Można odliczyć VAT od najmu lokali przeznaczonych na zakwaterowanie pracowników
Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących najem mieszkań lub domów przeznaczonych na czasowe zakwaterowanie pracowników, jeżeli zapewnienie zakwaterowania jest związane z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT. Nie ma przy tym znaczenia, że lokale są następnie udostępniane pracownikom nieodpłatnie, jeżeli zasadniczym celem ich najmu jest zapewnienie możliwości realizacji usług przez przedsiębiorcę - radzi Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. W związku z realizacją usług na rzecz kontrahentów kieruję pracowników do pracy w różnych miejscach na terenie Polski. Pracownicy wykonują głównie prace związane z obsługą maszyn, produkcją oraz pakowaniem produktów. Ponieważ większość z nich to cudzoziemcy, którzy nie posiadają stałego miejsca zamieszkania w Polsce, zapewniam im zakwaterowanie w pobliżu miejsca wykonywania pracy. W tym celu zawieram umowy najmu mieszkań lub domów z właścicielami nieruchomości, którzy co do zasady są podatnikami VAT. Zakwaterowanie ma charakter czasowy i służy wyłącznie wykonywaniu obowiązków służbowych. Pracownicy nie ponoszą kosztów zakwaterowania. Lokale nie są im podnajmowane, lecz są udostępniane nieodpłatnie na okres wykonywania pracy w danej lokalizacji. Czy przysługuje mi prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących najem lokali przeznaczonych na zakwaterowanie pracowników? - pyta Czytelnik.
Moim zdaniem podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących najem mieszkań lub domów przeznaczonych na czasowe zakwaterowanie pracowników, jeżeli zapewnienie zakwaterowania jest związane z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT. Nie ma przy tym znaczenia, że lokale są następnie udostępniane pracownikom nieodpłatnie, jeżeli zasadniczym celem ich najmu jest zapewnienie możliwości realizacji usług przez przedsiębiorcę.
Konieczny związek z działalnością gospodarczą
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Dla powstania prawa do odliczenia nie jest konieczne, aby pomiędzy nabywaną usługą a konkretną sprzedażą opodatkowaną występował związek bezpośredni. Wystarczający może być również związek pośredni, jeżeli dany wydatek jest związany z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa i przyczynia się do uzyskiwania przez podatnika obrotu opodatkowanego.
Jak fiskus typuje podatników do kontroli? Źródła danych i przebieg analizy na przykładach - czytaj w LEX >
W przedstawionym przypadku pracownicy wykonują pracę w różnych miejscach na terytorium Polski, natomiast ze względu na brak stałego miejsca zamieszkania w Polsce konieczne jest zapewnienie im czasowego zakwaterowania w pobliżu miejsca realizacji konkretnego zlecenia. Najem mieszkań nie służy zatem realizacji prywatnych potrzeb pracowników jako celu samego w sobie, lecz umożliwia prawidłowe wykonanie usług przez przedsiębiorcę.
Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Dane klientów pod ochroną - jak budować bezpieczne biuro rachunkowe w czasach cyberzagrożeń i AI? >
Istotne jest również, że zakwaterowanie ma charakter czasowy i pozostaje związane z okresem wykonywania pracy. Pracownicy nie ponoszą opłat za korzystanie z lokali, a mieszkania nie są przedmiotem prowadzonej przez podatnika działalności polegającej na najmie. Nieodpłatne udostępnienie lokali jest jedynie konsekwencją konieczności zapewnienia pracownikom możliwości wykonywania pracy w określonym miejscu.
Stanowisko organów podatkowych
Stanowisko takie zostało wprost potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2025 r., sygn. 114-KDIP1-1.4012.471.2025.2.IZ. Organ uznał stanowisko podatnika za prawidłowe i wskazał jednoznacznie, że w takich okolicznościach wydatki na najem pozostają w pośrednim związku z działalnością opodatkowaną VAT.
W piśmie tym możemy przeczytać: „(…)Jak Pan wskazał we wniosku wydatki ponoszone na najem lokali/domów pozwalają na zwiększenie możliwości kadrowych, które osiąga Pan dzięki zapewnieniu zagranicznym oddelegowanym pracownikom możliwości stałego przebywania w pobliżu miejsca pracy. Wynajem mieszkań lub domów w danym rejonie jest niezbędny do prawidłowej realizacji zleceń oraz zapewnienia ciągłości i efektywności pracy zespołu. Zapewnienie zakwaterowania Pracownikom, przekłada się w sposób pośredni na działalność gospodarczą, gdyż dzięki temu pozyskuje Pan wykwalifikowany personel. Głównym celem najmu nieruchomości mieszkalnych jest wykorzystywanie ich dla podstawowej działalności gospodarczej, która jest działalnością opodatkowaną VAT, a nie dla celów wykonywania usług najmu (użyczenia) Pracownikom, co jest jedynie efektem ubocznym pozyskania oddelegowanych pracowników. Wydatki ponoszone na najem lokali/domów mają pośredni wpływ na wysokość osiąganego obrotu z tytułu czynności opodatkowanych podatkiem VAT, ich poniesienie warunkuje uzyskanie obrotu opodatkowanego podatkiem od towarów i usług niejako poprzez zabezpieczenie utrzymania źródła przychodu. Mają one wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości i przyczyniają się do generowania obrotu, dlatego wynajem mieszkań lub domów w danym rejonie jest niezbędny do prawidłowej realizacji zleceń oraz zapewnienia ciągłości i efektywności pracy zespołu. Tym samym na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, o ile nie mają miejsca ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy, przysługuje Panu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących nabywanych usługi wynajmu lokali mieszkalnych. (…)”.
Czytaj też w LEX: Wniosek o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej na przykładach >
Organ podkreślił zatem, że decydujące znaczenie ma gospodarczy cel ponoszonego wydatku. Jeżeli zapewnienie noclegu pozwala na zwiększenie możliwości kadrowych przedsiębiorcy, realizację zleceń oraz zachowanie ciągłości pracy, istnieje wymagany przez art. 86 ust. 1 ustawy o VAT związek z czynnościami opodatkowanymi. Nie musi być to związek bezpośredni z konkretną fakturą sprzedażową.
Podsumowując, w przedstawionym stanie faktycznym podatnik może odliczyć VAT z faktur dokumentujących najem mieszkań lub domów dla pracowników, ponieważ wydatki te mają pośredni, lecz rzeczywisty związek z działalnością opodatkowaną VAT. Zapewnienie zakwaterowania umożliwia realizowanie zleceń w różnych częściach kraju, zapewnia ciągłość pracy oraz dostępność pracowników, a nieodpłatne udostępnienie lokali pracownikom pozostaje jedynie elementem organizacji działalności gospodarczej. Warunkiem odliczenia jest jednak prawidłowe wykazanie VAT na fakturze przez wynajmującego i brak przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
