Wizualizacja faktury a KseF

W mojej ocenie przekazywane kontrahentom wizualizacje PDF faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF nie powinny być uznawane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem że będą one stanowiły wyłącznie czytelne odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, a dane w nich zawarte będą merytorycznie zgodne z danymi wynikającymi z pliku XML - pisze Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, zamierzam przekazywać kontrahentom wizualizację tej faktury w formacie PDF. Wizualizacja PDF będzie odzwierciedlać fakturę wystawioną w KSeF i zawierać jej obowiązkowe dane, w szczególności dane wymagane ustawą o VAT. Aby jednoznacznie wskazać, że dokument PDF nie stanowi odrębnej faktury, lecz jedynie wizualizację faktury ustrukturyzowanej, będzie on zawierał numer KSeF, datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny QR. Wizualizacja PDF może zawierać również dodatkowe informacje biznesowe, które nie będą wpływać na klasyfikację transakcji ani na elementy obowiązkowe faktury. Możliwe jest także, że faktura ustrukturyzowana będzie zawierać dodatkowe dane techniczne lub biznesowe nieprezentowane w Wizualizacji PDF. Dane obowiązkowe, w szczególności kwoty istotne dla rozliczenia VAT, będą jednak zgodne w obu dokumentach. Czy prawidłowe przekazywane kontrahentom Wizualizacje PDF faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF nie będą uznawane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, a w konsekwencji ich przekazanie nie będzie powodować obowiązku zapłaty wykazanego w nich podatku VAT? - pyta Czytelnik.

Wizualizacja a puste faktury

W mojej ocenie przekazywane kontrahentom wizualizacje PDF faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF nie powinny być uznawane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem że będą one stanowiły wyłącznie czytelne odzwierciedlenie faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, a dane w nich zawarte będą merytorycznie zgodne z danymi wynikającymi z pliku XML.

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej albo osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Przepis ten ma charakter szczególny i służy przeciwdziałaniu sytuacjom, w których w obrocie funkcjonują faktury wykazujące podatek VAT, mimo że nie dokumentują rzeczywistej czynności opodatkowanej albo dokumentują ją w sposób nieprawidłowy.

Obowiązek zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT może powstać w szczególności w przypadku wystawienia tzw. pustej faktury, a więc faktury niedokumentującej rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Ryzyko zastosowania tego przepisu może wystąpić również w sytuacji, gdy ta sama czynność zostanie udokumentowana więcej niż jedną fakturą. W takim przypadku podatek wynikający z dodatkowego dokumentu może zostać potraktowany jako podatek wykazany na fakturze, który podlega zapłacie niezależnie od podatku należnego z tytułu rzeczywiście dokonanej czynności.

W analizowanej sytuacji istotne jest zatem ustalenie, czy Wizualizacja PDF stanowi odrębną fakturę, czy jedynie techniczną i czytelną prezentację danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF.

Faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur i posiadającą numer identyfikujący ją w tym systemie. Zasadniczym dokumentem fakturowym będzie zatem faktura wystawiona w KSeF w formacie XML. Wizualizacja PDF ma natomiast pełnić funkcję pomocniczą, tj. umożliwiać kontrahentowi zapoznanie się z treścią faktury w formie czytelnej i łatwiejszej w obrocie gospodarczym.

Jeżeli Wizualizacja PDF będzie zawierała dane obowiązkowe zgodne z fakturą ustrukturyzowaną, w tym w szczególności dane wymagane ustawą o VAT, numer KSeF, datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny QR, to będzie przemawiało to za uznaniem, że dokument PDF nie stanowi odrębnej faktury. Tego rodzaju oznaczenia jednoznacznie wskazują bowiem, że dokument PDF odnosi się do konkretnej faktury wystawionej w KSeF i służy jedynie jej wizualizacji.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW. Organ wskazał w niej, że przepisy ustawy o VAT nie określają szczegółowych wymogów, jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednocześnie podkreślił, że warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Innymi słowy, wizualizacja faktury ustrukturyzowanej nie powinna funkcjonować jako samodzielna faktura, lecz jako odzwierciedlenie faktury wystawionej w KSeF.

Nie powinno również samo w sobie przesądzać o powstaniu odrębnej faktury to, że Wizualizacja PDF zawiera dodatkowe informacje o charakterze biznesowym, o ile informacje te nie zmieniają treści faktury, nie wpływają na klasyfikację transakcji, nie modyfikują danych obowiązkowych oraz nie prowadzą do odmiennego określenia podstawy opodatkowania, kwoty podatku lub kwoty należności ogółem. Dopuszczalne powinny być również różnice czysto redakcyjne lub prezentacyjne, jeżeli nie zmieniają one znaczenia danych wynikających z faktury ustrukturyzowanej.

Merytoryczna zgodność z fakturą 

Należy jednak podkreślić, że warunkiem uznania Wizualizacji PDF za dokument niestanowiący odrębnej faktury jest zachowanie jej merytorycznej zgodności z fakturą ustrukturyzowaną. Jeżeli faktura wystawiona w KSeF zawiera określone dane dodatkowe, które wpływają na warunki transakcji, rozliczenia pomiędzy stronami albo końcową kwotę do zapłaty, to pominięcie tych danych w Wizualizacji PDF może zostać uznane za rozbieżność istotną. Taka rozbieżność mogłaby wprowadzać kontrahenta w błąd co do rzeczywistej treści faktury i warunków transakcji.

W powołanej interpretacji Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że jeżeli wizualizacja PDF zawiera wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie różni się od faktury ustrukturyzowanej, może powstać ryzyko uznania jej za odrębną fakturę w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT. Interpretacja ta potwierdza więc, że decydujące znaczenie ma nie samo przekazanie kontrahentowi dokumentu PDF, lecz to, czy dokument ten jest zgodny z fakturą ustrukturyzowaną i czy nie wprowadza odbiorcy w błąd co do treści transakcji.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której w fakturze ustrukturyzowanej zostałyby ujęte dane dotyczące obciążeń, odliczeń, płatności, rozliczeń lub innych elementów wpływających na ekonomiczny wymiar transakcji, a dane te nie zostałyby odzwierciedlone w Wizualizacji PDF. W takim przypadku Wizualizacja PDF mogłaby nie być traktowana jako wierne odzwierciedlenie faktury z KSeF, lecz jako dokument zawierający odmienną treść. To z kolei mogłoby prowadzić do ryzyka uznania jej za odrębną fakturę.

Z tego względu, aby ograniczyć ryzyko zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, Wizualizacja PDF powinna być przygotowywana w taki sposób, aby odbiorca nie miał wątpliwości, że dokument ten nie dokumentuje samodzielnie transakcji, lecz odnosi się do faktury już wystawionej w KSeF. W praktyce oznacza to konieczność umieszczenia w Wizualizacji PDF numeru KSeF, kodu QR, daty przesłania faktury do KSeF oraz zachowania zgodności danych obowiązkowych i istotnych danych rozliczeniowych z fakturą ustrukturyzowaną.

Podsumowując, przekazanie kontrahentowi Wizualizacji PDF faktury ustrukturyzowanej nie powinno powodować obowiązku zapłaty podatku VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli Wizualizacja PDF jest wyłącznie czytelną prezentacją faktury wystawionej w KSeF i nie funkcjonuje jako odrębna faktura. Warunkiem jest jednak, aby nie zawierała merytorycznych rozbieżności względem faktury ustrukturyzowanej oraz aby nie pomijała danych, które mogą mieć znaczenie dla treści transakcji lub kwoty należnej. W przypadku wystąpienia takich rozbieżności istnieje ryzyko, że Wizualizacja PDF zostanie potraktowana jako odrębna faktura, co mogłoby skutkować obowiązkiem zapłaty wykazanego w niej podatku VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.