest to moment faktycznego wejścia dokumentu do Pana dyspozycji, np. otrzymania wiadomości e-mail lub doręczenia przesyłki.

W konsekwencji, w odniesieniu do momentu realizacji prawa do odliczenia VAT, należy przyjąć, że:

• prawo to powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktura została faktycznie otrzymana,
• dodatkowo musi istnieć obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy,
• brak jest znaczenia dla tego momentu późniejszego ujęcia faktury w KSeF przez kontrahenta.

Ewentualne późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie wpływa na moment powstania prawa do odliczenia, ponieważ przepisy ustawy VAT wiążą to prawo wyłącznie z momentem otrzymania faktury oraz powstania obowiązku podatkowego, a nie z jej technicznym sposobem wystawienia.

W przedstawionej sytuacji przysługuje Panu prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych poza KSeF, mimo że kontrahenci – co do zasady – są zobowiązani do ich wystawiania w tym systemie. Warunkiem skorzystania z tego prawa jest wykorzystywanie nabytych towarów i usług do działalności opodatkowanej, powstanie obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy, faktyczne otrzymanie faktury oraz brak wystąpienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy VAT.

Dwa warunki: powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy i posiadanie faktury 

Momentem, od którego może Pan zrealizować prawo do odliczenia, jest okres rozliczeniowy, w którym łącznie spełnione są dwa warunki: powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy oraz faktycznie otrzymał Pan fakturę – niezależnie od tego, czy została ona wystawiona w KSeF, czy poza nim.

Dodatkowo należy wskazać, że przedstawione stanowisko znajduje potwierdzenie w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 marca 2026 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.26.2026.1.DS.

Organ podatkowy potwierdził w niej, że prawo do odliczenia VAT powstaje co do zasady w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta pozostaje aktualna również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Jednocześnie wskazano, że dla realizacji prawa do odliczenia konieczne jest spełnienie łącznie podstawowych warunków: powstanie obowiązku podatkowego, faktyczne nabycie towarów lub usług oraz posiadanie faktury dokumentującej transakcję.

Organ potwierdził również, że faktura wystawiona poza KSeF nie pozbawia prawa do odliczenia VAT, o ile dokumentuje rzeczywistą transakcję. Kluczowe znaczenie ma moment jej faktycznego otrzymania, który wyznacza początek prawa do odliczenia, natomiast późniejsze ujęcie faktury w KSeF pozostaje bez wpływu na to prawo.