W najbliższych tygodniach wiele firm zorganizuje spotkania świąteczne, by zintegrować zespół. Mimo iż takie imprezy są już powszechnym zjawiskiem, przedsiębiorcy wciąż mają problemy z ich prawidłowym rozliczeniem. Stanowisko fiskusa jest od kilku lat bardzo restrykcyjne. Firma, która zaprasza zespół na spotkanie, musi dzielić wydatki. Odliczy koszty zaproszenia tylko części gości, m.in. własnych pracowników i członków zarządu. Fiskus wyklucza jednak z kosztów wydatki przypadające na współpracowników, czyli osoby prowadzące działalność gospodarczą (B2B), członków rady nadzorczej i kontrahentów.
Fiskus zmusza firmy do dzielenia wydatków
- Zgodnie ze stanowiskiem fiskusa, przedsiębiorca organizujący spotkanie integracyjne musi dzielić wydatki w zależności od formy zatrudnienia. Nie odliczy kosztów przypadających proporcjonalnie na osoby współpracujące na podstawie kontraktów B2B. Trudno zgodzić się takim podejściem, które jest niedostosowane do realiów gospodarczych. Osoby współpracujące na kontraktach B2B są ważną częścią zespołów firm, to już powszechny model współpracy w wielu branżach, zaś integracja zespołu pozytywnie wpływa na efektywność całej firmy. Poza tym obliczenie proporcji udziału pracowników i innych gości nie zawsze jest proste - mówi Jarosław Ziobrowski, adwokat, partner w kancelarii Ziobrowski Tax&Law.
Typowym przykładem podejścia fiskusa może być interpretacja z 10 maja 2023 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM) dotycząca spółki, która organizuje spotkania o charakterze integracyjnym. Zaprasza na nie szereg osób, w tym m.in.:
- własnych pracowników,
- współpracowników, czyli osoby świadczące na rzecz spółki usługi w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej,
- byłych pracowników,
- członków zarządu,
- członków rady nadzorczej,
- osoby z rodziny członków zarządu,
- pracowników spółek powiązanych ze spółką kapitałowo,
- współpracowników spółek powiązanych ze spółką kapitałowo, czyli osoby świadczące na rzecz tych spółek usługi w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej,
- kontrahentów,
- przedstawicieli lokalnych władz.
Spółka zapytała o możliwość odliczenia kosztów ponoszonych na organizację imprezy, jak m.in. zakup usług cateringowych, zakup żywności i napojów, najem i dekoracje sali, oprawa artystyczna i muzyczna (konferansjer, koncert znanego zespołu), obsługa techniczna oraz alkohol.
Według fiskusa kosztem uzyskania przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, są wydatki – z wyjątkiem alkoholu - poniesione na rzecz pracowników, byłych pracowników, członków zarządu, osób najbliższych członków zarządu oraz innych osób sprawujących funkcje kierownicze.
- Te wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu zintegrowanie załogi zakładu, dlatego też pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć pośredni wpływ na wielkość osiągniętych przez wnioskodawcę przychodów – uzasadnia dyrektor KIS.
Sądy zwykle po stronie fiskusa
- Również większość wyroków sądów administracyjnych idzie w tym kierunku. Zdarzają się też wyjątki, zarówno orzeczenia na poziomie WSA, jak i NSA, co daje nadzieję na zmianę linii orzeczniczej. Wydaje się, że zakaz odliczenia kosztów przypadających na współpracowników to podejście zbyt restrykcyjne. Można bowiem znaleźć argumenty, że koszty, choćby pośrednio, przyczyniają się do wzrostu przychodów firmy – mówi Grzegorz Grochowina, szef Zespołu Zarządzania Wiedzą w Departamencie Podatkowym w KPMG w Polsce.
Przykładem może być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2023 r. (sygn. II FSK 326/21). NSA orzekł, iż wydatki ponoszone przez spółkę na zakup artykułów spożywczych dla partnerów biznesowych - osób będącymi samodzielnymi przedsiębiorcami lub współpracującymi ze spółką - nie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Zgodnie w wyrokiem, należy odróżnić pozycję prawną pracowników spółki oraz osób fizycznych nie będących jej pracownikami, a świadczącymi na jej rzecz usługi w ramach własnej działalności gospodarczej. Pracownik wykonuje swoje zadania na podstawie kodeksu pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierunkiem, w określonym miejscu i czasie. Natomiast osoby świadczące usługi na rzecz spółki należy rozliczać inaczej, gdyż wykonują działalność gospodarczą we własnym imieniu.
Natomiast w wyroku z 8 grudnia 2022 r. (sygn. II FSK 1130/20) NSA przyznał rację spółce z branży IT i orzekł, iż kosztem uzyskania przychodu są wydatki na spotkania o charakterze integracyjno-szkoleniowym. - Wydatki powiązane z częścią merytoryczną spotkania i dotyczące części integracyjnej spotkania są dwoma różnymi zdarzeniami, o odrębnym charakterze i celu przez co wymagają odrębnej oceny prawnej. Organ więc, jak wskazał sąd pierwszej instancji, powinien dokonać oceny całokształtu okoliczności faktycznych i wypowiedzieć się, które z opisanych wydatków są wydatkami na reprezentację, a które mają na celu dostarczenie informacji i wiążą się ze szkoleniową częścią spotkania oraz które nich w świetle przedstawionego opisu zdarzenia spełniają przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT - orzekł NSA.
Czytaj również: Czy wydatki na integrację kontrahentów są kosztem >>
Impreza połączona ze szkoleniem
- Do kosztów uzyskania przychodów mogą natomiast zostać zaliczone wydatki na spotkania, których elementem kluczowym jest szkolenie. Organizator nie musi wówczas dzielić wydatków. Odliczy całość, nawet jeśli w spotkaniu biorą udział współpracownicy. Jednak każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Należy też podkreślić, że to przedsiębiorca musi móc wykazać, iż podstawowym celem spotkania było szkolenie oraz udowodnić związek szkolenia z prowadzoną działalnością gospodarczą. Organy podatkowe mogą też zapytać, czy szkolenie służyło uzyskaniu wiedzy niezbędnej na danym stanowisku, czy też zostało skierowane do ogółu pracowników i współpracowników. W tym drugim przypadku może być trudniej o odliczenie kosztów – mówi Jarosław Ziobrowski.
Potwierdzeniem tego, że dla fiskusa istotny jest spotkania, jest interpretacja dyrektora KIS z 12 października 2023 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG). Chodziło o dużą spółką, która organizuje konferencję naukowo-techniczną, z prezentacją strategii spółki oraz panelem dyskusyjnym dotyczący zagadnień branżowych. Jednak głównym celem jest integracja pracowników i współpracowników.
- Dla prawidłowej kwalifikacji kosztów najważniejszym jest bowiem wyraźne ustalenie głównego celu organizowanego spotkania i wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z taką imprezą - stwierdził dyrektor KIS. Wyjaśnił, że wprawdzie w trakcie obchodów jubileuszowych przewidziano również możliwość prowadzenia szczegółowych rozmów i dyskusji z kontrahentami na temat oferowanych usług, jednak dominująca będzie część konsumpcyjna. To oznacza, że obchody jubileuszu przybiorą charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych. Spółka może odliczyć wydatki przypadające na pracowników z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników), ale nie na współpracowników.
Nie można odliczyć VAT od imprez
Nie ma natomiast wątpliwości, że przedsiębiorca organizujący imprezę integracyjną nie odliczy VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4, nie można odliczać podatku naliczonego od usług m.in. gastronomicznych i hotelowych. Tym samym, jeśli impreza odbywa się np. w restauracji, która taką usługę świadczy, VAT od takich wydatków będzie nieodliczalny. Podobne ograniczenie obowiązuje np. dla wykupionych przez pracodawcę noclegów dla pracowników, którzy przyjadą na imprezę z innych miejscowości.
Potwierdzeniem tego jest interpretacja z 6 listopada 2023 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.482.2023.4.KF). Spółka pytała o możliwość odliczenia VAT od wydatków na:
- wynajem sal;
- wynajem sprzętu audiowizualnego;
- zakup pomocy dydaktycznych;
- zakup sprzętu koniecznego dla przeprowadzenia szkolenia;
- wynagrodzenie dla prowadzącego szkolenia;
- Koszty szkolenia zewnętrznego w przypadku ich organizacji przez podmiot zewnętrzny;
- usługi transportowe - w przypadku szkoleń w formie wyjazdowej;
- usługi hotelarskie lub noclegowe - w przypadku szkoleń w formie wyjazdowej;
- usługi cateringowe lub gastronomiczne.
Dyrektor KIS stwierdził, że jeśli spółka będzie nabywać odrębnie usługi gastronomiczne oraz noclegowe (zakwaterowania), to w stosunku do tych wydatków nie będzie przysługiwało jej prawo do odliczenia podatku naliczonego. Odliczy natomiast VAT od pozostałych wydatków.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
