Faktury scamowe a KSeF

Prowadzę działalność gospodarczą, ostatnio zaczęły trafiać do mnie faktury wystawione na dane mojej firmy, dotyczące towarów lub usług, których nigdy nie zamawiałem ani nie nabywałem. Nie doszło do żadnych transakcji z podmiotami wystawiającymi te dokumenty, nie było żadnej korespondencji ani ustaleń handlowych. Otrzymywane dokumenty zawierają dane mojej działalności gospodarczej, jednak ich treść wskazuje na operacje gospodarcze, które faktycznie nie miały miejsca. Jakie działania powinienem podjąć oraz w jaki sposób prawidłowo zgłosić otrzymywanie niezamówionych faktur? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Czytelnik nie traktuje tych faktur jako dokumentów potwierdzających rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i nie ujmuje ich w prowadzonej ewidencji księgowej. Jednocześnie sytuacja ta rodzi istotne wątpliwości co do źródła ich pochodzenia oraz potencjalnych konsekwencji prawnych i podatkowych, dlatego konieczne jest podjęcie odpowiednich działań wyjaśniających i zabezpieczających interesy firmy. 

Jak zgłosić faktury scamowe

W takiej sytuacji można dokonać zgłoszenia w aplikacji KSeF.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że w przypadku otrzymania faktury, która nie została zamówiona ani nie wynika z rzeczywistej transakcji gospodarczej, podatnik ma możliwość skorzystania z narzędzi udostępnionych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w szczególności funkcji „Zgłoszenie nadużycia”. Narzędzie to służy do sygnalizowania sytuacji, w których występują wątpliwości co do autentyczności faktury lub gdy istnieje podejrzenie, że dokument został wystawiony bez faktycznego dokonania transakcji.

Zgłoszenie takie odbywa się bezpośrednio w systemie KSeF poprzez formularz, który wymaga wskazania podstawowych informacji dotyczących zgłaszanej faktury, wyboru przyczyny zgłoszenia oraz przedstawienia uzasadnienia. Dodatkowo konieczne jest złożenie oświadczenia o świadomości charakteru zgłoszenia.

W analizowanym przypadku, w polu dotyczącym „powodu zgłoszenia nadużycia” należy wybrać opcję odpowiadającą sytuacji, tj. dotyczącą faktury niezamówionej, nieautoryzowanej lub takiej, która nie wynika z rzeczywistej transakcji gospodarczej. Jest to istotne z punktu widzenia dalszej analizy sprawy przez właściwe organy podatkowe.

Już 11 maja webinar: Doradca podatkowy w erze danych – granice tajemnicy zawodowej i obowiązki wobec fiskusa >>

Jak uzasadnić zgłoszenie

W polu „uzasadnienie” należy natomiast szczegółowo opisać okoliczności sprawy. W szczególności warto wskazać, że:

• prowadzi się działalność gospodarczą i w jej ramach nie była dokonywana żadna transakcja z podmiotem wystawiającym fakturę,
• nie składano żadnego zamówienia na wskazane towary lub usługi,
• nie prowadzono korespondencji handlowej ani ustaleń biznesowych z wystawcą dokumentu,
• faktura została otrzymana mimo braku jakiegokolwiek stosunku gospodarczego,
• dokument budzi wątpliwości co do jego autentyczności i może wskazywać na nieuprawnione użycie danych firmy lub wystawienie tzw. „pustej faktury”.

Dodatkowo można wskazać, że celem zgłoszenia jest wyjaśnienie sprawy oraz zabezpieczenie prawidłowości rozliczeń podatkowych, a także zapobieżenie ewentualnemu wykorzystaniu danych firmy przez osoby trzecie bez wiedzy i zgody podatnika.

W kolejnym kroku w formularzu należy złożyć wymagane oświadczenie, w którym potwierdza się świadomość, że funkcjonalność „Zgłoszenie nadużycia” nie służy do rozstrzygania sporów cywilnoprawnych pomiędzy kontrahentami, lecz do zgłaszania potencjalnych nieprawidłowości związanych z wystawianiem faktur.

Zgłoszenie umożliwia weryfikację 

Należy podkreślić, że skorzystanie z narzędzia dostępnego w KSeF jest właściwym i rekomendowanym sposobem zgłaszania tego typu przypadków, ponieważ pozwala na przekazanie informacji bezpośrednio do systemu administracji skarbowej, co umożliwia dalszą weryfikację dokumentu przez właściwe organy podatkowe.

W praktyce zgłoszenie takie może stanowić podstawę do podjęcia działań wyjaśniających przez administrację skarbową, w szczególności w zakresie sprawdzenia, czy doszło do wystawienia faktury dokumentującej rzeczywistą czynność gospodarczą, czy też mamy do czynienia z dokumentem wystawionym bez podstawy faktycznej.

Podsumowując, w sytuacji otrzymania niezamówionej faktury na dane działalności gospodarczej, właściwym działaniem jest skorzystanie z funkcjonalności „Zgłoś nadużycie” w systemie KSeF, wskazanie odpowiedniej przyczyny zgłoszenia, rzetelne opisanie stanu faktycznego oraz złożenie wymaganego oświadczenia. Dzięki temu możliwe jest formalne zgłoszenie nieprawidłowości oraz uruchomienie procedury weryfikacyjnej przez organy podatkowe.

Rafał Styczyński, doradca podatkowy