Przejście z działalności gospodarczej na etat może być kosztowne
Zmiany przepisów o Państwowej Inspekcji Pracy sprawiają, że część samozatrudnionych przechodzi na etat, zyskując ochronę wynikającą z przepisów kodeksu pracy. Eksperci zwracają uwagę, że zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej może oznaczać konieczność zapłaty podatków, zwłaszcza jeśli dana osoba wykorzystywała w niej nieruchomości czy samochód. Nie można już też odliczyć kosztów np. leasingu. Efektem może być również niższe wynagrodzenie "na rękę".
Od 8 lipca obowiązują przepisy, które dają nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie z nowelizacją, jeśli w trakcie kontroli inspektor pracy stwierdzi, że ma do czynienia ze stosunkiem pracy, może wydać decyzję administracyjną reklasyfikującą daną umowę w stosunek pracy lub wnieść pozew o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. PIP będzie automatycznie przekazywać organom podatkowym i ZUS informacje o przekształceniu kontraktu czy umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Okazuje się, że już sama zmiana przepisów skłania niektórych pracodawców i samozatrudnionych do zmiany formy współpracy.
Zobacz w LEX: Nowe uprawnienia PIP do przekształcania umów w umowy o pracę – co to oznacza dla pracodawców >
Według Państwowej Inspekcji Pracy już obecnie można zauważyć, że efektem zmiany przepisów jest przechodzenie niektórych samozatrudnionych na etat. - Z sygnałów, które docierają do Inspekcji wynika, że wielu przedsiębiorców przeprowadziło u siebie audyty stosowanych kontraktów cywilnoprawnych ze względu na ich zgodność z obowiązującym prawem pracy. Wskazuje to na to, że już samo pojawienie się reformy Państwowej Inspekcji Pracy na horyzoncie spowodowało refleksję, że swoboda zawierania umów w Polsce nie jest nieograniczona. Efektem jest to, że wiele osób już zyskało należną im ochronę wynikającą z zatrudnienia na etacie. Na kolejne efekty musimy poczekać - powiedział ówczesny główny inspektor pracy Marcin Stanecki w wywiadzie dla Polskiej Agencji Prasowej z 2 lipca.
Stanecki mówił też, że osoby na etatach w zamian za pełne składki do ZUS i podatek dochodowy potrącane z ich przychodów, mają prawo do wszystkich przywilejów zapisanych w kodeksie pracy. - Wiele osób zauważa wyłącznie korzyści płynące z zatrudnienia na kontrakcie, niższe daniny publiczne, chwalą sobie swobodę. W praktyce czeka ich ubóstwo emerytalne i brak pełnej ochrony w losowych przypadkach. Myślę tu o symbolicznych zasiłkach w czasie choroby czy niewielkich rentach w razie poważnego wypadku, który może przecież ograniczyć im możliwość utrzymania siebie i swojej rodziny - powiedział były szef PIP.
Wyższe składki i niższe koszty do odliczenia
Mimo tych korzyści z przejścia na etat, samozatrudnieni muszą też często ponieść koszty związane z zakończeniem prowadzenia biznesu. Zaskoczeniem może być również niższe wynagrodzenie.
- Osoba, która przejdzie z B2B na etat, musi liczyć się z tym, że jej wynagrodzenie netto może się istotnie zmniejszyć. Powodem może być nie tylko różnica w stawkach PIT, ale też w składkach ZUS.. Składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy są zasadniczo płacone w stałej kwocie. Natomiast w przypadku umowy o pracę stanowią określony procent wynagrodzenia. W przypadku składek ZUS obciążenie finansowe dla pracownika może być jeszcze większe, jeśli pracodawca uzna, że dotychczasowa kwota netto wskazana na fakturze osoby na B2B jest maksymalnym wydatkiem, jaki może ponieść na zatrudnienie. Oznaczałoby to, że w kwocie netto „z faktury” należy uwzględnić nie tylko większy podatek i składki ponoszone przez pracownika, ale i koszt pracodawcy – mówi Mirosława Zugaj, doradca podatkowy.
Poza tym - jak wyjaśnia - wszelkie bonusy rzeczowe dla osób na B2B (np. karnety sportowe czy abonamenty medyczne) jako przychód z działalności miały wpływ tylko na podatek i składkę zdrowotną. U pracowników zasadą jest też uwzględnienie ich wartości w podstawie wymiaru składek ZUS. To także zmniejsza kwotę do wypłaty.
Zobacz w LEX: Przekształcanie przez PIP umów cywilnoprawnych w umowę o pracę - konsekwencje dla pracodawcy - analiza >
Były przedsiębiorca traci też prawo do odliczenia kosztów uzyskania przychodu w wysokości faktycznie ponoszonych wydatków. Jako pracownikowi przysługują mu koszty zryczałtowane, wynoszące 250 zł miesięcznie (300 zł w przypadku pracy poza miejscem zamieszkania).
Od sprzedaży składników firmowego majątku trzeba zapłacić PIT. Zbycie składników majątku pozostałych po likwidacji, np. samochodu, w ciągu 6 lat powoduje powstanie przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej i opodatkowanie go stawką właściwą dla działalności na dzień likwidacji.
Trzeba rozliczyć VAT
Eksperci zwracają też uwagę na konieczność rozliczenia VAT.
- Likwidacja działalności gospodarczej skutkuje koniecznością sporządzenia spisu z natury i zapłaty z tego tytułu podatku należnego VAT. W remanencie likwidacyjnym należy ująć nie tylko towary handlowe i materiały, ale również środki trwałe oraz wyposażenie, a także inne zakupy, od których przedsiębiorca miał prawo odliczyć VAT, a które teraz staną się majątkiem prywatnym. W praktyce więc duża kwota VAT do zapłaty może pojawić się, jeśli w czasie działalności nabyto na firmę lokal mieszkalny czy użytkowy. Ale z drugiej strony pamiętajmy, że w przypadku samochodów osobowych, gdzie zasadniczo odliczamy połowę VAT, remanent likwidacyjny w okresie korekty (60 miesięcy od nabycia) uprawnia do korekty podatku naliczonego. Może to nieco zniwelować VAT należny z tytułu likwidacji działalności – mówi Mirosława Zugaj.
Czytaj też w LEX: Zabezpieczenie roszczeń w sprawach związanych z przekształceniem umów cywilnoprawnych >
Korekta VAT wynika z art. 91 ustawy o VAT, jeżeli w okresie korekty następuje zmiana przeznaczenia środka trwałego lub jego sprzedaż. Okres korekty, liczony od miesiąca zakupu samochodu, wynosi 60 miesięcy (dla pojazdów o wartości początkowej przekraczającej 15 tys. zł) i 12 miesięcy (dla pojazdów o wartości początkowej mniejszej lub równej 15 tys. zł). W przypadku nieruchomości okres korekty VAT wynosi 10 lat. - Jeżeli przy zakupie np. samochodu przedsiębiorca odliczył VAT (w całości lub w części), a następnie sprzedał pojazd przed upływem ustawowego okresu korekty, może być zobowiązany do dopłaty VAT.
Czytaj też w LEX: Polecenie inspektora pracy – pierwszy krok w kierunku stwierdzenia stosunku pracy >
- Odwrotnie niż w popularnej reklamie można powiedzieć, że przejście z B2B na etat oznacza, że część wydatków będzie „droższa o VAT”. Większość osób na B2B odlicza bowiem VAT od wydatków na telefony, sprzęt elektroniczny, czasem sprzęt AGD, paliwo. Bardzo często odliczany jest VAT od rat leasingowych na samochód. Nawet jeśli to tylko 50 proc. podatku z każdej raty czy opłaty wstępnej, to w całym okresie leasingu kwota oszczędności może być znaczna. Będąc na etacie, nie sfinansujemy podatku naliczonego z faktury zakupowej płatnością od zleceniodawcy z tytułu wykazanego przez nas podatku należnego. A przecież część wydatków, które ponosimy jako przedsiębiorcy, nadal będziemy ponosić, tyle że jako konsument - mówi Mirosława Zugaj.
Co w razie zawieszenia działalności gospodarczej?
Czy przechodząc z B2B na etat, lepiej zlikwidować działalność, czy ją zawiesić?
- Likwidacja działalności w VAT oznacza wspomniany wyżej obowiązek sporządzenia remanentu. Obowiązku takiego nie ma w czasie zawieszenia działalności. W czasie zawieszenia podatnik może składać deklaracje VAT i korzystać z prawa od odliczenia. Organy podatkowe przyznają bowiem prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych opłacanych w okresie zawieszenia. Wydatek musi mieć oczywiście związek z przyszłą działalnością opodatkowaną VAT i nie mieścić się w zakresie działania art. 88 ustawy VAT (por. interpretacja DKIS z 13 listopada 2025 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.650.2025.5.ICZ lub z 12 lipca 2024 r., nr 0112-KDIL3.4012.320.2024.2.MC) - mówi Mirosława Zugaj.
Czytaj też w LEX: Środki odwoławcze od decyzji i postanowień związanych z przekształceniem umów cywilnoprawnych >
W okresie zawieszenia może też dojść do wykreślenia podatnika VAT z rejestru czynnych podatników VAT na podstawie art. 96 ust. 9a pkt 1 ustawy VAT. Samo wykreślenie z rejestru nie powoduje obowiązku sporządzenia remanentu likwidacyjnego. Nie jest bowiem tożsame z zaprzestaniem wykonywania czynności opodatkowanych. Oznacza jedynie utratę statusu podatnika czynnego. Obowiązek remanentu pojawi się dopiero z chwilą wykreślenia działalności z ewidencji. Tak czy inaczej przed zapłatą VAT nie uciekniemy.
Zobacz procedurę w LEX: Wykreślenie i przywrócenie do rejestru podatnika VAT z powodu zawieszenia działalności >
