KSeF prawie za darmo – ulga B+R może znacząco ograniczyć koszty

Odpowiednie planowanie oraz rzetelna dokumentacja działań związanych z implementacją KSeF mogą umożliwić niemal całkowite zmniejszenie obciążeń fiskalnych, dzięki wykorzystaniu ulgi B+R. Powiązanie koniecznych do wprowadzenia zmian z mechanizmem wspierającym działalność badawczo-rozwojową pozwala bowiem na odliczenie nawet dwukrotności kosztów kwalifikowanych, o ile zostaną spełnione określone warunki - pisze Łukasz Radosz, dyrektor zarządzający Euro-Funding Poland.

Od 1 kwietnia 2026 r. znaczna większość polskich przedsiębiorców zacznie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Jednym z największych wyzwań związanych z nadchodzącą zmianą jest obowiązek integracji systemów ERP i stosowanych narzędzi księgowych z prowadzonym przez Ministerstwo Finansów systemem teleinformatycznym. W wielu przypadkach oznacza to konieczność opracowania nowych rozwiązań technologicznych, dotyczących takich obszarów jak m.in. konwersja danych, walidacja XML czy dokumentacja API KSeF. Innowacyjność tworzonych narzędzi stanowi szansę dla firm na zakwalifikowanie prac nad nimi do działalności badawczo-rozwojowej, co z kolei jest jednym z warunków zastosowania ulgi B+R. Do tego obszaru zalicza się także usprawnienie już istniejących procesów, np. testowanie i implementację rozwiązań umożliwiających automatyczną weryfikację poprawności faktur przed ich wysyłką.

Dobre praktyki

Aby zwiększyć szansę na skorzystanie z ulgi na działalność B+R, przedsiębiorcy powinni pamiętać o trzech elementach. Pierwszym z nich jest prowadzenie dokumentacji prac badawczo-rozwojowych, czyli m.in. ewidencji prac zespołów zaangażowanych w opracowywanie, testowanie i wdrażanie innowacji. Pozwoli to z kolei na podjęcie drugiego rodzaju działań, czyli przeprowadzenia we współpracy ze specjalistą analizy kwalifikowalności kosztów. Dotyczy ona np. tego, czy wynagrodzenia programistów zaangażowanych w prace nad nowymi narzędziami technologicznymi mogą zostać objęte ulgą B+R. Trzecią kwestią jest podjęcie współpracy z partnerem technologicznym, który zapewni zgodność ze standardami prawnymi (m.in. ISO 9001 czy PEPPOL), a jednocześnie umożliwi zachowanie kontroli nad procesem integracji procesów.

Realne korzyści

Chociaż przystąpienie do KSeF stanowi obowiązek dla polskich firm, to proces ten może przynieść wiele korzyści przedsiębiorcom. To nie tylko okazja na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań IT czy skuteczną poprawę efektywności procesów. Warto pamiętać, że ulga B+R umożliwia przede wszystkim odliczenie od podstawy opodatkowania nawet 200 proc. kosztów kwalifikowanych. Biorąc pod uwagę to, że implementacja rozwiązań księgowych czy technologicznych związanych z krajowym systemem e-faktur może trwać nawet sześć miesięcy, to skorzystanie z tego rozwiązania może w znacznym stopniu przyczynić się do znacznego obniżenia CIT.