Zmiana terminu płatności a faktura korygująca
Zarówno sprostowanie błędnie wskazanego terminu płatności, jak i jego późniejsza zmiana na podstawie porozumienia z kontrahentem powinny zostać udokumentowane fakturą korygującą wystawioną w KSeF. Korekta będzie miała charakter formalny i nie wpłynie na podstawę opodatkowania ani kwotę VAT należnego- pisze Rafał Styczyński, doradca podatkowy
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. Faktury wystawiam przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Na fakturach wskazuję termin płatności, mimo że nie jest on obowiązkowym elementem faktury określonym w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. W praktyce występują dwa przypadki zmiany terminu płatności. W pierwszym termin został omyłkowo wskazany niezgodnie z wcześniejszymi ustaleniami z kontrahentem, np. jako 14 dni zamiast 30 dni. W drugim przypadku termin był prawidłowy w dniu wystawienia faktury, jednak później uzgodniliśmy jego wydłużenie w drodze aneksu lub korespondencji mailowej. Zmiana terminu płatności nie wpływa na podstawę opodatkowania, kwotę VAT ani wartość brutto transakcji. Dotyczy wyłącznie dodatkowej informacji zamieszczonej na fakturze ustrukturyzowanej. Czy w obu opisanych przypadkach jestem zobowiązany do wystawienia w KSeF faktury korygującej?
Tak. W obu opisanych przypadkach powinien Pan wystawić fakturę korygującą w KSeF, mimo że termin płatności nie jest obowiązkowym elementem faktury, a jego zmiana nie wpływa na podstawę opodatkowania ani kwotę VAT.
Kiedy trzeba skorygować fakturę
Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT podatnik wystawia fakturę korygującą, jeżeli po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek jej pozycji. Pojęcie „jakiejkolwiek pozycji faktury” nie ogranicza się wyłącznie do elementów obowiązkowych wymienionych w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Może ono obejmować również informacje dodatkowe, które podatnik dobrowolnie zamieścił na fakturze, w tym termin płatności.
W pierwszym przypadku faktura od początku zawiera informację niezgodną z ustaleniami stron. Jeżeli uzgodniony termin płatności wynosił 30 dni, a na fakturze wskazano omyłkowo 14 dni, dokument nie odzwierciedla prawidłowo warunków transakcji. Błąd ten powinien zostać usunięty poprzez wystawienie faktury korygującej, w której zostanie wskazany właściwy termin płatności.
W drugim przypadku faktura była prawidłowa w dniu jej wystawienia, lecz następnie strony zmieniły termin płatności w drodze aneksu albo uzgodnienia mailowego. Również w takiej sytuacji, zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, należy wystawić fakturę korygującą. Organ uznał bowiem, że faktura powinna odzwierciedlać aktualny i rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego, w tym istotne dla stron warunki płatności.
Nie ma przy tym znaczenia, że zmiana terminu zapłaty nie powoduje zmiany podstawy opodatkowania, kwoty podatku należnego ani wartości brutto sprzedaży. Faktura korygująca może dotyczyć również danych, które nie wpływają bezpośrednio na rozliczenie VAT. W takim przypadku, stosownie do art. 106j ust. 2 pkt 6 ustawy o VAT, faktura korygująca powinna wskazywać prawidłową treść korygowanej pozycji.
Ponieważ faktura pierwotna została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana, jej korekta również powinna zostać wystawiona w tej formie. Wynika to z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się zasadniczo jako fakturę ustrukturyzowaną. Korekta powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej oraz prawidłowy termin płatności. Można również wskazać przyczynę korekty, np. „błędnie wskazany termin płatności” albo „zmiana terminu płatności na podstawie porozumienia stron”.
Stanowisko fiskusa
Stanowisko takie przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 10 lipca 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.365.2026.1.MM. Organ rozpatrywał zarówno przypadek błędnego wskazania terminu płatności, jak i jego późniejszej zmiany w wyniku uzgodnień biznesowych. W piśmie tym możemy przeczytać:
„(…)w sytuacji podania błędnych danych dotyczących terminu płatności (w opisanym wariancie 1 - niezgodnie z obowiązującą w momencie wystawienia faktury umową) bądź zmiany terminu płatności (w opisanym wariancie 2 – wynikającej z uzgodnień biznesowych po wystawieniu faktury), skorygowanie ww. błędu/zmiany powinno nastąpić – w myśl art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy – poprzez wystawienie przez Państwa faktury korygującej, zawierającej dane określone w art. 106j ust. 2 ustawy, wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie terminu płatności/zmiana terminu płatności oraz prawidłową treść korygowanych pozycji. Tym samym, w analizowanej sprawie korygowanie pierwotnie wystawionej faktury sprzedaży z powodu zmiany terminu płatności, powinno nastąpić poprzez wystawienie przez Państwa jako sprzedawcę, faktury korygującej błędne/zmieniane dane. Korekta informacji opcjonalnych na fakturze, nieuważanych za elementy obligatoryjne tego dokumentu, nie jest obowiązkiem sprzedawcy. Jest jednak jego powinnością, jeśli zawarte informacje dodatkowe w fakturze są danymi istotnymi dla stron transakcji. Faktura nie może bowiem wprowadzać w błąd. (…)”.
Organ podkreślił również, że korekta informacji opcjonalnych nie zawsze musi być konieczna, jednak staje się powinnością podatnika, jeżeli informacje te są istotne dla stron transakcji i pozostawienie ich na fakturze mogłoby wprowadzać kontrahenta w błąd. Termin płatności należy zasadniczo uznać za informację istotną, ponieważ określa moment wymagalności należności i może mieć znaczenie dla naliczania odsetek oraz dochodzenia zapłaty.
Podsumowując, zarówno sprostowanie błędnie wskazanego terminu płatności, jak i jego późniejsza zmiana na podstawie porozumienia z kontrahentem powinny zostać udokumentowane fakturą korygującą wystawioną w KSeF. Korekta będzie miała charakter formalny i nie wpłynie na podstawę opodatkowania ani kwotę VAT należnego.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
