Samofakturowanie przez zagranicznego kontrahenta a obowiązek wystawiania faktur w KSeF
Zagraniczny kontrahent wystawiający faktury w ramach samofakturowania w imieniu polskich usługodawców nie będzie zobowiązany do korzystania z KSeF, jeżeli w danej transakcji posługuje się zagranicznym numerem VAT, a nie polskim NIP. Faktury takie powinny być wystawiane poza KSeF - pisze Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Prowadzę spółkę z siedzibą w Niemczech, zarejestrowaną dla celów VAT zarówno w Niemczech, jak i w Polsce. Polska rejestracja VAT jest związana wyłącznie z rozliczaniem wewnątrzwspólnotowych przemieszczeń towarów własnych. W ramach działalności obsługuję elektroniczny system poboru opłat drogowych w Niemczech. W Polsce współpracuję z lokalnymi partnerami serwisowymi, którzy zajmują się m.in. montażem, konfiguracją, serwisowaniem oraz wymianą urządzeń służących do elektronicznego poboru opłat w pojazdach ciężarowych. Usługi świadczone przez polskich partnerów są dokumentowane w ramach samofakturowania. Na podstawie zawartych umów wystawiam w ich imieniu faktury dokumentujące wykonane na moją rzecz usługi, a następnie przekazuję te dokumenty poszczególnym partnerom zgodnie z przyjętą procedurą. Przy nabywaniu tych usług występuję jako podatnik VAT zarejestrowany w Niemczech i posługuję się niemieckim numerem VAT. Nie posługuję się w tym zakresie polskim numerem VAT, a moja rejestracja w Polsce służy innym rozliczeniom. Czy w takiej sytuacji, wystawiając w ramach samofakturowania faktury w imieniu polskich partnerów serwisowych, jestem zobowiązany do wystawiania tych faktur jako faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF?
Nie, w opisanej sytuacji zagraniczny nabywca wystawiający faktury w ramach samofakturowania nie będzie zobowiązany do wystawiania ich przy użyciu KSeF, jeżeli przy nabyciu usług od polskich kontrahentów posługuje się zagranicznym numerem VAT, a nie polskim NIP. W takim przypadku faktury powinny być wystawiane poza KSeF.
Warunki samofakturowania
Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT nabywca towarów lub usług może, po spełnieniu określonych warunków, wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Jest to tzw. samofakturowanie. Warunkiem jego stosowania jest wcześniejsze zawarcie pomiędzy stronami umowy oraz określenie procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży.
Co do zasady od 1 lutego 2026 r. podatnicy są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Ustawa przewiduje jednak określone wyjątki. Dodatkowe wyłączenia zostały przewidziane w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Szczególne znaczenie ma tutaj § 2 pkt 5 tego rozporządzenia. Zgodnie z nim obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie występuje w przypadku samofakturowania, jeżeli nabywca towarów lub usług nie jest na potrzeby danej czynności zidentyfikowany za pomocą polskiego numeru NIP.
Oznacza to, że jeżeli zagraniczny kontrahent nabywa usługi od polskiego podatnika i w ramach danej transakcji posługuje się swoim zagranicznym numerem VAT, a nie polskim NIP, może nadal wystawiać w imieniu polskiego sprzedawcy faktury w ramach self-billingu poza KSeF.
Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 lipca 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.365.2026.2.RST. Sprawa dotyczyła niemieckiej spółki, która nabywała usługi od polskich partnerów serwisowych i wystawiała w ich imieniu faktury w ramach samofakturowania. Spółka posiadała wprawdzie polską rejestrację VAT, jednak przy nabywaniu tych usług posługiwała się niemieckim numerem VAT.
Numer NIP przy konkretnej transakcji
Dyrektor KIS uznał, że w takich okolicznościach zastosowanie znajduje par. 2 pkt 5 rozporządzenia. W piśmie tym możemy przeczytać:
„(…)w analizowanym przypadku zastosowanie znajdzie par. 2 pkt 5 rozporządzenia i w konsekwencji nie wystąpi obowiązek wystawienia faktur ustrukturyzowanych przez Wnioskodawcę. Nabywcą samofakturującym jest podatnik, który na potrzeby usług nabywanych od Polskich Partnerów Serwisowych nie jest zidentyfikowany za pomocą polskiego identyfikatora podatkowego NIP. Wnioskodawca posługuje się w ramach tych transakcji niemieckim numerem VAT . Nie jest więc możliwe skuteczne nadanie mu uprawnienia do samofakturowania w systemie. Fakturę należy zatem wystawić poza KSeF i nie jest dopuszczalne dobrowolne jej wystawienie przy użyciu tego systemu. Należy dodatkowo zauważyć, że w przypadku nabywanych usług, których miejsce świadczenia jest ustalane na podstawie art. 28b ustawy podatnik zagraniczny nie może posłużyć się polskim numerem NIP, chyba że posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które uczestniczy w transakcji. Podsumowując, w odniesieniu do transakcji przedstawionych we wniosku nie ma/nie będzie obowiązku wystawiania przez Wnioskodawcę faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (…)”.
Istotne jest więc nie samo to, czy zagraniczny kontrahent posiada polski NIP albo jest zarejestrowany do VAT w Polsce, ale jakim numerem identyfikacyjnym posługuje się przy konkretnej transakcji. Jeżeli w ramach nabycia usług od polskiego kontrahenta występuje jako podatnik niemiecki i używa niemieckiego numeru VAT, obowiązek KSeF w zakresie samofakturowania nie powstaje.
Podsumowując, zagraniczny kontrahent wystawiający faktury w ramach samofakturowania w imieniu polskich usługodawców nie będzie zobowiązany do korzystania z KSeF, jeżeli w danej transakcji posługuje się zagranicznym numerem VAT, a nie polskim NIP. Faktury takie powinny być wystawiane poza KSeF.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
