Letnie miesiące to okres wielu spotkań integracyjnych. Organizatorzy nie odliczą jednak wszystkich poniesionych na ten cel wydatków. Najpierw muszą sprawdzić, kto uczestniczył w imprezie.
- Mimo iż spotkania integracyjne są powszechnie organizowane, to wielu przedsiębiorców ma nadal problem z ich prawidłowym rozliczeniem. Interpretacje dyrektora KIS wskazują, że fiskus traktuje uczestników spotkań w nierówny sposób, w zależności od relacji łączących ich ze spółką – mówi Joanna Rudzka, doradca podatkowy.
Trzeba dzielić gości
Podaje przykład interpretacji z 10 maja 2023 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM) w której dyrektor KIS zgodził się na odliczenie tylko części wydatków. Z pytaniem wystąpiła spółka, która co roku organizuje branżowe spotkanie o charakterze integracyjnym. Zaprasza na nie szereg osób, w tym m.in.:
- własnych pracowników,
- współpracowników, czyli osoby świadczące na rzecz spółki usługi w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej,
- byłych pracowników,
- członków zarządu,
- członków rady nadzorczej,
- osoby z rodziny członków zarządu,
- pracowników spółek powiązanych ze spółką kapitałowo,
- współpracowników spółek powiązanych ze spółką kapitałowo, czyli osoby świadczące na rzecz tych spółek usługi w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej,
- kontrahentów,
- przedstawicieli lokalnych władz.
Według spółki celem spotkania jest przede wszystkim poprawa atmosfery pracy i bliższe poznanie się osób pracujących na co dzień w różnych biurach. Chodzi o poprawę efektywności i organizacji pracy oraz budowanie pozytywnych relacji. W trakcie spotkania uczestnicy poznają informacje o strategii rozwoju oraz planowanych inwestycjach.
Zobacz procedurę w LEX: Wydatki na poczęstunek dla kontrahentów jako koszty uzyskania przychodów >
Spółka ponosi w związku z tym szereg wydatków, m.in. na: usługi cateringowe, zakup żywności i napojów, najem i dekoracje sali, oprawę artystyczną i muzyczną (konferansjer, koncert znanego zespołu), obsługę techniczną i alkohol. Chciała uzyskać potwierdzenie, że wszystkie te wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu, ponieważ - jej zdaniem - przyczyniają się pośrednio do zwiększa przychodów. Dyrektor KIS zgodził się - jednak tylko na niektóre.
Czytaj w LEX: Organizacja imprezy integracyjnej jako koszt podatkowy pracodawcy - omówienie orzecznictwa >
Czytaj również: Koszty podatkowe sportowca, celebry, influencera >>
Fiskus tworzy dodatkowe warunki
- Kosztem uzyskania przychodów mogą być wydatki na organizację imprezy w zakresie dotyczącym m.in. pracowników. Nie można jednak odliczyć wydatków dotyczących współpracowników, czyli osób świadczących na rzecz spółki usługi w ramach prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Organizator nie odliczy też kosztów przypadających na członków rady nadzorczej, pracowników i współpracowników spółek powiązanych kapitałowo ani przedstawicieli lokalnych władz. Moim zdaniem takie rozróżnienie nie wynika wprost z przepisów. Dyrektor KIS tworzy w ten sposób dodatkowe warunki odliczenia kosztów uzyskania przychodów - mówi Joanna Rudzka.
Czytaj w LEX: Wątpliwości wokół podatkowych konsekwencji działań wizerunkowych i promocyjnych >
Według fiskusa kosztem uzyskania przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, są wydatki – z wyjątkiem alkoholu - poniesione na rzecz pracowników, byłych pracowników, członków zarządu, osób najbliższych członków zarządu oraz innych osób sprawujących funkcje kierownicze.
- Te wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu zintegrowanie załogi zakładu, dlatego też pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć pośredni wpływ na wielkość osiągniętych przez wnioskodawcę przychodów – uzasadnia dyrektor KIS.
Czytaj w LEX: Świąteczne wydatki spółek a koszty uzyskania przychodu >
Zaproszenie współpracownika to reprezentacja
Inaczej będzie natomiast w przypadku pozostałych osób. Dyrektor KIS stwierdził, że spółka nie może odliczyć kosztów przypadających na: współpracowników (osoby współpracujące ze spółką w ramach własnej działalności gospodarczej), osób sprawujących funkcje kierownicze w spółkach powiązanych kapitałowo ani pracowników spółek powiązanych kapitałowo. Według fiskusa z tymi osobami łączą spółkę powiązania biznesowe. Są więc dla niej podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym.
Zobacz procedurę w LEX: Wydatki na reprezentację i reklamę a koszty uzyskania przychodów w CIT >
W tym przypadku należy zastosować - według fiskusa - art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Zaś w przypadku członków rad nadzorczych należy - według dyrektora KIS - zastosować art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Czytaj w LEX: Kontrowersje wokół wydatków ponoszonych przez spółkę w związku z funkcjonowaniem rady nadzorczej >
Weryfikacja w trakcie kontroli
- Niestety, organy podatkowe zajmują jednolicie negatywne stanowisko w zakresie odliczenie wydatków przypadających na współpracowników czy kontrahentów. Zauważalnym trendem są też kontrole dotyczące prawidłowości rozliczenia kosztów imprez integracyjnych. Organy podatkowe zauważają tu pole do nadużyć. Coraz częściej zdarza się, że weryfikują listy zaproszonych gości i "wyrzucają" z kosztów część wydatków - ostrzega Paweł Lewandowski, doradca biznesowy.
Czytaj w LEX: Wydatki na organizację zgromadzenia wspólników w kosztach uzyskania przychodu >
Dodaje, że definicja kosztów uzyskania przychodów jest dość ogólna. Przepisy podatkowe (ustawa o PIT i ustawa o CIT) wyłączają z kosztów wydatki na reprezentację, która nie została zdefiniowana. Na podstawie orzecznictwa sądów administracyjnych należy ją rozumieć w taki sposób, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy, działalności itd. i wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami).
Negatywne dla podatników interpretacje są jednak często kwestionowane przez sądy. Przykładowo WSA we Wrocławiu w wyroku z 22 lipca 2022 r. (sygn. akt I SA/Wr 1167/21) orzekł, iż fiskus nieprawidłowo uznał za reprezentację wydatki na spotkanie integracyjne w części dotyczącej współpracowników prowadzących działalność gospodarczą. W ocenie sądu podstawą wykluczenia z kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na organizację spotkań, w których uczestniczą też współpracownicy spółki, nie może być zakwalifikowanie ich jako kosztów reprezentacji.
Sprawdź w LEX:
- Czy istnieje możliwość uznania za koszty podatkowe Spółki zwrotu pracownikom kosztów dojechania na imprezę integracyjną prywatnymi samochodami? >
- W jaki sposób rozliczyć udział komplementariusza spółki komandytowej w zagranicznych targach? >
- Czy spółka może zaliczyć wydatki poniesione na zakup lodów dla pracowników, zleceniobiorców i kontrahentów do podatkowych kosztów uzyskania przychodów? >
- Czy można odliczyć VAT w związku z zakupem kalendarzy z logo firmy, które zostaną następnie przekazane kontrahentom? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
