Testowa faktura w KSeF. Czy jest przymus kontynuacji?
Prowadzę działalność gospodarczą i od kwietnia będę zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W celu przetestowania działania systemu chciałbym już w lutym wystawić jedną fakturę za pośrednictwem KSeF, wyłącznie w celach sprawdzających. Czy wystawienie pojedynczej faktury w KSeF przed datą wejścia obowiązku spowoduje, że kolejne faktury również będę musiał wystawiać wyłącznie za pośrednictwem tego systemu? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Nie, wystawienie pojedynczej faktury w KSeF w lutym 2026 r. nie nakłada na Pana obowiązku wystawiania wszystkich kolejnych faktur w tym systemie przed kwietniem 2026 r.
Mali przedsiębiorcy w KSeF od kwietnia
W aktualnym stanie prawnym (luty 2026 r.), Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w trybie fakultatywnym (dobrowolnym). Oznacza to, że podatnicy mają prawo, ale nie obowiązek, korzystać z tej platformy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Oznacza to, że podatnik może, ale nie musi, wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF. Wybór ten pozostaje w gestii podatnika i nie jest ograniczony żadnym formalnym wymogiem co do ciągłości stosowania systemu.
Przepisy regulujące funkcjonowanie KSeF nie przewidują mechanizmu, który powodowałby, że jednorazowe lub okazjonalne wystawienie faktury w KSeF przed datą obowiązkową skutkowałoby automatycznym „wejściem” podatnika w stały reżim fakturowania wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Nie istnieje zatem norma prawna, która nakładałaby na podatnika obowiązek konsekwentnego wystawiania wszystkich kolejnych faktur w KSeF wyłącznie z tego powodu, że wcześniej zdecydował się on skorzystać z systemu w sposób dobrowolny.
W praktyce oznacza to, że do momentu, w którym KSeF stanie się obowiązkowy, podatnik może swobodnie decydować o formie wystawiania faktur – zarówno w tradycyjnej formie elektronicznej lub papierowej, jak i w formie faktur ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF. Możliwe jest zatem równoległe stosowanie różnych form fakturowania, w zależności od potrzeb organizacyjnych, rodzaju kontrahenta czy celów testowych.
Należy również podkreślić, że wystawienie faktury w KSeF przed wejściem w życie obowiązku nie jest traktowane jako formalna deklaracja wyboru tego systemu na przyszłość. Ustawodawca nie przewidział instytucji „rejestracji” do KSeF, która wiązałaby podatnika na określony czas lub uniemożliwiała powrót do innych form fakturowania. Dostęp do systemu oraz możliwość jego wykorzystania nie oznaczają zatem trwałego związania podatnika z KSeF przed datą obowiązkową.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa podatkowego istotne jest także to, że faktura wystawiona w KSeF w okresie dobrowolnym zachowuje pełną ważność prawną i wywołuje takie same skutki podatkowe jak faktura wystawiona poza systemem. Jednocześnie jej wystawienie nie wpływa na status pozostałych faktur ani na sposób ich dokumentowania do czasu, w którym obowiązek korzystania z KSeF stanie się powszechny.
Wybór należy do podatnika
Wystawienie jednej faktury testowej w KSeF w lutym może być ocenione jako działanie racjonalne i uzasadnione z punktu widzenia należytej staranności podatnika. Pozwala ono bowiem na wcześniejsze zapoznanie się z funkcjonowaniem systemu, identyfikację ewentualnych problemów technicznych oraz dostosowanie procedur wewnętrznych przed momentem, w którym korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe.
Takie działanie nie niesie ze sobą negatywnych konsekwencji prawnych ani podatkowych, w szczególności nie powoduje powstania obowiązku wystawiania wszystkich kolejnych faktur wyłącznie w KSeF przed datą wejścia w życie obowiązku ustawowego.
Podsumowując, należy stwierdzić, że jednorazowe, testowe wystawienie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur przed datą, od której stosowanie KSeF staje się obowiązkowe, nie powoduje konieczności wystawiania wszystkich kolejnych faktur wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Do momentu wejścia w życie obowiązku podatnik zachowuje pełną swobodę w zakresie wyboru formy fakturowania i może korzystać z KSeF w sposób dobrowolny, incydentalny lub testowy.
W konsekwencji planowane działanie podatnika należy uznać za dopuszczalne i bezpieczne z punktu widzenia obowiązujących przepisów prawa podatkowego.
