Problem z logowaniem do KSeF - co z wystawianiem faktur i rozliczeniem VAT

Poniedziałkowe utrudnienia w logowaniu do KSeF wywołują wiele pytań o to, jakie konsekwencje będzie miała ewentualna awaria dla sprzedawców i nabywców. Problem polega na tym, że przepisy odnoszą się do awarii KSeF, ale nie awarii systemu logowania. Eksperci wskazują, że przedsiębiorcy nie poniosą w tym roku konsekwencji, jeśli wystawią fakturę poza KSeF. Poważniejsze mogą być jednak konsekwencje biznesowe, w tym problemy z zapłatą.

Ministerstwo Finansów poinformowało, że w poniedziałek osoby wykorzystujące Profil Zaufany do logowania się do KSeF, mogły napotkać na czasowe utrudnienia. - Obecnie Profil Zaufany jest dostępny. Podczas występujących niedogodności związanych z logowaniem się do KSeF z wykorzystaniem Profilu Zaufanego, system działał bez zakłóceń. Fakt ten nie wpłynął na liczbę faktur wpływających do systemu. Przypominamy, że osoby logujące się do KSeF mogą skorzystać nie tylko z Profilu Zaufanego, ale także alternatywnych metod uwierzytelniania – informuje MF.

Profil Zaufany jest narzędziem logowania do KSeF wykorzystywanym przez wszystkim przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Jednak problem może też dotyczyć dużych spółek, które nie mają pieczęci elektronicznej, a w zgłoszeniu ZAW-FA wskazały osobę posługującą się Profilem Zaufanym, nie podpisem elektronicznym. W ZAW FA spółki wyznaczają m.in. tzw. superadministratora - pierwszą osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania uprawnieniami w KSeF w imieniu firmy.

- KSeF działa, ale wąskim gardłem okazał się Profil Zaufany. To jest problem szczególnie dla nabywców, którzy logują się, aby pobierać faktury zakupowe - mówi Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski. 

Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >

Przepisy nie regulują podobnych sytuacji

Ta sytuacja spowodowała jednak wiele pytań ze strony przedsiębiorców, przede wszystkim o możliwe konsekwencje dla sprzedawców i odbiorców faktur, gdyby podobne awarie zdarzały się w przyszłości. W jakiej formie należy przekazać fakturę kontrahentowi? W jaki sposób ewentualne opóźnienia wpłyną na rozliczenie VAT po stronie sprzedawcy i nabywcy?

Problem polega na tym, że przepisy odnoszą się do awarii KSeF, ale nie awarii systemu logowania.

- Powstaje pytanie, czy awarię jednego z narzędzi logowania należy kwalifikować jako awarię KSeF, a może awarię całkowitą. Nie można jednak absolutnie zgodzić się na uznanie tego za problem po stronie podatnika. Ministerstwo Finansów będzie musiało odnieść się do tego zagadnienia, ponieważ przepisy tego nie precyzują. Klasyfikacja prawna podobnych zdarzeń będzie mieć kluczowe znaczenie dla kwestii wystawiania faktur (w razie awarii faktury wystawia się poza KSeF) oraz ustalenia dat wystawienia i otrzymania faktur – mówi Joanna Rudzka, doradca podatkowy.

Przypomina, że przepisy przewidują różne rozwiązania na wypadek niedostępności KSeF i awarii. Tryb offline24 to rozwiązanie na wypadek np. trudności z dostępem do internetu. Fakturę wystawia się w w postaci elektronicznej i przesyła do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Awaria (stosowanie trybu awaryjnego) musi być ogłoszone w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Fakturę należy wówczas wystawić w postaci elektronicznej i przesłać do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF, Awaria całkowita to z założenia sytuacje nadzwyczajne, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury – faktury wystawia się wówczas poza KSeF.

Czytaj więcej w LEX: Załącznik w KSeF >

Różne faktury w obiegu

Co jeśli awaria wystąpi np. w ostatnim dniu na wystawienia faktury? Przypomnijmy, że fakturę wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

- Wszystko zależy oczywiście od tego, jak długo potrwają trudności. Gdyby awaria zdarzyła się np. 15 lutego, a datą wystawienia faktury musi być ten dzień, rozwiązaniem może być wystawienie faktury w trybie offline24. Jeśli jednak nie jest to awaria systemu ogłoszona przez MF, zdaniem przedstawicieli resortu sprzedawca nie powinien przekazać takiej faktury odbiorcy, którym jest polski podatnik. Wizualizację faktury z dwoma kodami QR (offline i certyfikat) można przesłać krajowemu nabywcy tylko w przypadku awarii KSeF. W razie innych problemów fakturę w trybie offline24 można wystawić, ale nie przekazywać polskiemu kontrahentowi i trzeba ją przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Datą wystawienia będzie data wskazana przez przedsiębiorcę w polu P1, czyli w tym przypadku 15 lutego. Należy też zaznaczyć, że do końca 2026 r. przedsiębiorca nie poniesie konsekwencji za wystawienie faktury poza KSeF – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >

Poza tym, niezależnie od awarii, w obiegu wciąż pozostają faktury w różnych formach: w KSeF w formacie XML, mailem z załącznikiem PDF oraz papierowe. Po pierwsze, obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest fazowany, większość firm będzie miało musiało wystawiać faktur w KSeF od 1 kwietnia, a najmniejsze od 2027 r. Po drugie, część przedsiębiorców deklaruje, że mimo obowiązku przystąpi do KSeF z opóźnieniem. Po trzecie, część faktur pozostanie bezterminowo poza KSeF, np. faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. 

Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >

- Przedstawiciele MF zapewniają, że ci, którzy nie zdążyli z wdrożeniem KSeF, nie poniosą żadnych sankcji. Zobaczymy, jak to będzie działać w praktyce. Dla takich sprzedawców problematyczne może być też to, czy nabywcy nie będą kwestionować faktur wystawionych poza KSeF - np. mając obawy co do prawa do odliczenia VAT - i nie będą regulować płatności do momentu otrzymania faktur z KSeF. Faktura wystawiona poza KSeF to nadal faktura, więc takie sytuacje nie powinny mieć miejsca, ale moją pojawić się różne spory między kontrahentami - mówi Arkadiusz Łagowski.

Sprzedawcy przekazują wizualizacje

Jak ewentualne awarie wpłyną na nabywców?

Janina Fornalik wyjaśnia, że w praktyce firmy, które mają od 1 lutego obowiązek wystawiania faktur w KSeF, przyjmują różne rozwiązania dotyczące przekazywania ich kontrahentom. Mimo iż każdy nabywca powinien być od 1 lutego gotowy do odbioru faktur w KSeF, to duzi sprzedawcy często przekazują nabywcom dodatkowo wizualizacje faktur, np. w postaci przesłanego mailem pliku PDF kodem QR. Dostawcy gazu i energii przekazują wizualizacje w eBOK, czyli elektronicznych biurach obsługi klienta.

Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >

- Sprzedawcy przyjmują takie rozwiązania na wypadek, gdyby nabywcy nie odbierali faktur w KSeF, by uniknąć ryzyka, że faktura nie zostanie opłacona – mówi Janika Fornalik. – Należy zwrócić uwagę, że wizualizacja jest obrazem faktury wystawionej w KSeF, nie osobnym dokumentem. Jeśli w razie trudności z dostępem do systemu sprzedawcy zdecydują się na wystawienie faktury poza KSeF (np. w PDF czy papierowej), to nie powinni już potem wystawiać jej w systemie (w formacie XML), by nie doszło do podwójnego fakturowania, czyli wystawiania dwóch faktur dokumentujących tę samą transakcję. Istnieje wówczas ryzyko zapłaty podwójnej kwoty VAT. Choć w tym roku organy mają podchodzić liberalnie, jednak powstaje pytanie, w jaki sposób podejdą do tego ograny podatkowe w razie ewentualnej kontroli po kilku latach – mówi Janina Fornalik.

Zobacz szkolenie online w LEX: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym i w firmie (procedury i automatyzacja procesów) >

Pytanie o rozliczenie miesięczne

- Ewentualna awaria może mieć też wpływ na złożenie JPK VAT. Przypomnijmy, że od 1 lutego poza obowiązkowym KSeF weszły też w życie zmiany w JPK VAT. Każda faktura w KSeF będzie musiała mieć wskazany numer KSeF. W przypadku braku tego numeru, obowiązkowe będzie  jedno z trzech oznaczeń: OFF, BFK, DI. To oznacza, że już w JPK VAT za luty, składanym do 25 marca, przedsiębiorca musi zastosować te oznaczenia, także od strony zakupowej. Jeśli przedsiębiorca nie wdroży tych zmian, nie będzie mógł złożyć JPK VAT, ponieważ system nie przyjmie pliku w starej schemie. Nie będzie to techniczne możliwe. Ministerstwo Finansów dało przedsiębiorcom bardzo mało czasu na wdrożenie zmian, bo rozporządzenie w tej sprawie opublikowano 17 grudnia  - mówi Janina Fornalik.

Czytaj więcej w LEX: Zmiany w JPK_VAT - nowe struktury JPK_V7M i JPK_V7K od 1 lutego 2026 r. >