Darmowy KSeF a użytkowanie własnego programu
Prowadzę niewielką działalność gospodarczą. W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będę zobowiązany do wystawiania faktur za jego pośrednictwem. Chciałbym uzyskać informację, czy korzystanie z KSeF jest bezpłatne. Obecnie wystawiam faktury przy użyciu programu do fakturowania i chciałbym wiedzieć, czy mogę nadal z niego korzystać po wdrożeniu KSeF. Jak najprościej zalogować się do systemu KSeF i rozpocząć jego użytkowanie - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Korzystanie z systemu KSeF jest bezpłatne, jednak firmy oferujące komercyjne programy do wystawiania faktur bardzo często pobierają opłatę za aktualizację oprogramowania oraz udostępnienie funkcji wystawiania faktur zgodnych z KSeF.
Najprostszym sposobem zalogowania się do systemu KSeF jest skorzystanie z bankowości elektronicznej.
Za co trzeba płacić
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzony jako centralna, państwowa platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, otrzymywania oraz archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. System ten jest prowadzony i utrzymywany przez administrację skarbową, a jego głównym celem jest ujednolicenie obiegu faktur, zwiększenie transparentności rozliczeń podatkowych oraz ograniczenie nadużyć podatkowych, w szczególności w zakresie podatku od towarów i usług.
Korzystanie z systemu KSeF jako takiego jest bezpłatne, co oznacza, że podatnik nie ponosi żadnych opłat na rzecz administracji publicznej za samo wystawianie, przesyłanie, odbieranie ani przechowywanie faktur w systemie. Ministerstwo Finansów zapewnia dostęp do KSeF poprzez dedykowaną stronę internetową (https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/) oraz bezpłatne narzędzia, które umożliwiają wystawianie faktur bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. W tym zakresie ustawodawca założył, że obowiązek korzystania z systemu nie powinien wiązać się z dodatkowymi obciążeniami finansowymi dla podatników, w szczególności dla mikro- i małych przedsiębiorców.
Jednocześnie należy podkreślić, że wielu przedsiębiorców - tak jak Pan - w codziennej działalności korzysta z komercyjnych programów do fakturowania lub systemów księgowych, które znacząco ułatwiają prowadzenie dokumentacji, automatyzują proces wystawiania faktur oraz integrują się z innymi obszarami działalności firmy, takimi jak księgowość, magazyn czy rozliczenia płatności. W przypadku takich programów, mimo że sam system KSeF pozostaje bezpłatny, dostawcy oprogramowania bardzo często pobierają opłaty za aktualizacje systemów, które umożliwiają wystawianie i wysyłanie faktur w formacie zgodnym z wymogami KSeF. Opłaty te mogą przyjmować formę jednorazowej opłaty aktualizacyjnej, podwyższenia abonamentu lub wprowadzenia nowego pakietu usług.
Należy zaznaczyć, że opłaty pobierane przez dostawców oprogramowania nie są związane z samym korzystaniem z KSeF, lecz wynikają z kosztów dostosowania systemów informatycznych do nowych wymogów technicznych i prawnych. Oprogramowanie komercyjne musi bowiem zapewniać m.in. generowanie faktur w odpowiedniej strukturze logicznej, ich prawidłowe przesyłanie do KSeF, odbieranie numeru identyfikacyjnego nadawanego przez system oraz archiwizację dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami. Z tego względu ewentualne koszty ponoszone przez przedsiębiorcę wynikają z wyboru konkretnego narzędzia informatycznego, a nie z samego faktu korzystania z KSeF.
Uwierzytelnienia do KSeF
W zakresie dostępu do systemu KSeF ustawodawca przewidział kilka sposobów uwierzytelnienia użytkownika. Najprostszą i najszybszą metodą zalogowania się do systemu jest skorzystanie z bankowości elektronicznej, czyli tzw. loginu bankowego. Metoda ta polega na potwierdzeniu tożsamości podatnika za pośrednictwem banku, w którym posiada on rachunek, co eliminuje konieczność stosowania dodatkowych narzędzi technicznych lub przechodzenia przez skomplikowane procedury rejestracyjne.
Logowanie za pomocą bankowości elektronicznej jest rozwiązaniem szczególnie wygodnym dla osób prowadzących niewielką działalność gospodarczą, ponieważ nie wymaga posiadania podpisu kwalifikowanego ani zaawansowanej wiedzy informatycznej. Większość przedsiębiorców i tak korzysta na co dzień z bankowości internetowej, co sprawia, że dostęp do KSeF w ten sposób jest intuicyjny i szybki. Dodatkowo metoda ta zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, gdyż opiera się na mechanizmach identyfikacji stosowanych przez instytucje bankowe.
Podsumowując, korzystanie z systemu KSeF jest co do zasady bezpłatne i dostępne dla każdego podatnika bez konieczności ponoszenia opłat na rzecz administracji publicznej. Ewentualne koszty mogą pojawić się wyłącznie w przypadku korzystania z komercyjnych programów do fakturowania, które pobierają opłaty za dostosowanie oprogramowania do wymogów KSeF. Najprostszym i najbardziej dostępnym sposobem zalogowania się do systemu jest skorzystanie z bankowości elektronicznej, co pozwala na szybkie i bezproblemowe rozpoczęcie korzystania z KSeF, zwłaszcza przez małych przedsiębiorców.
