Biuro rachunkowe a uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF
Prowadzę biuro rachunkowe. W umowach klienci upoważniają biuro do wystawiania faktur w ich imieniu i na ich rzecz, w tym do działania jako podmiot technicznie obsługujący proces fakturowania w KSeF. Pracownicy biura przygotowują oraz wystawiają faktury sprzedażowe klientów biura (tzw. moich klientów) w ich imieniu, korzystając z infrastruktury systemowej biura oraz narzędzi do obsługi KSeF. Czy dostęp do KSeF oraz uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu klientów muszą być nadawane indywidualnie każdemu pracownikowi biura rachunkowego? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
W przedstawionym modelu nie istnieje obowiązek nadawania uprawnień każdemu pracownikowi biura rachunkowego odrębnie przez klientów. Wystarczające jest nadanie uprawnień na poziomie samego biura rachunkowego jako podmiotu, przy jednoczesnej możliwości dalszego delegowania tych uprawnień w ramach jego wewnętrznej struktury organizacyjnej.
Uprawnienia dla biura
W odniesieniu do przedstawionego zagadnienia dotyczącego zasad nadawania uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) w sytuacji, gdy biuro rachunkowe wystawia faktury w imieniu swoich klientów, wskazać należy, że system KSeF został zaprojektowany w sposób umożliwiający elastyczne zarządzanie dostępami, uwzględniający realia funkcjonowania podmiotów świadczących usługi księgowe i rachunkowe.
W opisanym modelu działalności biuro rachunkowe realizuje na rzecz swoich klientów czynności związane z wystawianiem faktur sprzedażowych w ich imieniu, w oparciu o udzielone przez klientów upoważnienia. W praktyce oznacza to, że biuro działa jako podmiot technicznie obsługujący proces fakturowania w systemie KSeF, wykorzystując w tym celu własną infrastrukturę organizacyjną oraz pracowników, którzy wykonują czynności operacyjne związane z wystawianiem dokumentów.
W tym kontekście pojawia się kwestia, czy konieczne jest nadawanie uprawnień do KSeF każdemu pracownikowi biura rachunkowego indywidualnie przez każdego klienta, czy też dopuszczalne jest rozwiązanie bardziej scentralizowane, polegające na nadaniu uprawnień bezpośrednio biuru jako podmiotowi.
Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Należy wskazać, że konstrukcja systemu KSeF przewiduje możliwość nadawania uprawnień zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom niebędącym osobami fizycznymi. Oznacza to, że podatnik może nadać uprawnienia bezpośrednio biuru rachunkowemu jako podmiotowi, bez konieczności identyfikowania i wskazywania poszczególnych pracowników tego biura już na etapie nadawania dostępu do systemu.
Zobacz też w LEX: KSeF - modele współpracy klienta z biurem rachunkowym >
W praktyce oznacza to, że uprawnienie może zostać przypisane całemu biuru rachunkowemu jako organizacji, która następnie w ramach swojej wewnętrznej struktury zarządza dostępem do systemu KSeF. Dopiero na tym etapie biuro rachunkowe decyduje, które osoby fizyczne w jego strukturze organizacyjnej będą faktycznie wykonywały czynności związane z wystawianiem faktur w imieniu klientów.
Delegowanie uprawnień
Co istotne, w okresie obowiązkowego funkcjonowania KSeF przewidziano również możliwość delegowania uprawnień przez podmiot uprawniony. Oznacza to, że biuro rachunkowe, które otrzymało uprawnienia od swoich klientów, może następnie wskazać osoby fizyczne – swoich pracowników – którym przyzna dostęp do systemu i które będą w praktyce realizowały czynności operacyjne związane z wystawianiem i obsługą faktur.
Tym samym model organizacyjny przewidziany w KSeF zakłada dwustopniową strukturę dostępu. Na pierwszym poziomie podatnik nadaje uprawnienie biuru rachunkowemu jako podmiotowi. Na drugim poziomie biuro rachunkowe samodzielnie zarządza dostępami wewnętrznymi i decyduje, którzy pracownicy będą faktycznie korzystać z systemu.
Czytaj też w LEX: Nadawanie uprawnień pierwotnych i wtórnych w KSeF >
Takie rozwiązanie odpowiada realiom funkcjonowania biur rachunkowych, które obsługują wielu klientów jednocześnie i realizują na ich rzecz szeroki zakres czynności księgowych i administracyjnych. Wymóg indywidualnego nadawania uprawnień każdemu pracownikowi biura przez każdego klienta prowadziłby do nadmiernego skomplikowania procesu i byłby sprzeczny z celem wdrożenia KSeF, jakim jest uproszczenie i automatyzacja obiegu faktur w obrocie gospodarczym.
W konsekwencji należy uznać, że w przedstawionym modelu nie istnieje obowiązek nadawania uprawnień każdemu pracownikowi biura rachunkowego odrębnie przez klientów. Wystarczające jest nadanie uprawnień na poziomie samego biura rachunkowego jako podmiotu, przy jednoczesnej możliwości dalszego delegowania tych uprawnień w ramach jego wewnętrznej struktury organizacyjnej.
Rozwiązanie to zapewnia zarówno zgodność z konstrukcją systemu KSeF, jak i jego praktyczną funkcjonalność, umożliwiając sprawne wykonywanie czynności związanych z wystawianiem faktur w imieniu klientów przez wyspecjalizowane podmioty, bez konieczności angażowania podatników w organizację dostępu do systemu na poziomie operacyjnym.
Czytaj też w LEX: KSeF a RODO – nowe wyzwania w ochronie danych osobowych - przegląd obowiązków ciążących na ADO i IOD >
