Najem lokali usługowych w okresie zawieszenia działalności
W okresie zawieszenia działalności gospodarczej podatnik może wystawiać faktury VAT za najem lokali usługowych, jeżeli usługi są świadczone na podstawie umów zawartych przed jej zawieszeniem. Powinien jednocześnie rozliczać VAT należny i wykazywać faktury w JPK_V7. W okresie zawieszenia nie powinien natomiast podejmować nowej aktywności w zakresie najmu, w szczególności zawierać nowych umów z kolejnymi najemcami - pisze Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży artykułów wyposażenia wnętrz. Posiadam również lokale usługowe wynajmowane przedsiębiorcom na podstawie umów zawartych na czas nieokreślony. Najem nie stanowi głównego przedmiotu działalności, a z jego tytułu wystawiam co miesiąc faktury ze stawką VAT 23 proc. Od 1 sierpnia 2026 r. zawiesiłam działalność gospodarczą. W okresie zawieszenia nadal wynajmowałam lokale na podstawie umów zawartych przed zawieszeniem, wystawiałam faktury, rozliczałam VAT należny i składałam pliki JPK_V7. Zachowałam status czynnego podatnika VAT. Nie zawierałam nowych umów najmu ani nie prowadziłam sprzedaży towarów. Czy w okresie zawieszenia działalności mogłam nadal wystawiać faktury VAT z tytułu najmu lokali na podstawie umów zawartych przed jej zawieszeniem? - pyta Czytelniczka.
W okresie zawieszenia działalności może Pani nadal wystawiać faktury VAT z tytułu najmu lokali usługowych, jeżeli najem jest realizowany na podstawie umów zawartych przed zawieszeniem działalności. Zawieszenie nie powoduje utraty statusu podatnika VAT ani wygaśnięcia obowiązków związanych z rozliczeniem usług świadczonych na podstawie wcześniej zawartych umów.
Przedsiębiorca nadal jest podatnikiem
Najem lokali usługowych stanowi odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Natomiast art. 8 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie, które nie stanowi dostawy towarów.
Umowa najmu jest umową wzajemną. Na podstawie art. 659 par. 1 Kodeksu cywilnego wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony albo nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Czynsz jest zatem wynagrodzeniem za możliwość korzystania z lokalu i stanowi zapłatę za usługę świadczoną przez wynajmującego.
Najem lokali usługowych wykonywany w sposób ciągły i dla celów zarobkowych spełnia również definicję działalności gospodarczej określoną w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Nie ma przy tym znaczenia, że najem nie stanowi głównego przedmiotu prowadzonej działalności. Istotne jest, że lokale są wykorzystywane w sposób ciągły w celu uzyskiwania czynszu, a najemcy są przedsiębiorcami.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną na rzecz innego podatnika. Jeżeli więc najem lokalu jest nadal wykonywany, a najemca korzysta z lokalu i uiszcza czynsz, wynajmujący powinien dokumentować tę usługę fakturą również w okresie zawieszenia działalności.
Zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza bowiem ustania bytu przedsiębiorcy ani automatycznej utraty statusu podatnika VAT. Jest ono jedynie czasową przerwą w aktywnym wykonywaniu działalności. Podatnik nadal pozostaje przedsiębiorcą oraz może być zobowiązany do wykonywania określonych czynności związanych z działalnością prowadzoną przed jej zawieszeniem.
Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców w okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Jednocześnie art. 25 ust. 2 tej ustawy przewiduje szereg czynności, które mogą być wykonywane podczas zawieszenia. Przedsiębiorca może w szczególności wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem oraz wykonywać obowiązki nakazane przepisami prawa.
W opisanej sytuacji istotne znaczenie ma to, że umowy najmu zostały zawarte przed zawieszeniem działalności i obowiązują nadal. Nie dochodzi więc do podejmowania nowej aktywności gospodarczej, poszukiwania nowych najemców ani zawierania nowych umów. Wystawianie faktur i rozliczanie czynszu stanowi następstwo stosunków prawnych powstałych przed zawieszeniem działalności.
Jak rozliczać najem w okresie zawieszenia
Skoro umowy najmu nie zostały rozwiązane, najemcy nadal korzystają z lokali, a Pani otrzymuje wynagrodzenie w postaci czynszu, występuje rzeczywiste świadczenie usług podlegające opodatkowaniu VAT. Usługi te należy rozliczać na zasadach ogólnych, niezależnie od wpisu o zawieszeniu działalności w CEIDG.
Oznacza to obowiązek wykazania podatku należnego od czynszu oraz wystawiania faktur z właściwą stawką VAT. W przypadku najmu lokali użytkowych na rzecz przedsiębiorców najem jest co do zasady opodatkowany stawką 23 proc., jeżeli nie zachodzą szczególne okoliczności uzasadniające inne rozliczenie.
Kontynuowanie najmu wpływa również na obowiązki w zakresie składania JPK_V7. Zasadniczo podatnik, który zawiesił działalność, może być zwolniony ze składania deklaracji za okresy zawieszenia, jeżeli nie występują czynności podlegające wykazaniu. Zwolnienie to nie ma jednak zastosowania, gdy w okresie zawieszenia podatnik wykonuje czynności opodatkowane, które należy wykazać w ewidencji i deklaracji.
Jeżeli więc w okresie zawieszenia wystawia Pani faktury dokumentujące najem lokali i wykazuje na nich VAT należny, powinna Pani ujmować tę sprzedaż w odpowiednich częściach JPK_V7 oraz odprowadzać podatek. Sam fakt zawieszenia działalności nie zwalnia z obowiązku rozliczenia VAT od faktycznie świadczonych usług.
Stanowisko to potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 października 2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.740.2025.1.KAB. Interpretacja dotyczyła przedsiębiorcy, który zawiesił działalność budowlaną, ale w dalszym ciągu wynajmował lokale usługowe na podstawie umów zawartych kilka lat przed zawieszeniem. Organ uznał, że podatnik może nadal wystawiać faktury z tytułu najmu oraz jest zobowiązany do rozliczania podatku VAT.
W piśmie tym możemy przeczytać:
„(…)w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, nadal wystawia Pani faktury VAT z tytułu najmu lokali usługowych i odprowadza Pani podatek VAT. Ponadto wysyła Pani miesięczne pliki JPK i sporządza kwartalne deklaracje VAT_7K. Jak już wyżej wskazano podatnik, który „zawiesza” prowadzenie działalności gospodarczej na pewien czas, pozostaje nadal podatnikiem podatku od towarów i usług i dlatego spoczywają na nim określone obowiązki podatkowe. Jednocześnie w myśl powołanych przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z działalności, ma jednak pewne uprawnienia i obowiązki, które mają związek z działalnością prowadzoną przed datą zawieszenia. Tym samym, w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, w związku z przychodami z tytułu usług najmu z umów zawartych przed zawieszeniem działalności gospodarczej, będzie Pani zobowiązana do wystawiania i wydawania faktur na rzecz kontrahentów.(…)”.
Dyrektor KIS podkreślił, że przedsiębiorca, który zawiesza działalność, nadal pozostaje podatnikiem VAT. Zawieszenie działalności nie oznacza zakończenia jej prowadzenia, lecz jedynie przerwę w wykonywaniu aktywnej działalności. Podatnik zachowuje zatem prawa i obowiązki związane z czynnościami wynikającymi z umów zawartych przed zawieszeniem.
Należy jednak odróżnić kontynuowanie umów zawartych wcześniej od podejmowania nowej aktywności. Korzystne stanowisko organu odnosi się do sytuacji, w której najem wynika z umów obowiązujących już przed zawieszeniem. Zawieranie w okresie zawieszenia nowych umów najmu, pozyskiwanie kolejnych lokali lub aktywne poszukiwanie nowych najemców mogłoby zostać uznane za wykonywanie bieżącej działalności gospodarczej, co pozostawałoby w sprzeczności z istotą zawieszenia.
Dla zachowania bezpieczeństwa powinna Pani posiadać umowy najmu potwierdzające, że zostały zawarte przed datą zawieszenia działalności. Z dokumentacji powinno również wynikać, że w okresie zawieszenia nie zmieniono zasad współpracy w sposób wskazujący na zawarcie nowego stosunku prawnego. Dopuszczalne jest natomiast wykonywanie obowiązków wynikających z dotychczasowych umów, w tym naliczanie czynszu, wystawianie faktur, przyjmowanie płatności i rozliczanie VAT.
Podsumowując, może Pani wystawiać faktury VAT za najem lokali usługowych w okresie zawieszenia działalności, jeżeli usługi są świadczone na podstawie umów zawartych przed jej zawieszeniem. Powinna Pani jednocześnie rozliczać VAT należny i wykazywać faktury w JPK_V7. W okresie zawieszenia nie powinna Pani natomiast podejmować nowej aktywności w zakresie najmu, w szczególności zawierać nowych umów z kolejnymi najemcami.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
