WSA: Nieczytelny stempel na kopercie nie może działać na niekorzyść podatnika

Odwołanie zostało wysłane listem zwykłym, na którym pieczęć nadania była nieczytelna. Organ podatkowy uznał więc, że datą wniesienia środka zaskarżenia była data jego wpływu do urzędu, co skutkowało stwierdzeniem uchybienia terminowi. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie nie podzielił tej oceny i wskazał, że nie było możliwości przedstawienia przekonujących dowodów pozwalających na ustalenie konkretnej daty wniesienia odwołania. Tym samym należało uznać, że zostało ono złożone w terminie.

Marek A. (dane zmienione) wysłał odwołanie od decyzji listem zwykłym. Pieczęć nadania była nieczytelna. Organ podatkowy postanowił więc wezwać stronę do wskazania daty nadania korespondencji wraz z dowodami potwierdzającymi tę okoliczność. Marek A. nie odpowiedział na wezwanie, co skutkowało stwierdzeniem uchybienia terminowi do wniesienia odwołania. 

Niekorzystne stanowisko organu podatkowego

W uzasadnieniu swojego stanowiska organ podatkowy wskazał, że przepisy nie nakładają na podatnika obowiązku wnoszenia podania listem poleconym. Niemniej z uwagi na znaczenie terminu do złożenia odwołania, w celu udowodnienia, że został on zachowany, nadawca przesyłki powinien posiadać wszelkie dowody jej nadania. Jednocześnie organ podatkowy podkreślił, że wysłanie przesyłki zawierającej odwołanie listem zwykłym, w przypadku braku możliwości odczytania stempla pocztowego na kopercie, powoduje niemożność ustalenia daty nadania. Mając powyższe na uwadze, organ podatkowy uznał, że datą wniesienia odwołania była data jego wpływu do urzędu. Oznaczało to, że środek zaskarżenia został złożony po upływie czternastodniowego terminu. Marek A. nie zgodził się z tym rozstrzygnięciem, więc wniósł skargę.

Błąd mógł zostać szybko naprawiony

Sprawą zajął się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie, który wskazał, że zgodnie z art. 12 par. 6 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa (dalej jako: ustawa), termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub otrzymane przez polską placówkę pocztową operatora wyznaczonego po nadaniu w państwie spoza Unii Europejskiej albo złożone w polskim urzędzie konsularnym. Marek A. nadał odwołanie listem zwykłym, za pośrednictwem operatora pocztowego. Spór wyniknął z naniesienia pieczęci z informacją o dacie nadania przesyłki w sposób nieczytelny. Sąd zwrócił uwagę, że błąd ten mógł zostać szybko naprawiony poprzez ponowne naniesienie pieczęci w innym miejscu koperty, co jednak nie nastąpiło. Tym samym nie było możliwości ustalenia daty nadania odwołania w urzędzie pocztowym.

Sąd nie zaakceptował stanowiska organu podatkowego 

WSA podkreślił, że przepisy nie nakładają na stronę obowiązku kierowania do organu podatkowego korespondencji w formie przesyłki rejestrowanej, za potwierdzeniem odbioru, np. listem poleconym. Oznacza to, że ustawodawca dopuścił możliwość nadania pisma listem zwykłym. Nie było więc podstawy, by obarczać stronę negatywnymi konsekwencjami braku wykazania nadania odwołania w ustawowym terminie. Organ podatkowy nie wykazał też wiarygodnego sposobu zweryfikowania daty nadania przesyłki w urzędzie pocztowym. Tym samym wywodzenie niekorzystnych dla podatnika skutków prawnych było niedopuszczalne. Sąd podkreślił, że zgodnie z art. 122 par. 2 ustawy, w postępowaniu podatkowym wszczętym z urzędu niedające się usunąć wątpliwości co do stanu faktycznego rozstrzyga się na korzyść strony. Ponadto organ podatkowy nie miał podstaw, by uznać, że datą złożenia odwołania była data jego wpływu.

Odwołanie zostało wniesione w terminie

Mając powyższe na uwadze, zaskarżone postanowienie zostało uchylone. WSA wskazał, że rozpoznając sprawę ponownie, organ podatkowy przyjmie, że odwołanie zostało wniesione z zachowaniem terminu. Marek A. ani w toku postępowania podatkowego, ani też w postępowaniu przed sądem nie oświadczył, kiedy odwołanie zostało nadane. Niemniej organ podatkowy musi mieć na uwadze, że w zaistniałym stanie faktycznym sprawy nie istnieje możliwość przedstawienia przekonujących dowodów pozwalających na ustalenie konkretnej daty wniesienia odwołania przez stronę. W ocenie WSA, w takiej sytuacji niedopuszczalne było wywodzenie niekorzystnych dla skarżącego skutków prawnych w postaci ustalenia, że odwołanie złożono po terminie i nie zostanie merytorycznie rozpoznane przez organ podatkowy.

Wyrok WSA w Olsztynie z 11 czerwca 2026 r., sygn. akt I SA/Ol 92/26, prawomocny