Podstawowe ramy prawne dla kwalifikacji wydatków stanowi definicja określająca koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków enumeratywnie wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 16 ustawy o CIT). Z przepisu tego wynika, że do kosztów uzyskania przychodu zalicza się wszelkie wydatki – zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, o ile nie zostały wyłączone z mocy prawa.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny, co implikuje konieczność, aby każdorazowy koszt poniesiony przez podatnika podlegał indywidualnej analizie w celu dokonania jego poprawnej kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach niezbędne jest natomiast zbadanie istnienia związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu (lub realną szansą jego powstania), bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Co niezwykle istotne z kategorii kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył jednak wydatki, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT. Na podstawie tych przepisów firmowych kosztów podatkowych nie stanowią wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jeżeli zatem świadczenia świąteczne dla pracowników zostaną sfinansowane ze środków ZFŚS, to poniesionych na ten cel wydatków pracodawca nie zaliczy do firmowych kosztów na podstawie wskazanych przepisów.

W dalszej części artykułu przedstawiam najczęściej występujące wydatki świąteczne i ich kwalifikację, opierając się na przedstawionej powyżej podstawie prawnej.

 

Impreza świąteczna w firmie a koszty

Pracodawcy coraz częściej decydują się na organizację świątecznych imprez oraz okolicznościowych spotkań firmowych. Choć z perspektywy biznesowej mają one zazwyczaj charakter motywacyjny i integracyjny, w praktyce stanowią także przedmiot szczególnego zainteresowania organów podatkowych. Wydatki ponoszone na takie wydarzenia, w części dotyczącej pracowników, co do zasady kwalifikowane są jako tzw. koszty pracownicze. Aby jednak można je było skutecznie ująć w kosztach uzyskania przychodów, impreza nie może sprowadzać się wyłącznie do spotkania towarzyskiego czy wspólnego posiłku. Celem wydarzenia powinna być integracja zespołu, wzmocnienie więzi pomiędzy pracownikami a firmą oraz poprawa organizacji i efektywności pracy, która w dłuższej perspektywie przekłada się na osiągane przychody. Dopiero w takich warunkach wydatki związane z organizacją spotkania spełniają ustawową definicję kosztów podatkowych.

Aby ograniczyć ryzyko zakwestionowania tych wydatków przez organy podatkowe, pracodawca powinien dysponować dokumentacją potwierdzającą integracyjny i motywacyjny charakter wydarzenia. Podstawowym elementem jest zaproszenie lub komunikat skierowany do pracowników, w którym opisany jest cel spotkania – np. podsumowanie roku, omówienie wyników pracy, integracja nowych osób w zespole czy budowanie współpracy między działami. Warto unikać opisów sugerujących jedynie zabawę, takich jak „impreza świąteczna”, i zamiast tego wskazywać, że spotkanie pełni funkcję integracyjną.

Kolejnym istotnym elementem jest program wydarzenia, nawet jeśli ma ono swobodny charakter. Wskazane jest ujęcie w nim części merytorycznych, takich jak krótkie wystąpienie pracodawcy dotyczące wyników firmy, przekazanie informacji o planach na kolejny rok, wyróżnienie pracowników lub zrealizowane aktywności zespołowe sprzyjające budowaniu relacji. Dokumentowanie tych elementów pokazuje, że integracja świąteczna nie jest celem samym w sobie, ale narzędziem do poprawy komunikacji w firmie i zwiększenia motywacji pracowników.

Warto również sporządzić listę uczestników, aby wykazać, że wydarzenie było skierowane do pracowników, a nie do kontrahentów czy osób przypadkowych. Krótka notatka lub protokół sporządzony po zakończeniu spotkania może dodatkowo potwierdzić jego cele – może zawierać opis przebiegu integracji, wskazanie wartościowych efektów, takich jak lepsza współpraca w zespole, włączenie nowych pracowników, wymiana doświadczeń czy rozwianie bieżących problemów organizacyjnych.

Oprócz tego istotne są dokumenty kosztowe, takie jak faktury lub umowy. W opisach na fakturze dobrze jest wskazać rzeczywisty charakter wydarzenia, np. „organizacja spotkania integracyjnego dla pracowników”, „wynajem sali na spotkanie integracyjne o charakterze świątecznym”, „usługa prowadzenia aktywności zespołowych”, zamiast ogólnych określeń typu „impreza” lub „event okolicznościowy”. Tego rodzaju dokumentacja w znacznym stopniu ogranicza ryzyko, że wydatki zostaną zakwestionowane przez organy podatkowe jako koszty reprezentacji, a nie działania służące celom organizacyjnym i motywacyjnym firmy.

Stanowisko organów podatkowych potwierdza możliwość zaliczenia wskazanych wydatków do kosztów przykładem może być pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 maja 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM. W interpretacji podkreślono, że wydatki poniesione na usługi cateringowe, zakup żywności i napojów (z wyłączeniem alkoholu), wynajem i dekorację sali, oprawę muzyczną i artystyczną, obsługę techniczną, materiały promocyjne czy symboliczne wyróżnienia — w części dotyczącej pracowników, byłych pracowników, członków zarządu oraz osób pełniących funkcje kierownicze — mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Organ dopuścił również możliwość zaliczenia do kosztów wartości nagród rzeczowych przyznawanych podczas konkursów organizowanych w ramach spotkania, o ile dotyczą wskazanych grup osób.

Jak wskazano w interpretacji, organizacja spotkania integracyjnego ma tworzyć atmosferę sprzyjającą poprawie efektywności i organizacji pracy, budowaniu pozytywnych relacji oraz zwiększeniu identyfikacji pracowników ze spółką. Tego rodzaju działania, choć nie są jedynym czynnikiem wpływającym na wyniki finansowe przedsiębiorstwa, stanowią element wspierający wzrost sprzedaży i rozwój firmy. W konsekwencji — o ile nie dotyczą wydatków na alkohol — mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli natomiast impreza obejmuje współpracowników wykonujących usługi w ramach umów B2B, kontrahentów, klientów lub inne osoby spoza grona pracowników, poniesione wydatki są co do zasady kwalifikowane jako koszty o charakterze reprezentacyjnym. Zgodnie z przepisami nie mogą one zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Takie stanowisko potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 października 2022 r. (sygn. II FSK 572/22). NSA uchylił wcześniejszy wyrok WSA i przychylił się do interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wskazując, że wydatków na imprezę integracyjną w części dotyczącej osób świadczących usługi w modelu B2B nie można zaliczyć do kosztów podatkowych. Sąd podkreślił jednoznacznie, że współpracownik nie jest pracownikiem — a w odniesieniu do takich osób mamy do czynienia z wydatkiem o charakterze reprezentacji. Osoby działające na podstawie umów B2B nie są pracownikami spółki finansującej spotkanie, a organ słusznie zwrócił uwagę na odmienny charakter relacji pomiędzy finansującym a korzystającym.

 

Warto jednak pamiętać, że orzecznictwo w tym zakresie nie jest jednolite. Istnieją również wyroki korzystne dla podatników, w których sądy dopuściły możliwość zaliczenia wydatków na imprezy integracyjne także dla osób współpracujących z przedsiębiorcą na podstawie umów B2B. Przykładem może być wyrok WSA w Poznaniu z 21 kwietnia 2023 r. (sygn. akt I SA/Po 114/23, orzeczenie nieprawomocne). Sąd podzielił pogląd skarżącej, że w przedstawionych okolicznościach organ zastosował zawężającą wykładnię art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w sytuacji gdy forma zawartej umowy nie miała istotnego znaczenia. Kluczowe znaczenie miał jednak cel wydatków – nawiązanie i utrzymanie współpracy z najlepszymi współpracownikami oraz zwiększanie wydajności zespołu, co w konsekwencji przekładało się na wyższe przychody spółki.

Sąd wskazał, że brak jednoznacznego stanowiska organu w kwestii kwalifikacji wydatków na spotkania integracyjne dla współpracowników nie uzasadniał dalszych rozważań dotyczących ich reprezentacyjnego charakteru. W przedstawionych okolicznościach współpracownicy spółki nie byli klientami firmy, co wyklucza możliwość przypisania tym wydatkom charakteru reprezentacyjnego. W efekcie art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. nie znajduje zastosowania, a wydatki na integrację mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

 

Prezenty dla pracowników a koszty uzyskania przychodów

Kwestią budzącą wątpliwości w praktyce podatkowej jest rozliczanie wydatków na prezenty przekazywane pracownikom z okazji świąt i innych uroczystości. W większości przypadków upominki okolicznościowe traktowane są jako darowizny. Zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, darowizny nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Oznacza to, że jeśli prezenty dla pracowników są kwalifikowane jako darowizny, nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Jednak w praktyce organy podatkowe prezentują w tej kwestii rozbieżne stanowiska. Przykładem jest interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 kwietnia 2024 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK. Organ wskazał w niej, że wydatki poniesione na upominki dla pracowników – z okazji m.in. Dnia Kobiet, Świąt Bożego Narodzenia, mikołajek, narodzin dziecka, ślubu, jubileuszu stażu pracy czy przejścia na emeryturę – mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodów, jeżeli stanowią formę gratulacji, uznania lub uczczenia powszechnie przyjętego święta.

Z kolei w interpretacji dyrektora KIS z 4 kwietnia 2022 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.629.2021.4.PB, organ przyjął stanowisko odmienne. W piśmie wskazano, że dobrowolne przekazywanie prezentów pracownikom – niezależnie od okazji, takich jak święta, jubileusze czy narodziny dziecka – nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Organ podkreślił, że w opisanym stanie faktycznym prezenty nie są elementem wynagrodzenia ani świadczeniem wynikającym z umowy o pracę lub regulaminu wynagradzania, a ich przekazanie jest dobrowolne i nie związane z działaniem pracownika na rzecz spółki. W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT, wydatki poniesione na zakup prezentów nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, w świetle obowiązujących przepisów i praktyki organów podatkowych, decyzja o możliwości zaliczenia wydatków na prezenty dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów wymaga szczegółowej analizy okoliczności ich przekazania oraz charakteru samego świadczenia.