Małoletni, który ukończył 13 lat i jest podatnikiem VAT z tytułu najmu lokali, podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na zasadach właściwych dla podatnika VAT będącego osobą fizyczną na dane i z numerem NIP małoletniego.

Zagraniczny kontrahent wystawiający faktury w ramach samofakturowania w imieniu polskich usługodawców nie będzie zobowiązany do korzystania z KSeF, jeżeli w danej transakcji posługuje się zagranicznym numerem VAT, a nie polskim NIP. Faktury takie powinny być wystawiane poza KSeF - pisze Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

W zbiorczej fakturze korygującej wystawionej w KSeF należy wskazać wszystkie faktury pierwotne objęte daną korektą. Wykazanie jedynie części faktur i przesłanie pełnej listy klientowi w pliku PDF albo arkuszu kalkulacyjnym nie spełnia wymagań art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. W razie przekroczenia limitów technicznych właściwym rozwiązaniem jest wystawienie kilku faktur korygujących, z których każda będzie zawierała kompletne dane przypisanej do niej grupy faktur pierwotnych.

Przesłanie kontrahentowi wizualizacji faktury wystawionej w KSeF, zawierającej dodatkowe informacje techniczne, logistyczne lub handlowe, nie powoduje obowiązku ponownej zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Warunkiem jest jednak, aby wizualizacja pozostawała zgodna z fakturą ustrukturyzowaną i nie była wprowadzana do obrotu jako odrębna faktura.

Fakturę za dostęp do internetu można wystawić poza KSeF, jeżeli klient nabywa usługę na cele prywatne, nie podaje NIP i nie występuje przy tej transakcji jako podatnik. Prowadzenie przez niego działalności nierejestrowanej lub najmu prywatnego nie zmienia charakteru faktury, jeżeli konkretna usługa internetu nie jest nabywana na potrzeby tej aktywności.

Przy ponownym przesłaniu do KSeF starych faktur nie zawsze trzeba korygować je „do zera”. Kluczowa jest możliwość jednoznacznej identyfikacji, że dokument znajdujący się w KSeF i dokument poza KSeF stanowią tę samą fakturę - wyjaśnia Ministerstwo Finansów. Eksperci zwracają uwagę, że bardziej restrykcyjne stanowisko zajmuje skarbówka w interpretacjach indywidualnych. A korekta pozwala uniknąć ryzyka podwójnego fakturowania.

W sytuacji omyłkowego przesłania do KSeF faktur wystawionych przed 1 kwietnia 2026 r., podatnik jest zobowiązany do skorygowania tych faktur w celu ich wyeliminowania z systemu, skoro faktury te zostały wcześniej prawidłowo wystawione poza systemem KSeF, doręczone kontrahentom oraz prawidłowo rozliczone podatkowo. Obowiązek korekty wynika z wprowadzenia do obrotu prawnego faktur, które zostały wcześniej wystawione poza KSeF w formie elektronicznej.

Jeśli przedsiębiorca wystawia faktury o ograniczonym zakresie danych, nie ma obowiązku wystawiania ich w KSeF. Kluczowe jest więc nie tylko to, że świadczone usługi są zwolnione z VAT, lecz także to, w jaki sposób są dokumentowane. Samo zwolnienie z VAT nie zawsze automatycznie oznacza brak obowiązku KSeF. W tym przypadku brak obowiązku wynika z łącznego spełnienia obu warunków: rodzaju usługi oraz rodzaju faktury.

Państwo nie dysponuje dziś jednym, wiarygodnym wykazem podmiotów publicznych, co prowadzi do problemów przy wdrażaniu e-Doręczeń, Centralnego Rejestru Umów i innych projektów cyfryzacyjnych. Ministerstwo Cyfryzacji chce to uporządkować poprzez utworzenie Katalogu Podmiotów Publicznych, który ma stać się referencyjnym źródłem danych dla administracji. Samorządowcy i eksperci oceniają jednak, że katalog będzie skuteczny tylko wtedy, gdy stanie się wspólnym punktem odniesienia dla całego systemu prawa.

Dla potrzeb prowadzenia ksiąg rachunkowych spółek z o.o. nie ma obowiązku drukowania faktur ustrukturyzowanych z KSeF. Wystarczające będzie posługiwanie się ich wersją elektroniczną, o ile przyjęty system zapewni prawidłową kontrolę dowodu księgowego, jego czytelność, trwałość, dostępność oraz jednoznaczne powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych. Drukowanie faktur może być stosowane pomocniczo, jeżeli ułatwia organizację pracy biura, ale nie powinno być traktowane jako obowiązek.

Przy prowadzeniu PKPiR dla małych przedsiębiorców wystarczające będzie przechowywanie i księgowanie faktur z KSeF w wersji elektronicznej. Faktury te będą mogły stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako faktury wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Nie będzie obowiązku ich drukowania, jeżeli biuro rachunkowe zapewni możliwość ich odczytu, kontroli, przechowywania oraz jednoznacznego powiązania z zapisami dokonanymi w PKPiR.

Polscy przedsiębiorcy często ponoszą za granicą wydatki związane z działalnością gospodarczą, np. na paliwo, hotele, opłaty drogowe, wynajem samochodów, udział w targach czy usługi serwisowe. W takich przypadkach na fakturach może pojawić się zagraniczny VAT, którego nie odlicza się w polskim JPK_V7, ale który – po spełnieniu określonych warunków – można odzyskać w odrębnej procedurze zwrotu. Kluczowe znaczenie ma jednak prawidłowe ustalenie, czy podatek został naliczony zgodnie z przepisami danego państwa, jakie dokumenty należy złożyć oraz czy nie upłynął termin na wystąpienie z wnioskiem.

Usługi wykończeniowe wykonywane na nieruchomościach położonych w Niemczech nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Nie oznacza to jednak braku obowiązku KSeF. Ponieważ faktury są wystawiane przez polskiego podatnika na rzecz niemieckich kontrahentów, a podatek rozliczany jest przez usługobiorców w ramach reverse charge, zastosowanie znajduje art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT. W konsekwencji faktury dokumentujące te usługi powinny być wystawiane w KSeF.

Zagraniczna firma nie musi wystawiać faktur w KSeF, jeśli nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Eksperci zwracają uwagę, że ustalenie tego ma kluczowe znaczenia w rozliczeniach z zagranicznymi kontrahentami. Warto mieć potwierdzenie w postaci interpretacji indywidulanej, tym bardziej, że obecnie organy podatkowe potwierdzają stanowiska podatników. Nie zawsze tak jednak było.

Przedsiębiorca prowadził jednoosobową działalność gospodarczą i był podatnikiem zobowiązanym do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W ramach prowadzonej działalności nadał biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF do obsługi faktur, w szczególności do wystawiania, odbierania oraz przeglądania faktur w jego imieniu. Następnie przedsiębiorca zmarł. Czy w chwili śmierci przedsiębiorcy uprawnienia nadane przez niego biuru rachunkowemu w KSeF tracą moc? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy nadal mogą stosować procedurę samofakturowania, w której faktury nie są wystawiane przez sprzedawcę, ale przez nabywcę, np. spółka wystawia je w imieniu podwykonawców. W najnowszej interpretacji skarbówka potwierdza swoje wcześniejsze, bardzo rygorystyczne stanowisko dotyczące akceptacji takich dokumentów. Wymaga, by nabywca przedstawiał je sprzedawcy przed przesłaniem do KSeF i w formacie XML, inaczej straci prawo do odliczenia VAT. Eksperci zwracają uwagę, że takie warunki nie wynikają z przepisów.

Z perspektywy KSeF kluczowe jest rozróżnienie między fakturą a notą księgową. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Obowiązek wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT dotyczy właśnie faktur ustrukturyzowanych, a więc dokumentów będących fakturami w rozumieniu ustawy o VAT - wyjaśnia Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam podatek dochodowy na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dokonałem sprzedaży na rzecz szkoły funkcjonującej jako jednostka organizacyjna gminy. Faktura została wystawiona w KSeF w taki sposób, że w części dotyczącej nabywcy wykazana została gmina wraz z jej numerem NIP, natomiast szkoła została wskazana odrębnie jako odbiorca towaru/usługi. Jakie dane kontrahenta powinienem ująć w PKPiR przy ewidencjonowaniu tej sprzedaży: czy dane gminy wskazanej na fakturze jako nabywca, czy dane szkoły, która faktycznie otrzymała towar/usługę? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

W mojej ocenie przekazywane kontrahentom wizualizacje PDF faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF nie powinny być uznawane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem że będą one stanowiły wyłącznie czytelne odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, a dane w nich zawarte będą merytorycznie zgodne z danymi wynikającymi z pliku XML - pisze Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Aby podatnik mógł odliczyć VAT naliczony z faktury zakupowej, muszą być spełnione łącznie podstawowe warunki. Po pierwsze, po stronie sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy w odniesieniu do danej dostawy towarów albo świadczenia usług. Po drugie, musi dojść do faktycznego nabycia towarów albo usług przez podatnika. Po trzecie, podatnik musi posiadać fakturę dokumentującą transakcję. W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF warunek otrzymania faktury należy ustalać według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, czyli według daty nadania numeru KSeF.