Mimo że do wejścia w życie obligatoryjnego KSeF zostało nieco ponad pół roku, to data wystawienia faktury w systemie wciąż budzi poważne wątpliwości. Projekt nowelizacji ustawy o VAT, nad którym pracuje obecnie Sejm, inaczej definiuje moment wystawienia faktury, niż obowiązujące przepisy. A to wprowadza duże zamieszanie. Według ekspertów przepisy należy jak najszybciej poprawić.

Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie zgodnie z planem, czyli 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. W lipcu lub sierpniu br. ustawa wdrażająca KSeF zostanie przedstawiona do podpisu prezydenta - zakłada Ministerstwo Finansów, które obecnie chce się skupić na szkoleniu podatników i apeluje, by nie zostawiać prac na ostatnią chwilę. Eksperci zwracają uwagę, że wiele firm wciąż odkłada ten obowiązek. Wyjaśniają też, co może być dla przedsiębiorców największym wyzwaniem.

Polska droga do e-fakturowania jest długa i wyboista. Po drodze były zmiany na stanowisku ministra finansów, przesunięcie wdrożenia o ponad rok, szereg konsultacji z ekspertami i przedsiębiorcami. Choć KSeF wydaje się być na ostatnie prostej – i za kilka miesięcy podatnicy będą musieli zacząć go stosować – zasadnym pozostaje pytanie, czy w obecnym kształcie jest to na pewno optymalne rozwiązanie? Odpowiedzi warto szukać w doświadczeniach innych państw UE - piszą Szymon Raut i Sławomir Szczodroński z kancelarii Paczuski Taudul.

Zagraniczna firma będzie musiała wystawiać faktury w KSeF, jeśli ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. To oznacza problemy zarówno dla tych firm - z ustaleniem, czy dotyczy ich ten obowiązek, jak też ich polskich kontrahentów - z weryfikacją, czy otrzymali prawidłowo wystawioną fakturę. Zaś sądy administracyjne w pierwszych orzeczeniach wyrażają wątpliwości, czy Polska może nakładać na zagraniczne podmioty obowiązki związane z KSeF.

Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF datą wystawienia faktury będzie data przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. By nabywca mógł odliczyć VAT za dany miesiąc, musi otrzymać fakturę dokładnie w tym miesiącu, nie na początku kolejnego. W praktyce może jednak dojść do sytuacji, w której przedsiębiorca zapłaci za dany miesiąc VAT należny, a VAT naliczony z faktur zakupowych odliczy dopiero za kolejny miesiąc, w którym otrzyma fakturę.

Krajowy System e-Faktur uprości i zautomatyzuje obieg firmowych dokumentów, ale nie w każdym przypadku. Mimo iż wszyscy przedsiębiorcy będą mogli przesyłać do KSeF faktury z załącznikami, to skorzystają na tym wybrane branże, m.in. telekomunikacyjna i paliwowa. Załącznik nie może zawierać np. zakresu i specyfikacji czasu wykonanych prac czy protokołu odbioru. To oznacza, że część firm, np. z branży budowlanej, będzie musiała nadal przesyłać dokumentację mailem.

Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać e-faktury w trybie offline i przesyłać je do KSeF następnego dnia. Tryb offline zostanie wprowadzony jako stałe rozwiązanie. Jednak by z niego korzystać, konieczne będzie pobranie nowego certyfikatu wystawcy faktury. By móc wysyłać w KSeF faktury z załącznikami, trzeba będzie wcześniej dokonać odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Według ekspertów zmiany idą w dobrym kierunku, ale firmom zostaje mało czasu na ich wdrożenie.

Już za rok polscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Z kolei za pięć lat będą musieli wdrożyć rozwiązania unijne i wystawiać faktury elektroniczne zgodnie z pakietem VIDA. Nadal nie ma pewności, w jaki sposób wdrożenie VIDA wpłynie na funkcjonowanie KSeF i czy możliwa będzie ewentualna konwersja struktury KSeF do formatu unijnego.

Wystawiając fakturę korygująca in minus w postaci faktury ustrukturyzowanej (z KSeF) sprzedawca nie musi posiadać tzw. dokumentacji uzgodnieniowej, aby pomniejszyć podstawę opodatkowania i podatek należny. Faktury ustrukturowanej nie można skorygować poprzez wystawienie faktury korygującej w tradycyjnej formie tj. faktury w formie papierowej lub „zwykłej” faktury elektronicznej, np. w PDF.

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF gminy mogą mieć problem z przyporządkowaniem faktur do swoich jednostek podległych, np. szkół czy ośrodków sportu. Wbrew wcześniejszym zapowiedziom, firmy wystawiające faktury na rzecz gmin nie będą miały obowiązku podawania NIP jednostek, co utrudni przepływ dokumentów. Efektem mogą być problemy z rozliczeniem VAT. Samorządowcy apelują do Ministerstwa Finansów o wprowadzenie odpowiednich rozwiązań w ustawie o VAT.

Wewnątrzwspólnotowe przemieszczenie towarów własnych trzeba będzie po 1 lutego 2026 r. dokumentować w KSeF - stwierdził fiskus w interpretacji. WSA w Gliwicach uchylił zaskarżoną interpretację, ponieważ nie zawiera ona należytego uzasadnienia. Według sądu, przedwczesne byłoby w tej sytuacji zajęcie przez sąd stanowiska w zakresie wykładni przepisów prawa materialnego. To oznacza, że podatnicy mogą nie uzyskać rozstrzygnięcia merytorycznego przed 1 lutego 2026 r.

Wprowadzenie obsługi załączników do KSeF jest pewnego rodzaju przełomem – jednak ograniczony zakres tej funkcjonalności raczej nie pozwoli na całkowitą eliminację konieczności wymiany załączników poza systemem. Ta zaś jest jednym z kluczowych wyzwań dla podatników przygotowujących się na wdrożenie e-fakturowania - piszą Michał Jaszczyński i Andrzej Kudaj z Deloitte.

Przedsiębiorcy nie będą mieli dodatkowych obowiązków związanych z wdrożeniem od 2035 r. unijnego pakietu VIDA. Ministerstwo Finansów dokłada wszelkich starań, aby rozwiązania proponowane na forum UE nie zmieniły zasadniczo reguł funkcjonowania KSeF w Polsce – zapewnia Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów, zastępca szefa KAS. Firmy czekają jednak na konkretne rozwiązania.

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży przekroczy w 2025 r. kwotę 200 mln zł, a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Do końca 2026 r. będzie można dobrowolnie stosować tryb „offline”. Projekt zakłada też dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów oraz możliwość przesyłania faktur z załącznikiem, niezależnie od branży. Powstaje jednak pytanie o związek KSeF z pakietem VIDA, zakładającym obowiązek wystawiania faktur transgranicznym w unijnym formacie od 2030 r.

Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla największych firm, u których wartość sprzedaży przekroczy 200 mln zł. Pozostali będą mieli ten obowiązek od 1 kwietnia - potwierdziło w czwartek Ministerstwo Finansów, podczas konsultacji z przedsiębiorcami. Planowane jest rozszerzenie możliwości dodawania załączników oraz nowe rozwiązania dla jednostek samorządu terytorialnego. Projekt ma być przedstawiony jesienią.

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa rozpoczynają kolejny cykl konsultacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur. Celem jest przedyskutowanie regulacji prawnych i rozwiązań biznesowych prowadzących do uproszczenia systemu. Pierwsze spotkanie w formule hybrydowej zaplanowano na 18 lipca - informuje Ministerstwo Finansów.

Mimo iż obowiązek wdrożenia KSeF został odsunięty o niemal dwa lata, a prace nad nim ostatnio spowolniły, przedsiębiorcy muszą przygotować się na wdrożenie od 2025 r. innych istotnych zmian: w tym JPK CIT i globalnego podatku minimalnego. Wszystkie te zmiany będą wymagać dostosowania systemów finansowo-księgowych oraz często poniesienia wysokich wydatków. Muszą też inwestować w utrzymanie dotychczasowych prac wdrażających KSeF.

Mimo iż początek 2024 r. był dość spokojny, prace rządu nabierają tempa, co oznacza dla przedsiębiorców i księgowych szereg zapowiadanych zmian, m.in. nowe zasady liczenia składki zdrowotnej, wakacje składkowe, czy kasowy PIT. Duzi podatnicy mają niewiele czasu na wdrożenie JPK CIT, planowanego od 2025 r. Trzeba też pamiętać o przygotowaniach do wdrożenia KSeF.

Organy podatkowe będą wszczynać kontrole w ostateczności, opierając się w większym stopniu na analizach, a w pierwszej kolejności stosować czynności sprawdzające. Planowane jest uchwalenie Karty Praw Podatnika w formie ustawy, rozszerzenie programu współdziałania oraz zmiany organizacyjne administracji skarbowej – zapowiedział wiceminister finansów, szef KAS Marcin Łoboda podczas spotkania z dziennikarzami.

Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wcześniej, że będzie też drugi projekt, dotyczący uproszczeń oraz etapowego wejścia w życie KSeF - 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży przekroczy 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. - wszystkich przedsiębiorców.