W artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć przekazywanie i otrzymywanie prezentów promocyjnych na gruncie podatku dochodowego, kiedy wydatek może stanowić koszt podatkowy oraz w jakich sytuacjach po stronie obdarowanego powstaje obowiązek podatkowy.
Przekazywanie prezentów i upominków firmowych może zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem że wydatek poniesiony jest w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. W praktyce oznacza to, że prezent powinien mieć charakter marketingowy, promocyjny lub wspierać utrzymanie relacji biznesowych.
Z punktu widzenia podatku dochodowego, zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są wyłącznie wydatki poniesione w związku z działalnością gospodarczą i mające bezpośredni związek z osiąganymi przychodami. Oznacza to, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów podatkowych tylko wtedy, gdy jego związek z prowadzoną działalnością jest jasny i udokumentowany.
W praktyce do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone m.in.: wydatki związane z promocją firmy, utrzymaniem kontaktów biznesowych czy pozyskiwaniem klientów. Kluczowe jest odpowiednie udokumentowanie wydatku – np. fakturą, rachunkiem czy dowodem przekazania upominku – które potwierdzi jego związek z przychodem. Warto pamiętać, że nie każdy prezent czy gadżet firmowy automatycznie staje się kosztem podatkowym. Wydatki prywatne lub przekraczające racjonalne potrzeby działalności nie mogą być zaliczane do kosztów.
Poniżej przedstawiamy najczęściej spotykane rodzaje wydatków na prezenty oraz zasady ich rozliczania jako kosztów uzyskania przychodów.
Gadżety reklamowe z logo
Firmowe gadżety to dziś nie tylko element wizerunku, ale również jeden z najpopularniejszych sposobów promocji działalności gospodarczej. Długopisy, kubki, torby czy notesy z logo firmy trafiają zarówno do kontrahentów, jak i potencjalnych klientów. Takie drobne upominki mają przypominać o marce, a jednocześnie budować pozytywne relacje biznesowe. Jednak to, co z punktu widzenia marketingu wydaje się oczywiste, na gruncie podatku dochodowego wymaga już nieco więcej uwagi.
Przepisy podatkowe dopuszczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup gadżetów reklamowych, o ile mają one związek z prowadzoną działalnością i służą osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodu. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może ująć taki wydatek w kosztach, jeśli udowodni, że przekazanie upominku miało charakter promocyjny lub marketingowy, a nie reprezentacyjny. Warunkiem jest również właściwe udokumentowanie wydatku – najczęściej fakturą lub dowodem przekazania gadżetu.
Czytaj też w LEX: Reprezentacja i reklama w księgach rachunkowych >
Fiskus co do zasady akceptuje takie podejście. W licznych interpretacjach indywidualnych podkreśla, że wydatki na gadżety reklamowe z logo firmy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile spełniają ustawowe przesłanki. W interpretacji z 3 września 2024 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.331.2024.3.PK) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraźnie stwierdził, że spółka ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na nabycie gadżetów reklamowych, jeśli mają one związek przyczynowo-skutkowy z uzyskaniem lub zabezpieczeniem przychodów. Organ wskazał, że takie wydatki mogą wpływać na wielkość osiąganych przychodów, a tym samym mieszczą się w granicach art. 22 ustawy o PIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).
Nie oznacza to jednak, że każdy prezent z logo firmy automatycznie można zaliczyć do kosztów. Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie między reklamą a reprezentacją. Ustawy podatkowe nie definiują pojęcia reprezentacji, dlatego przyjmuje się jego językowe znaczenie – reprezentacja to okazałość, wytworność lub działania zmierzające do utrwalenia pozytywnego wizerunku firmy. Z kolei reklama ma na celu bezpośrednie promowanie produktów lub usług i zachęcanie do ich nabycia.
Ministerstwo Finansów i organy skarbowe wielokrotnie podkreślały, że ocena charakteru wydatku zależy od konkretnego przypadku. Jeżeli upominki są przekazywane masowo, mają niewielką wartość jednostkową i są opatrzone logo firmy – zwykle uznaje się je za wydatki reklamowe. W takim przypadku ich koszt może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Inaczej będzie, gdy przedsiębiorca wręcza droższe, ekskluzywne prezenty wybranym kontrahentom – wtedy fiskus może uznać taki wydatek za reprezentację, a więc koszt podatkowo niedopuszczalny.
Definicję i praktyczne rozróżnienie tych dwóch pojęć dobrze oddaje interpretacja dyrektora KIS z 18 września 2025 r. (nr 0112-KDIL2-2.4011.594.2025.4.AG). Organ wskazał w niej, że reprezentacja odnosi się do całokształtu działań mających na celu budowanie pozytywnego obrazu przedsiębiorcy, natomiast reklama dotyczy promowania jego produktów lub usług. Innymi słowy – reklama ma zachęcać do zakupu, reprezentacja ma tworzyć wizerunek.
Z perspektywy przedsiębiorcy różnica może wydawać się subtelna, ale w praktyce ma ogromne znaczenie podatkowe. Wydatki reklamowe mogą obniżać podstawę opodatkowania, natomiast reprezentacyjne już nie. Dlatego, przygotowując kampanię promocyjną, warto zadbać o to, by upominki miały jednoznaczny charakter reklamowy – opatrzyć je logo, przekazywać w ramach akcji promocyjnych i kierować do szerokiego grona odbiorców.
Podsumowując, drobne gadżety reklamowe o niewielkiej wartości, rozdawane kontrahentom w sposób masowy, mogą być bezpiecznie zaliczane do kosztów podatkowych. Natomiast prezenty o większej wartości, wręczane indywidualnie lub w sposób wskazujący na chęć budowania prestiżu, są traktowane jako wydatki reprezentacyjne i nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Dla przedsiębiorcy kluczowe jest więc zachowanie umiaru, właściwe udokumentowanie oraz jasne wykazanie celu promocyjnego takich działań.
Czytaj też w LEX: Podatkowe rozliczenie akcji promocyjnych na przykładach >
Alkohol wręczany kontrahentom
Wręczanie alkoholu kontrahentom, zwłaszcza w okresie świątecznym czy z okazji ważnych jubileuszy, jest powszechną praktyką biznesową. Wielu przedsiębiorców traktuje taki gest jako wyraz uznania i element budowania dobrych relacji handlowych. Jednak w świetle przepisów podatkowych sytuacja nie wygląda już tak przychylnie. Organy skarbowe od lat stoją na stanowisku, że zakup alkoholu – nawet jeśli to elegancka butelka wina z firmową etykietą – nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów.
Zgodnie z utrwaloną linią interpretacyjną, wydatki na zakup alkoholu nie wykazują bezpośredniego związku przyczynowo-skutkowego z uzyskaniem przychodu. Fiskus podkreśla, że wręczenie alkoholu ma przede wszystkim charakter reprezentacyjny – służy budowaniu prestiżu i wizerunku firmy, a nie bezpośredniej promocji produktów czy usług. Tym samym wydatek taki jest wyłączony z kosztów podatkowych.
Takie stanowisko potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 5 kwietnia 2023 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.103.2023.2.KW), w której stwierdził: „Kosztem uzyskania przychodu nie jest także wydatek na zakup alkoholu oraz jego konfekcjonowanie i wysyłka na adres odbiorcy. (…) Wydatki te, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Trudno powiązać wydatek na alkohol z zakładanym celem poprawy atmosfery między spółką a kontrahentami czy zacieśnieniem współpracy. Zdaniem organu, prezenty w postaci alkoholu pozostają poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.”
Co więcej, organy podatkowe często wskazują również na przepisy pozapodatkowe – w szczególności ustawę o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Zgodnie z jej art. 2 ust. 1 pkt 1, jednym z celów państwa jest kształtowanie polityki społecznej w sposób sprzyjający powstrzymywaniu się od spożywania alkoholu. W ocenie fiskusa, uznanie zakupu alkoholu za koszt podatkowy byłoby z tym celem sprzeczne.
W praktyce oznacza to, że niezależnie od wartości czy formy wręczenia – czy jest to butelka wina, zestaw prezentowy czy elegancki trunek z logo firmy – przedsiębiorca nie może zaliczyć takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Alkohol jest bowiem traktowany jako wydatek reprezentacyjny, mający na celu stworzenie pozytywnego wizerunku firmy, a nie promocję jej oferty.
Zobacz też procedurę w LEX: Wydatki na poczęstunek dla kontrahentów jako koszty uzyskania przychodów >
Podatnicy próbują czasem argumentować, że alkohol przekazywany w ramach akcji promocyjnej, opatrzony logo lub informacją o marce, pełni funkcję reklamową. Jednak w praktyce fiskus takich argumentów nie uwzględnia – uznając, że sam fakt umieszczenia logo na butelce nie zmienia reprezentacyjnego charakteru wydatku.
Tym samym, zakup alkoholu wręczanego kontrahentom – niezależnie od okoliczności, formy czy wartości – nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Organy podatkowe są w tej kwestii wyjątkowo konsekwentne, a próby wykazania promocyjnego celu takiego wydatku najczęściej kończą się niepowodzeniem. Przedsiębiorcy, którzy chcą uniknąć sporów z fiskusem, powinni więc rozważyć inne formy upominków biznesowych – takie, które jednoznacznie wpisują się w działalność promocyjną i nie budzą wątpliwości interpretacyjnych.
Przekazanie gadżetów (prezentów) a przychód
Otrzymanie prezentu od firmy nie zawsze jest tylko miłym gestem – w niektórych przypadkach może też oznaczać powstanie przychodu do opodatkowania. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) przewiduje bowiem, że przychodem podatnika są nie tylko pieniądze i wartości pieniężne, ale również świadczenia w naturze oraz inne nieodpłatne świadczenia (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).
Przez świadczenia w naturze rozumie się świadczenia w formie rzeczowej – np. przekazanie towarów lub upominków. Z kolei inne nieodpłatne świadczenia obejmują sytuacje, gdy podatnik uzyskuje korzyść majątkową bez ponoszenia kosztów – np. bezpłatne korzystanie z rzeczy, usług czy lokalu. Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „nieodpłatnego świadczenia”, jednak w praktyce przyjmuje się, że chodzi o każde zdarzenie gospodarcze powodujące realne przysporzenie majątku po stronie obdarowanego, które ma wymierną wartość finansową.
Zobacz też linię orzeczniczą w LEX: Upominki na rzecz klientów i kontrahentów a koszty uzyskania przychodów >
W kontekście gadżetów reklamowych oznacza to, że ich przekazanie klientowi, kontrahentowi lub osobie fizycznej może – przynajmniej teoretycznie – rodzić obowiązek podatkowy. W praktyce jednak wiele zależy od charakteru i wartości upominku. Jeżeli przedmiot ma niewielką wartość, jest oznaczony logo firmy i rozdawany masowo w celach promocyjnych, uznaje się, że nie stanowi on rzeczywistego przysporzenia majątkowego. W takich przypadkach po stronie obdarowanego nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń.
Dodatkowo, art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT przewiduje zwolnienie z podatku dla świadczeń otrzymanych w związku z promocją lub reklamą przedsiębiorcy, jeśli ich jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł. Zwolnienie to ma zastosowanie zarówno wobec osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak i kontrahentów, którzy otrzymują gadżety w celach promocyjnych. Warunkiem jest, by nie były to świadczenia w ramach stosunku pracy czy umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia).
Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe. W interpretacji z 2 września 2022 r. (nr 0114-KDIP2-2.4011.544.2022.1.RK) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że spółka przekazująca kontrahentom drobne benefity nie ma obowiązku potrącania zaliczek na podatek ani wystawiania informacji PIT-11, jeśli wartość przekazywanych świadczeń mieści się w granicach przewidzianych ustawą i ma charakter promocyjny. Organ podkreślił również, że obowiązki płatnika nie dotyczą przychodów z działalności gospodarczej – a więc nawet gdy po stronie obdarowanego przedsiębiorcy powstaje przychód, rozlicza go on samodzielnie w ramach własnej działalności.
Sprawdź też w LEX: Jak opodatkować prezenty przekazywane influencerom? >
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku prezentów o większej wartości np. alkoholu, sprzętu elektronicznego, bonów towarowych czy ekskluzywnych zestawów. W takich przypadkach po stronie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospdoarczej może powstać przychód z tzw. innych źródeł, który należy wykazać w zeznaniu rocznym. Natomiast w przypadku obdarowanych przedsiębiorców wartość takiego prezentu może zostać uznana za przychód z działalności gospodarczej, chyba że ma on charakter masowy i ogólnopromocyjny.
Podsumowując, przekazywanie gadżetów reklamowych wymaga nie tylko dbałości o wizerunek firmy, ale również znajomości przepisów podatkowych. Drobne, masowo rozdawane upominki z logo firmy nie rodzą obowiązku podatkowego – zarówno po stronie darczyńcy, jak i obdarowanego. Natomiast prezenty o większej wartości, przekazywane indywidualnie, mogą już powodować konieczność rozliczenia podatku od nieodpłatnych świadczeń. Dlatego warto pamiętać o prostej zasadzie: im bardziej powszechny i promocyjny charakter prezentu, tym mniejsze ryzyko podatkowe.
Zobacz też procedurę w LEX: Wydatki na reprezentację i reklamę a koszty uzyskania przychodów w CIT >
Cena promocyjna: 49.8 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 49.8 zł
Ustalenie wartości prezentu
Nie tylko charakter i cel prezentu mają znaczenie dla podatków – równie istotna jest jego wartość. Ustalenie wartości nieodpłatnych świadczeń, takich jak gadżety czy upominki przekazywane klientom, kontrahentom lub innym podmiotom, ma kluczowe znaczenie przy określaniu ewentualnego przychodu podatkowego. Zgodnie z art. 11 ust. 2–2b ustawy o PIT, sposób ustalania wartości zależy od rodzaju świadczenia.
Jeżeli prezent pochodzi z własnej produkcji przedsiębiorcy – na przykład firma przekazuje klientom swoje produkty – wartość takiego upominku ustala się według cen stosowanych wobec innych odbiorców. Jeśli natomiast przedmiot świadczenia został zakupiony od zewnętrznego dostawcy, przyjmuje się cenę zakupu. W sytuacjach gdy przekazanie dotyczy użyczenia rzeczy lub praw – na przykład wypożyczenia sprzętu – wartość określa się na podstawie równowartości czynszu lub opłaty, jaką należałoby uiścić za korzystanie z danego dobra. W przypadku świadczeń częściowo odpłatnych przychód powstaje w wysokości różnicy między wartością świadczenia a poniesioną odpłatnością.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca, który przekazuje klientowi własny produkt jako upominek, powinien przyjąć cenę rynkową, jaką stosuje wobec innych odbiorców. Jeśli natomiast gadżet lub prezent został kupiony, podstawą jest jego cena zakupu – najlepiej udokumentowana fakturą lub rachunkiem. Dokumentacja jest kluczowa – w razie kontroli podatkowej pozwala wykazać prawidłowość przyjętej wartości i uzasadnić sposób ustalenia przychodu.
Czytaj też w LEX: Prezenty o małej wartości a podatek VAT na przykładach >
Ustalenie wartości prezentu jest istotne nie tylko w kontekście PIT. Jeżeli przekazanie towarów wiąże się z VAT, prawidłowe określenie wartości upominku pozwala prawidłowo naliczyć podatek należny. W praktyce więc każda firma powinna prowadzić rzetelną dokumentację – cenniki, faktury zakupu i dowody przekazania – aby w razie wątpliwości organów podatkowych móc wykazać zgodność z przepisami.
Czytaj też w LEX: Reprezentacja i reklama w podatku od towarów i usług - wątpliwości praktyczne, rozwiązania optymalizujące >
Mając na uwadze powyższe, ustalenie wartości prezentu to nie formalność, a niezbędny element bezpiecznego rozliczenia podatkowego. Niewłaściwe określenie wartości może skutkować koniecznością zapłaty podatku od nieodpłatnych świadczeń zarówno dla obdarowanego, jak i konsekwencjami dla przedsiębiorcy jako płatnika. Dlatego warto podejść do tej kwestii z tą samą starannością, z jaką planuje się sam prezent.
Czytaj też w LEX:
Rachunkowość 2025 - przewodnik po zmianach >
VAT 2025 - przewodnik po zmianach >
CIT 2025 - przewodnik po zmianach >
