Jeśli przedsiębiorca wystawia faktury o ograniczonym zakresie danych, nie ma obowiązku wystawiania ich w KSeF. Kluczowe jest więc nie tylko to, że świadczone usługi są zwolnione z VAT, lecz także to, w jaki sposób są dokumentowane. Samo zwolnienie z VAT nie zawsze automatycznie oznacza brak obowiązku KSeF. W tym przypadku brak obowiązku wynika z łącznego spełnienia obu warunków: rodzaju usługi oraz rodzaju faktury.

Państwo nie dysponuje dziś jednym, wiarygodnym wykazem podmiotów publicznych, co prowadzi do problemów przy wdrażaniu e-Doręczeń, Centralnego Rejestru Umów i innych projektów cyfryzacyjnych. Ministerstwo Cyfryzacji chce to uporządkować poprzez utworzenie Katalogu Podmiotów Publicznych, który ma stać się referencyjnym źródłem danych dla administracji. Samorządowcy i eksperci oceniają jednak, że katalog będzie skuteczny tylko wtedy, gdy stanie się wspólnym punktem odniesienia dla całego systemu prawa.

Dla potrzeb prowadzenia ksiąg rachunkowych spółek z o.o. nie ma obowiązku drukowania faktur ustrukturyzowanych z KSeF. Wystarczające będzie posługiwanie się ich wersją elektroniczną, o ile przyjęty system zapewni prawidłową kontrolę dowodu księgowego, jego czytelność, trwałość, dostępność oraz jednoznaczne powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych. Drukowanie faktur może być stosowane pomocniczo, jeżeli ułatwia organizację pracy biura, ale nie powinno być traktowane jako obowiązek.

Przy prowadzeniu PKPiR dla małych przedsiębiorców wystarczające będzie przechowywanie i księgowanie faktur z KSeF w wersji elektronicznej. Faktury te będą mogły stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako faktury wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Nie będzie obowiązku ich drukowania, jeżeli biuro rachunkowe zapewni możliwość ich odczytu, kontroli, przechowywania oraz jednoznacznego powiązania z zapisami dokonanymi w PKPiR.

Polscy przedsiębiorcy często ponoszą za granicą wydatki związane z działalnością gospodarczą, np. na paliwo, hotele, opłaty drogowe, wynajem samochodów, udział w targach czy usługi serwisowe. W takich przypadkach na fakturach może pojawić się zagraniczny VAT, którego nie odlicza się w polskim JPK_V7, ale który – po spełnieniu określonych warunków – można odzyskać w odrębnej procedurze zwrotu. Kluczowe znaczenie ma jednak prawidłowe ustalenie, czy podatek został naliczony zgodnie z przepisami danego państwa, jakie dokumenty należy złożyć oraz czy nie upłynął termin na wystąpienie z wnioskiem.

Usługi wykończeniowe wykonywane na nieruchomościach położonych w Niemczech nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Nie oznacza to jednak braku obowiązku KSeF. Ponieważ faktury są wystawiane przez polskiego podatnika na rzecz niemieckich kontrahentów, a podatek rozliczany jest przez usługobiorców w ramach reverse charge, zastosowanie znajduje art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT. W konsekwencji faktury dokumentujące te usługi powinny być wystawiane w KSeF.

Zagraniczna firma nie musi wystawiać faktur w KSeF, jeśli nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Eksperci zwracają uwagę, że ustalenie tego ma kluczowe znaczenia w rozliczeniach z zagranicznymi kontrahentami. Warto mieć potwierdzenie w postaci interpretacji indywidulanej, tym bardziej, że obecnie organy podatkowe potwierdzają stanowiska podatników. Nie zawsze tak jednak było.

Przedsiębiorca prowadził jednoosobową działalność gospodarczą i był podatnikiem zobowiązanym do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W ramach prowadzonej działalności nadał biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF do obsługi faktur, w szczególności do wystawiania, odbierania oraz przeglądania faktur w jego imieniu. Następnie przedsiębiorca zmarł. Czy w chwili śmierci przedsiębiorcy uprawnienia nadane przez niego biuru rachunkowemu w KSeF tracą moc? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy nadal mogą stosować procedurę samofakturowania, w której faktury nie są wystawiane przez sprzedawcę, ale przez nabywcę, np. spółka wystawia je w imieniu podwykonawców. W najnowszej interpretacji skarbówka potwierdza swoje wcześniejsze, bardzo rygorystyczne stanowisko dotyczące akceptacji takich dokumentów. Wymaga, by nabywca przedstawiał je sprzedawcy przed przesłaniem do KSeF i w formacie XML, inaczej straci prawo do odliczenia VAT. Eksperci zwracają uwagę, że takie warunki nie wynikają z przepisów.

Z perspektywy KSeF kluczowe jest rozróżnienie między fakturą a notą księgową. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Obowiązek wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT dotyczy właśnie faktur ustrukturyzowanych, a więc dokumentów będących fakturami w rozumieniu ustawy o VAT - wyjaśnia Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam podatek dochodowy na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dokonałem sprzedaży na rzecz szkoły funkcjonującej jako jednostka organizacyjna gminy. Faktura została wystawiona w KSeF w taki sposób, że w części dotyczącej nabywcy wykazana została gmina wraz z jej numerem NIP, natomiast szkoła została wskazana odrębnie jako odbiorca towaru/usługi. Jakie dane kontrahenta powinienem ująć w PKPiR przy ewidencjonowaniu tej sprzedaży: czy dane gminy wskazanej na fakturze jako nabywca, czy dane szkoły, która faktycznie otrzymała towar/usługę? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

W mojej ocenie przekazywane kontrahentom wizualizacje PDF faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF nie powinny być uznawane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem że będą one stanowiły wyłącznie czytelne odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, a dane w nich zawarte będą merytorycznie zgodne z danymi wynikającymi z pliku XML - pisze Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Aby podatnik mógł odliczyć VAT naliczony z faktury zakupowej, muszą być spełnione łącznie podstawowe warunki. Po pierwsze, po stronie sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy w odniesieniu do danej dostawy towarów albo świadczenia usług. Po drugie, musi dojść do faktycznego nabycia towarów albo usług przez podatnika. Po trzecie, podatnik musi posiadać fakturę dokumentującą transakcję. W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF warunek otrzymania faktury należy ustalać według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, czyli według daty nadania numeru KSeF.

Przesyłanie faktur do KSeF w następnym dniu roboczym po dacie sprzedaży, która będzie jednocześnie datą wystawienia faktury wskazaną w polu P_1, należy uznać za prawidłowe, o ile faktury będą wystawiane zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, będą przesyłane do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia, oraz nie będą wcześniej udostępniane nabywcom poza KSeF.

Otrzymałem od jednego kontrahenta kilka faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności. Faktury zostały wystawione w KSeF i posiadają numery identyfikujące je w KSeF. Zamierzam uregulować należności wynikające z tych faktur jednym przelewem zbiorczym, z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Czy mogę zapłacić zbiorczo za kilka faktur wystawionych przez jednego kontrahenta w KSeF, które są objęte MPP, a jeżeli tak, to w jaki sposób technicznie powinienem wykonać taki przelew - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Dokonałem sprzedaży towaru na rzecz klienta. Wartość sprzedaży nie przekroczyła kwoty 450 zł brutto, dlatego udokumentowałem ją fakturą uproszczoną. Obecnie klient zwrócił zakupiony towar, w związku z czym jestem zobowiązany do dokonania korekty tej sprzedaży poprzez wystawienie faktury korygującej do uprzednio wystawionej faktury uproszczonej. Czy w opisanym stanie faktycznym korektę faktury uproszczonej powinienem wystawić i ująć w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Sprzedaż komputerów wyłącznie w sklepie stacjonarnym nie wyłącza sama w sobie prawa do zwolnienia podmiotowego z VAT, o ile nie został przekroczony limit 240 000 zł i podatnik nie wykonuje innych czynności wyłączonych ze zwolnienia. Jeżeli jednak przedsiębiorca zarejestrował się już jako podatnik VAT czynny i faktycznie rozliczał sprzedaż z VAT, urząd może uznać to za rezygnację ze zwolnienia, co zasadniczo uniemożliwia natychmiastowe „anulowanie” rejestracji i powrót do zwolnienia.

Wystawiam faktury w KSeF. Po wystawieniu faktury zamierzam przekazywać kontrahentom jej wizualizację w formacie PDF. Wizualizacja PDF może jednak w pewnym zakresie różnić się od faktury ustrukturyzowanej, w szczególności co do sposobu prezentacji danych, układu dokumentu lub dodatkowych informacji biznesowych. Czy w sytuacji gdy wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie różnić się od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, w związku z czym wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w niej VAT? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Rząd pracuje nad zmianami w podatkach, dotyczącymi m.in. opłaty cukrowej, akcyzy od tzw. małpek oraz wprowadzeniem podatku od zysków nadzwyczajnych - zapowiedzieli przedstawiciele Ministerstwa Finansów podczas 10. edycji Kongresu Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan. Planowane są również zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur, których celem są ułatwienia dla przedsiębiorców. Podczas kongresu przedstawiciele resortu, biznesu oraz środowiska naukowego dyskutowali też m.in. o kontrolach podatkowych oraz nowych obowiązkach raportowych dla firm.

Fiskus nie wyklucza w interpretacjach, że wizualizacja, czyli odzwierciedlenie faktury wystawionej w KSeF, może zostać uznana za pustą fakturę. Wystarczą niewielkie różnice dotyczące opisu danego pola, aby organ podatkowy uznał, że doszło do podwójnego wystawienia tego samego dokumentu. Konsekwencją może być podwójna zapłata VAT – wynikającego zarówno z faktury, jak i wizualizacji.