Zakupy za granicą a zwrot VAT, czyli jak odzyskać podatek zapłacony w innym państwie
Polscy przedsiębiorcy często ponoszą za granicą wydatki związane z działalnością gospodarczą, np. na paliwo, hotele, opłaty drogowe, wynajem samochodów, udział w targach czy usługi serwisowe. W takich przypadkach na fakturach może pojawić się zagraniczny VAT, którego nie odlicza się w polskim JPK_V7, ale który – po spełnieniu określonych warunków – można odzyskać w odrębnej procedurze zwrotu. Kluczowe znaczenie ma jednak prawidłowe ustalenie, czy podatek został naliczony zgodnie z przepisami danego państwa, jakie dokumenty należy złożyć oraz czy nie upłynął termin na wystąpienie z wnioskiem.
W artykule wyjaśniamy, kiedy przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot VAT zapłaconego za granicą, jak wygląda procedura VAT-REF i na jakie praktyczne problemy trzeba zwrócić uwagę.
Czym jest zagraniczny VAT
Zagraniczny VAT to podatek od wartości dodanej naliczony przez kontrahenta w innym państwie. Dla polskiego podatnika nie jest to polski podatek od towarów i usług, który można rozliczyć w JPK_V7. Nie jest to również import usług ani wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, o ile kontrahent prawidłowo opodatkował transakcję lokalnym podatkiem.
Przykładowo polski przedsiębiorca kupuje paliwo w Niemczech, korzysta z hotelu we Francji albo ponosi opłaty za autostrady w Austrii. Na fakturach może pojawić się niemiecki, francuski albo austriacki VAT. Taki podatek nie podlega odliczeniu w Polsce, ponieważ został pobrany według przepisów państwa zakupu. Nie oznacza to jednak, że zawsze staje się definitywnym kosztem przedsiębiorcy. W wielu przypadkach można ubiegać się o jego zwrot.
Zwrot zagranicznego VAT ma charakter techniczny. Państwo, w którym podatek został zapłacony, oddaje go podatnikowi z innego państwa, jeżeli zakup był związany z działalnością dającą prawo do odliczenia i nie występują ograniczenia przewidziane przez lokalne przepisy.
Czytaj też w LEX: Import usług i WNT w JPK_VAT - kiedy BFK, a kiedy DI? >
Procedura VAT-REF w Unii Europejskiej
W przypadku zakupów dokonanych w innym państwie członkowskim UE podstawową procedurą jest VAT-REF. Jest to elektroniczny tryb składania wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym państwie członkowskim.
Polski przedsiębiorca nie składa wniosku bezpośrednio do zagranicznego urzędu. Wniosek VAT-REF składa się elektronicznie w Polsce, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Polski urząd dokonuje wstępnej weryfikacji, a następnie przekazuje wniosek do państwa członkowskiego zwrotu, czyli tego państwa, w którym VAT został zapłacony.
W praktyce oznacza to, że polska firma ubiegająca się o zwrot VAT z Niemiec, Francji, Czech, Austrii czy Hiszpanii składa jeden typ formularza – VAT-REF – ale każdy wniosek dotyczy konkretnego państwa. Jeżeli podatnik chce odzyskać VAT z trzech państw, powinien złożyć trzy odrębne wnioski.
Kto może ubiegać się o zwrot
O zwrot zagranicznego VAT w procedurze VAT-REF może ubiegać się podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą i jest podatnikiem VAT w państwie siedziby. W przypadku polskich przedsiębiorców zasadniczo chodzi o podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni.
Warunkiem jest również to, aby podatnik w okresie, którego dotyczy wniosek, nie posiadał w państwie zwrotu siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności, stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu. Procedura VAT-REF jest przeznaczona dla podmiotów „zagranicznych” z perspektywy państwa zwrotu. Jeżeli polska spółka ma w danym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności albo jest tam zarejestrowana do VAT z tytułu lokalnych transakcji, możliwość zastosowania VAT-REF może być wyłączona lub istotnie ograniczona.
Kolejnym warunkiem jest związek wydatków z działalnością opodatkowaną. Zwrot przysługuje w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności dających prawo do odliczenia. Podatnik wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT co do zasady nie odzyska zagranicznego VAT. Jeżeli wykonuje działalność mieszaną, zwrot może przysługiwać proporcjonalnie.
Jakich zakupów najczęściej dotyczy zwrot
W praktyce wnioski VAT-REF dotyczą przede wszystkim wydatków transportowych i podróżnych. Najczęściej są to:
- paliwo,
- opłaty autostradowe i drogowe,
- usługi parkingowe,
- naprawy i serwis pojazdów,
- wynajem środków transportu,
- hotele,
- udział w targach i konferencjach,
- usługi związane z wystawami,
- zakup części, materiałów lub towarów wykorzystywanych w działalności.
Nie każdy wydatek będzie jednak podlegał zwrotowi. Decydują przepisy państwa, które ma oddać VAT. Jeżeli dane państwo ogranicza odliczenie VAT od określonych wydatków, takie ograniczenie stosuje się również do zagranicznego przedsiębiorcy składającego wniosek VAT-REF. Przykładowo niektóre państwa mogą ograniczać zwrot VAT od usług hotelowych, gastronomicznych, paliwa albo samochodów osobowych.
To jeden z najważniejszych elementów tej procedury: polski podatnik nie ocenia prawa do zwrotu wyłącznie przez pryzmat polskiej ustawy o VAT. O tym, czy i w jakim zakresie VAT zostanie zwrócony, decydują przepisy państwa zwrotu.
Termin na złożenie wniosku
Najważniejszy termin w procedurze VAT-REF to 30 września roku następującego po roku, którego dotyczy wniosek. Jeżeli podatnik chce odzyskać VAT zapłacony w 2025 r., wniosek powinien zostać złożony najpóźniej do 30 września 2026 r.
Termin ten ma charakter materialny i w praktyce należy traktować go jako nieprzekraczalny. Spóźnienie choćby o jeden dzień może skutkować odmową zwrotu. Nie jest to zwykły termin procesowy, który można łatwo przywrócić. Potwierdza to orzecznictwo TSUE, w szczególności wyrok w sprawie C-294/11 Elsacom, w którym podkreślono znaczenie terminu przewidzianego dla wniosków o zwrot VAT.
Wniosek można złożyć za okres nie krótszy niż trzy miesiące i nie dłuższy niż rok podatkowy. Wyjątkiem jest wniosek za końcówkę roku – może obejmować okres krótszy niż trzy miesiące, jeżeli dotyczy pozostałej części roku, np. listopada i grudnia.
Minimalna kwota zwrotu
Przepisy przewidują minimalne kwoty zwrotu. Jeżeli wniosek dotyczy okresu krótszego niż rok, ale nie krótszego niż trzy miesiące, kwota wnioskowanego zwrotu nie powinna być niższa niż równowartość 400 euro. Jeżeli wniosek dotyczy całego roku albo ostatniej części roku krótszej niż trzy miesiące, minimalna kwota wynosi równowartość 50 euro.
Z tego względu przed złożeniem wniosku warto pogrupować faktury według państw i okresów. Przy niewielkich kwotach bardziej praktyczne może być złożenie jednego wniosku rocznego niż kilku wniosków kwartalnych, ponieważ łatwiej spełnić próg minimalny.
Jakie dokumenty są potrzebne
Podstawą zwrotu są faktury lub dokumenty importowe potwierdzające naliczenie zagranicznego VAT. Wniosek VAT-REF zawiera dane podatnika, dane dotyczące państwa zwrotu, okres, którego dotyczy wniosek, informacje o rachunku bankowym oraz szczegółowe dane z faktur.
W praktyce należy przygotować przede wszystkim:
- faktury dokumentujące zakupy,
- dokumenty importowe, jeżeli zwrot dotyczy VAT od importu w innym państwie,
- dane kontrahentów,
- numery i daty faktur,
- podstawę opodatkowania i kwotę VAT,
- kody rodzaju nabytych towarów lub usług,
- dane rachunku bankowego,
- ewentualne pełnomocnictwo, jeżeli wniosek składa pełnomocnik.
Niektóre państwa wymagają załączenia skanów faktur po przekroczeniu określonych progów. Co do zasady dotyczy to faktur, których podstawa opodatkowania wynosi co najmniej 1000 euro lub równowartość tej kwoty, a w przypadku paliwa – co najmniej 250 euro. Nawet jeżeli skan nie jest wymagany na etapie składania wniosku, zagraniczny organ może później zażądać faktur, umów, potwierdzeń zapłaty albo dodatkowych wyjaśnień.
Warto zadbać, aby faktury były wystawione na przedsiębiorcę, a nie na pracownika. Faktury na pracownika delegowanego mogą powodować problem, zwłaszcza przy hotelach, paliwie i opłatach parkingowych. Część państw akceptuje takie dokumenty w ograniczonym zakresie, ale bezpieczniejszym rozwiązaniem jest uzyskanie faktury bezpośrednio na firmę.
Jak złożyć VAT-REF
Wniosek VAT-REF składa się elektronicznie. Aktualnie formularz VAT-REF(6) jest dostępny jako wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym państwie członkowskim. Można go złożyć przez właściwy system elektroniczny, z wykorzystaniem profilu zaufanego, bankowości elektronicznej, aplikacji mObywatel albo podpisu kwalifikowanego – zależnie od wybranej ścieżki technicznej.
Wniosek trafia najpierw do polskiego urzędu skarbowego. Polski organ sprawdza m.in., czy podatnik był w danym okresie podatnikiem VAT i czy nie zachodzą przesłanki uniemożliwiające przekazanie wniosku. Jeżeli warunki formalne nie są spełnione, naczelnik urzędu skarbowego może wydać postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa zwrotu. Jeżeli wniosek przejdzie weryfikację, zostaje przekazany zagranicznemu organowi.
Następnie sprawę prowadzi już państwo zwrotu. To ono ocenia, czy konkretny wydatek daje prawo do zwrotu według jego przepisów.
Terminy rozpatrzenia wniosku
Państwo członkowskie zwrotu powinno zasadniczo powiadomić podatnika o decyzji w sprawie przyjęcia albo odrzucenia wniosku o zwrot VAT w terminie czterech miesięcy od dnia otrzymania wniosku. Wynika to z art. 19 ust. 2 dyrektywy Rady 2008/9/WE, zgodnie z którym państwo członkowskie zwrotu informuje wnioskodawcę o decyzji w terminie czterech miesięcy od otrzymania wniosku.
Jeżeli organ państwa zwrotu uzna, że nie posiada wszystkich informacji potrzebnych do rozstrzygnięcia sprawy, może zażądać od podatnika dodatkowych informacji. Podatnik powinien przekazać je w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania. Podstawę prawną stanowi art. 20 ust. 1 i 2 dyrektywy 2008/9/WE.
Żądanie dodatkowych informacji wpływa na termin rozpatrzenia sprawy. Zgodnie z art. 21 dyrektywy 2008/9/WE, jeżeli państwo członkowskie zwrotu żąda dodatkowych informacji, powinno powiadomić podatnika o decyzji w terminie dwóch miesięcy od otrzymania tych informacji albo od bezskutecznego upływu terminu na ich przekazanie. Termin ten nie może być jednak krótszy niż sześć miesięcy od dnia otrzymania wniosku przez państwo zwrotu. Jeżeli organ żąda dalszych dodatkowych informacji, ostateczny termin na wydanie decyzji może wydłużyć się maksymalnie do ośmiu miesięcy od dnia otrzymania wniosku.
W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku zwrot powinien zostać wypłacony na rachunek bankowy wskazany przez podatnika. Zgodnie z art. 22 ust. 1 dyrektywy 2008/9/WE wypłata zaakceptowanej kwoty zwrotu następuje nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu terminu na wydanie decyzji.
Powyższe zasady wynikają z dyrektywy 2008/9/WE i mają zastosowanie do procedury zwrotu VAT podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim. Jeżeli natomiast Polska występuje jako państwo zwrotu, analogiczne zasady zostały uregulowane w par. 9 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 20 października 2021 r. w sprawie zwrotu podatku od towarów i usług niektórym podmiotom.
W praktyce czas zwrotu zależy nie tylko od ustawowych terminów, ale również od państwa zwrotu, rodzaju wydatków i jakości dokumentacji. Wnioski dotyczące paliwa, opłat drogowych i typowych wydatków transportowych są zazwyczaj prostsze do weryfikacji niż wnioski obejmujące hotele, usługi gastronomiczne, wydatki mieszane albo faktury zawierające braki formalne.
Błędnie naliczony zagraniczny VAT
Jednym z najczęstszych problemów jest sytuacja, w której kontrahent zagraniczny naliczył VAT, chociaż transakcja powinna być rozliczona inaczej, np. jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług albo transakcja objęta mechanizmem odwrotnego obciążenia.
Przykładowo polska spółka kupuje usługę doradczą od kontrahenta z Niemiec. Niemiecki kontrahent wystawia fakturę z niemieckim VAT, mimo że miejscem świadczenia usługi powinien być kraj nabywcy, czyli Polska. W takiej sytuacji polski podatnik nie powinien automatycznie zakładać, że odzyska niemiecki VAT w procedurze VAT-REF. Jeżeli VAT został wykazany nieprawidłowo, państwo zwrotu może odmówić jego zwrotu. Prawidłową ścieżką jest najczęściej korekta faktury przez kontrahenta.
Procedura VAT-REF nie służy bowiem do „naprawiania” każdej faktury z zagranicznym podatkiem. Dotyczy ona podatku należnie naliczonego według przepisów państwa zwrotu. Jeżeli podatek został wykazany błędnie, podatnik powinien w pierwszej kolejności wystąpić do kontrahenta o korektę faktury.
Faktury za hotel i gastronomię
Wydatki hotelowe i gastronomiczne również budzą istotne wątpliwości. W Polsce odliczenie VAT od usług noclegowych i gastronomicznych jest co do zasady ograniczone, ale w procedurze VAT-REF decydują przepisy państwa zwrotu.
Może się więc zdarzyć, że VAT od hotelu w jednym państwie zostanie zwrócony, a w innym nie. Podobnie jest z usługami gastronomicznymi. Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić lokalne ograniczenia, aby nie obejmować wnioskiem wydatków, które w danym państwie są oczywiście wyłączone ze zwrotu. Nie jest to tylko kwestia formalna. Zawyżony lub nieprawidłowo przygotowany wniosek może spowodować dodatkowe pytania organu i wydłużenie procedury.
Czytaj też w LEX: Przewodnik po zmianach w Ordynacji podatkowej od 1.10.2026 r. >
Samochody, paliwo i opłaty drogowe
W branży transportowej procedura VAT-REF ma bardzo duże znaczenie. Dotyczy zwłaszcza paliwa, autostrad, promów, parkingów, napraw i usług serwisowych. Jednocześnie wydatki samochodowe są jedną z kategorii najczęściej objętych lokalnymi ograniczeniami.
Przedsiębiorca powinien ustalić, czy dane państwo zwraca VAT od paliwa w całości, częściowo, czy nie zwraca go w określonych przypadkach. Istotny może być rodzaj pojazdu, jego masa, przeznaczenie, sposób wykorzystania oraz to, czy faktura zawiera wymagane dane. W praktyce problemem bywają paragony za paliwo, karty paliwowe, zbiorcze zestawienia transakcji oraz dokumenty, na których brakuje numeru identyfikacyjnego podatnika.
Działalność mieszana
Podatnik wykonujący zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione, powinien szczególnie uważać na zakres wnioskowanego zwrotu. Jeżeli zakupy służą działalności mieszanej, zagraniczny VAT może podlegać zwrotowi tylko w takiej części, w jakiej wydatki są związane z czynnościami dającymi prawo do odliczenia.
Dotyczy to m.in. podmiotów z branży finansowej, medycznej, edukacyjnej, ubezpieczeniowej albo nieruchomościowej, które wykonują znaczną część czynności zwolnionych. W takim przypadku automatyczne żądanie zwrotu 100 proc. VAT może być ryzykowne. Należy przeanalizować proporcję oraz charakter konkretnych wydatków.
Przekroczenie terminu 30 września
Spóźnienie z wnioskiem jest jednym z najbardziej dotkliwych błędów. Jeżeli podatnik nie złoży VAT-REF do 30 września roku następującego po roku, którego dotyczy zwrot, zasadniczo traci możliwość odzyskania podatku w tej procedurze.
Wyrok TSUE w sprawie C-294/11 Elsacom potwierdził, że termin na złożenie wniosku ma istotne znaczenie dla pewności prawa i nie może być traktowany jak zwykły termin techniczny. Z tego względu w praktyce nie należy zostawiać złożenia VAT-REF na ostatni dzień. Problemy z podpisem, pełnomocnictwem, formatem załączników albo systemem elektronicznym mogą spowodować realną utratę prawa do zwrotu.
Wezwanie do dodatkowych informacji
Zagraniczny organ może wezwać podatnika do przedstawienia dodatkowych informacji. Może chodzić o faktury, dowody zapłaty, umowy, wyjaśnienie charakteru działalności, potwierdzenie użycia pojazdu albo doprecyzowanie przeznaczenia zakupów.
W tym zakresie istotny jest wyrok TSUE w sprawie C-133/18 Sea Chefs Cruise Services. Trybunał wskazał, że niedochowanie miesięcznego terminu na udzielenie dodatkowych informacji nie musi automatycznie prowadzić do definitywnej utraty prawa do zwrotu. Podatnik może mieć możliwość przedstawienia informacji na dalszym etapie, w ramach procedur odwoławczych przewidzianych w państwie zwrotu.
Nie oznacza to jednak, że wezwania można lekceważyć. Brak odpowiedzi zwiększa ryzyko odmowy i konieczności prowadzenia sporu za granicą. W praktyce najlepiej odpowiadać szybko, kompletnie i w języku akceptowanym przez organ.
Zobacz w LEX: Kalendarz najważniejszych zmian w podatkach w 2026 r. >
Rozbieżności między wnioskiem a fakturą
Zdarza się, że podatnik wpisze do VAT-REF inną kwotę VAT niż wynika z faktury, pomyli walutę, datę, numer dokumentu albo kod rodzaju wydatku. Takie błędy mogą prowadzić do odmowy zwrotu w całości lub w części.
W tym zakresie znaczenie ma wyrok TSUE w sprawie C-396/20 CHEP Equipment Pooling. Trybunał zwrócił uwagę, że organ nie powinien automatycznie odmawiać zwrotu w przypadku rozbieżności, jeżeli może zażądać dodatkowych informacji potrzebnych do prawidłowego rozstrzygnięcia sprawy. Z punktu widzenia podatnika nie zmienia to jednak podstawowej zasady: wniosek powinien być przygotowany starannie, ponieważ każda niezgodność może wydłużyć procedurę.
Czy zagraniczny VAT jest kosztem podatkowym
Odrębnym, ale bardzo praktycznym zagadnieniem jest ujęcie zagranicznego VAT w podatku dochodowym. Przez lata pojawiały się wątpliwości, czy VAT zapłacony w innym państwie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zwłaszcza jeżeli podatnik nie wystąpił o jego zwrot.
Aktualnie w interpretacjach i orzecznictwie widoczne jest podejście akcentujące neutralność podatku od wartości dodanej. Jeżeli podatnik ma prawo ubiegać się o zwrot zagranicznego VAT, to zasadniczo nie powinien traktować tego podatku jako definitywnego kosztu podatkowego. Kosztem jest wówczas wartość netto wydatku.
Takie stanowisko potwierdzają m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21 czerwca 2023 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.492.2023.2.MT, oraz interpretacja z 17 marca 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.923.2024.2.AG. Organy wskazują, że zwrot zagranicznego podatku od wartości dodanej jest neutralny podatkowo, jeżeli wcześniej podatek ten nie został zaliczony do kosztów. W pierwszych z pism możemy przeczytać:
„(…)Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której zajmuje się Pan transportem międzynarodowym. Otrzymuje Pan od dostawców zagranicznych faktury zakupowe dotyczące m.in. zakupu paliwa oraz opłat za przejazd autostradami. Na fakturach jest naliczony podatek VAT wg stawek obowiązujących w danym Państwie. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza Pan wartość brutto z faktury. Ponadto zapłacony podatek VAT zostaje zwracany na mocy VAT-REFUND z poszczególnych krajów, który w momencie wpływu środków zostają one zaliczone do przychodów podatkowych. Faktury, których dotyczy zapytanie wystawiane są w krajach Unii Europejskiej. Na podstawie przedstawionego opisu sprawy oraz powołanych regulacji podatkowych wskazać należy, że dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych powinien Pan uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów wartość faktur dokumentujących poniesione koszty w kwocie netto, gdyż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyklucza możliwość zaliczania do kosztu uzyskania przychodów podatku od towarów i usług oraz tożsamego z nim podatku od wartości dodanej nakładanego na terenie innych państw członkowskich Unii Europejskiej. Analogicznie należy postępować w przypadku przyjętych rozwiązań w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych regulujących kwestię przychodów podatkowych. Stosownie do treści art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli uzyska Pan zwrot podatku od wartości dodanej (podatku VAT) regulowanego przepisami innego państwa członkowskiego, nie będzie on stanowił dla Pana przychodu podatkowego. Reasumując - nie będzie Pan miał prawa do zaliczenia zagranicznych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w kwotach brutto (tj. wartość netto z faktury zakupowej). W przypadku zwrotu podatku od wartości dodanej (podatku VAT) od zagranicznych zakupów nie będzie Pan zobowiązany do rozpoznania zwrotu tego podatku jako przychodu do opodatkowania - zwrot ten będzie neutralny podatkowo(…)”.
W podobnym kierunku wypowiedział się NSA w wyroku z 7 lutego 2025 r., sygn. II FSK 626/22, dotyczącym brytyjskiego VAT. Sąd podkreślił konstrukcyjną autonomię i neutralność podatku VAT, wskazując, że zagraniczny VAT nie powinien być traktowany ani jako koszt, ani jako przychód, jeżeli podlega mechanizmowi neutralności.
W praktyce oznacza to konieczność ostrożnego księgowania faktur zagranicznych. Jeżeli podatnik zamierza wystąpić o zwrot VAT lub ma obiektywną możliwość jego odzyskania, bezpieczniejsze jest ujmowanie wydatku w kosztach w kwocie netto. Jeżeli zwrot nie przysługuje z uwagi na ograniczenia w państwie zwrotu, należy odrębnie ocenić, czy nieodzyskany podatek może stanowić koszt.
Czy brak złożenia VAT-REF pozwala zaliczyć VAT do kosztów
Szczególnie problematyczna jest sytuacja, w której podatnik miał możliwość odzyskania zagranicznego VAT, ale nie złożył wniosku w terminie. Powstaje pytanie, czy skoro podatek faktycznie nie został odzyskany, można zaliczyć go do kosztów podatkowych.
Podejście organów i sądów jest tu restrykcyjne. Sam fakt, że podatnik nie skorzystał z procedury zwrotu, nie musi oznaczać, że VAT staje się kosztem. Jeżeli podatek mógł być odzyskany, ale podatnik zaniechał złożenia wniosku, trudno twierdzić, że wydatek miał charakter definitywny i ekonomicznie obciążał działalność w sposób niezależny od decyzji podatnika.
Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z 17 marca 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.923.2024.2.AG, w którym możemy przeczytać:
„(…)Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą. Od 2021 r. świadczy Pan usługi transportowe. Świadczenie usług transportowych (krajowych, międzynarodowych, wewnątrzwspólnotowych), to główny profil Pana działalności i co za tym idzie główne źródło Pana przychodów. Tym samym ponoszenie kosztów na paliwo ma ścisły związek z powstaniem przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. Ponosił Pan w latach 2022, 2023 i 2024 koszty zakupu paliwa za granicą w krajach członkowskich UE, jak wymienione: Niemcy, Dania, Francja, Włochy, Luksemburg, Słowacja, Węgry, Szwecja, Czechy, Holandia, Austria, Belgia, Hiszpania, Portugalia, Słowenia.
Na podstawie przedstawionego opisu sprawy oraz powołanych regulacji podatkowych wskazuję, że dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych powinien Pan uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów wartość faktur dokumentujących poniesione koszty w kwocie netto, gdyż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyklucza możliwość zaliczania do kosztu uzyskania przychodów podatku od towarów i usług oraz tożsamego z nim podatku od wartości dodanej nakładanego na terenie innych państw członkowskich Unii Europejskiej (…)”.
W praktyce jest to ważny argument za regularnym monitorowaniem faktur zagranicznych. Brak procedury VAT-REF może oznaczać nie tylko utratę samego zwrotu, ale również spór o prawidłowe ujęcie podatku w kosztach.
