Prowadzę działalność gospodarczą i jestem podatnikiem VAT, którego obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie od 1 kwietnia 2026 r. Z informacji, które posiadam, wynika, że w obrocie nadal będą funkcjonować faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. W związku z tym chciałbym zapytać, czy mogę odliczyć VAT z faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF, a jeżeli tak – na jakich zasadach i czy obowiązują jakieś ograniczenia w porównaniu z fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

W 2025 roku wykryto ponad 376 tys. fikcyjnych faktur, czyli o 30 proc. więcej niż w roku 2024 - poinformował Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i wiceszef KAS. Jednocześnie zauważył, że liczba wykrytych nieprawidłowości rośnie pomimo malejącej liczby kontroli celno-skarbowych. Pytany o statystyki z dziewięciu pierwszych dni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, odpowiedział, że w KSeF jest już blisko 11 mln faktur wystawionych przez ponad 67 tys. podmiotów, z których 4800 jest zobligowanych do wystawiania faktur w systemie od 1 lutego.

Krajowy System e-Faktur powinien docelowo zautomatyzować obieg faktur i ułatwić rozliczenia - oceniają doradcy podatkowi i księgowi. Jednak aby to było możliwe, administracja powinna przede wszystkim rozwiązać problemy z logowaniem do systemu. Jeśli będą się powtarzać, grozi to opóźnieniami w płatnościach i w rozliczeniu podatków. Ministerstwo Finansów powinno też określić konsekwencje prawne podobnych sytuacji. Eksperci zwracają uwagę, że skutkiem stosowanego przez firmy podwójnego obieg faktur - wystawiania ich w KSeF oraz wysyłania wizualizacji mailem - zamiast uproszczeń, mogą być problemy z zaksięgowaniem.

Prowadzę niewielką działalność gospodarczą, w której miesięczne przychody co do zasady nie przekraczają kwoty 10 tys. zł. Z tego względu obecnie nie planuję korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Co w sytuacji, gdy przekroczenie limitu ma charakter incydentalny? Czy jeśli w jednym miesiącu przekroczę próg 10 tys. zł przychodu, a w kolejnym miesiącu przychody ponownie spadną poniżej tego limitu, będę zobowiązany do stosowania KSeF wyłącznie w miesiącu, w którym doszło do przekroczenia? Czy obowiązek korzystania z KSeF będzie mnie obejmował również w kolejnych okresach rozliczeniowych? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Od 1 lutego jednostki samorządu terytorialnego mogą mieć problem z przyporządkowaniem faktur do swoich jednostek podrzędnych, np. szkół. Część dostawców, którzy obowiązkowo wystawiają faktury w KSeF, nie jest w stanie wypełnić pola Podmiot3, a to uniemożliwia alokację faktur. Gminom nie pomogło formułowanie wymogu wypełnienia pola Podmiot3 w umowach z kontrahentami i zamówieniach publicznych (specyfikacji istotnych warunków zamówienia). Zdarza się, że nikt nie składa ofert przetargu, ponieważ potencjalni wykonawcy nie są w stanie spełnić wymogów związanych z oznaczaniem faktur w KSeF.

Prowadzę działalność gospodarczą i od kwietnia będę zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W celu przetestowania działania systemu chciałbym już w lutym wystawić jedną fakturę za pośrednictwem KSeF, wyłącznie w celach sprawdzających. Czy wystawienie pojedynczej faktury w KSeF przed datą wejścia obowiązku spowoduje, że kolejne faktury również będę musiał wystawiać wyłącznie za pośrednictwem tego systemu? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę niewielką działalność gospodarczą. W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będę zobowiązany do wystawiania faktur za jego pośrednictwem. Chciałbym uzyskać informację, czy korzystanie z KSeF jest bezpłatne. Obecnie wystawiam faktury przy użyciu programu do fakturowania i chciałbym wiedzieć, czy mogę nadal z niego korzystać po wdrożeniu KSeF. Jak najprościej zalogować się do systemu KSeF i rozpocząć jego użytkowanie - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Poniedziałkowe utrudnienia w logowaniu do KSeF wywołują wiele pytań o to, jakie konsekwencje będzie miała ewentualna awaria dla sprzedawców i nabywców. Problem polega na tym, że przepisy odnoszą się do awarii KSeF, ale nie awarii systemu logowania. Eksperci wskazują, że przedsiębiorcy nie poniosą w tym roku konsekwencji, jeśli wystawią fakturę poza KSeF. Poważniejsze mogą być jednak konsekwencje biznesowe, w tym problemy z zapłatą.

Już w pierwszym dniu roboczym obowiązywania KSeF doszło do problemów z logowaniem do systemu. Największym rozczarowaniem jest jednak komunikat Ministerstwa Finansów, iż „KSeF działa bez zakłóceń”. Trudno się zgodzić z takim stwierdzeniem, skoro większość podatników – tych którzy logują się za pośrednictwem Profilu Zaufanego - miała problem z dostępem do KSeF – pisze Joanna Rudzka, doradca podatkowy.

Ministerstwo Finansów poinformowało w poniedziałkowe popołudnie, że do KSeF można już logować się za pomocą Profilu Zaufanego. Od rana pojawiały się bowiem czasowe utrudnienia. Ministerstwo zapewnia, że podczas występujących niedogodności, system działał bez zakłóceń, a fakt ten nie wpłynął na liczbę faktur wpływających do systemu.

W związku z bardzo dużym zainteresowaniem logowaniem do systemu KSeF 2.0, mogą występować czasowe utrudnienia w logowaniu do Profilu Zaufanego - podał w poniedziałek resort cyfryzacji na platformie X. „Osoby korzystające z usług administracji publicznej w celach niezwiązanych z KSeF mogą, jeśli to możliwe, skorzystać z alternatywnych metod identyfikacji” - dodano we wpisie. Z kolei Ministerstwo Finansów poinformowało, że sam KSeF działa bez zakłóceń i dostępne są inne metody logowania do KSeF, niż Profil Zaufany.

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony zgodnie z harmonogramem, czyli 1 lutego o północy, a system działa sprawnie i bez zakłóceń - poinformowało w niedzielę Ministerstwo Finansów. Doradcy podatkowi potwierdzają, że bez problemu można wystawić fakturę w Aplikacji Podatnika, czyli narzędziu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Problemy jednak mogą się pojawić przy wystawianiu faktur przy użyciu komercyjnych programów. Poza tym niedziela to dzień wolny od pracy, więc KSeF czeka jeszcze test w warunkach pełnego obciążenia.

1 lutego 2026 r. w Polsce rozpoczęło się obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), stanowiącego istotną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji gospodarczych. Od momentu ogłoszenia nowych regulacji system ten wzbudzał niepokój wśród przedsiębiorców. Obecnie, po jego formalnym uruchomieniu, możliwe jest sformułowanie pierwszych, choć jeszcze bardzo wstępnych, obserwacji dotyczących jego funkcjonowania - pisze Szymon Raut, doradca podatkowy, partner w Paczuski Taudul Doradcy Podatkowi Sp. z o.o.

Krajowy System e-Faktur został uruchomiony zgodnie z harmonogramem - poinformowało Ministerstwo Finansów w mediach społecznościowych. Również minister Andrzej Domański skomentował, że system ruszył sprawnie i bez zakłóceń. Na początku system obejmuje 4,2 tys. największych firm. MF zapewnia, że przeprowadzone testy potwierdziły założone wymagania funkcjonalne oraz techniczne, odporność na obciążenia oraz spełnienie wymogów bezpieczeństwa.

Ministerstwo Finansów informuje, że zakończono wszystkie prace związane z przygotowaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0) do uruchomienia 1 lutego 2026 r. Przeprowadzone testy potwierdziły założone wymagania funkcjonalne oraz techniczne, odporność na obciążenia oraz spełnienie wymogów bezpieczeństwa. W sobotę 31 stycznia w urzędach skarbowych odbywa się dzień otwarty.

Zawiesiłem od 1 stycznia 2026 r. prowadzenie działalności gospodarczej, obecnie jestem zatrudniony na umowę o pracę. Czy jeśli w lutym lub marcu br. sprzedam samochód (środek trwały w działalności gospodarczej), muszę wystawić fakturę przy użyciu KSeF? Czy faktury za telefon zarejestrowany "na firmę" muszę odbierać w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Od 1 lutego wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na odbieranie faktur w KSeF, nawet gdy sami nie mają jeszcze obowiązku wystawiać ich w systemie. W praktyce oznacza to, że nadal będą dostawać faktury w trzech formach: w KSeF w formacie XML, mailem z załącznikiem PDF oraz papierowe. Eksperci zwracają uwagę, że trzeba będzie utrzymywać różne systemy odbioru dokumentów, by wprowadzić je do jednej księgi. Chociaż KSeF miał zautomatyzować procesy, to część firm, w obawie przed chaosem, chce wysyłać kontrahentom mailem wizualizacje faktur KSeF-owych oraz niemieszczące się w KSeF załączniki.

Sprzedawcy wystawiający w KSeF faktury na rzecz gminy nie będą mieli obowiązku wypełniać pola Podmiot3, czyli danych jednostki podległej, np. szkoły czy ośrodka sportu. Ministerstwo Finansów rekomenduje natomiast, aby w programach finansowo-księgowych zostały wprowadzone mechanizmy sugerujące konieczność wypełnienia sekcji Podmiot3, jeśli w sekcji Podmiot2 wskazano, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. Według ekspertów, mimo tych rekomendacji, gminy mogą mieć problem z przyporządkowaniem faktur do swoich jednostek podległych.

Warto pozostać czujnym i uważnym. Organy podatkowe będą miały możliwość monitorowania sytuacji danego podmiotu niemal na bieżąco a algorytmy będą mogły wyłapać każdą podejrzaną transakcję. Przedsiębiorstwo, które nie wdraża najbardziej optymalnych rozwiązań w prowadzonej działalności ryzykuje, że przegra z konkurencją - mówi Stefan Kowalski, radca prawny, Kancelaria Radcy Prawnego Stefan Kowalski.

Krajowy System e-Faktur zostanie uruchomiony 1 lutego br. o godzinie zero – poinformowali przedstawiciele Ministerstwa Finansów podczas wtorkowej konferencji prasowej. Podkreślili, że system został zbudowany przez MF, jest bezpieczny, nie ma zagrożenia wyciekiem danych, serwery są w Polsce. W środę, 28 stycznia, od godziny 8 zostaną uruchomione jego niektóre funkcjonalności, aby integratorzy mogli zweryfikować swoje działania przed uruchomieniem