Faktury dla konsumentów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej,nie muszą być wystawiane w KSeF – można je wystawiać w KSeF nieobowiązkowo. Jednak od 1 stycznia 2027 roku faktury dla firm należy wystawiać wyłącznie poprzez KSeF.
Faktury z kasy fiskalnej
Prowadzi Pan działalność gospodarczą, w ramach której sprzedaż ewidencjonowana jest przy zastosowaniu kasy fiskalnej online. Wystawia Pan znaczną liczbę faktur, przy czym dominującą grupę odbiorców stanowią osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, a więc konsumenci. Jedynie w mniejszym zakresie dokonuje Pan sprzedaży na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą (transakcje B2B). Dotychczas faktury do sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej online wystawiane są bezpośrednio z kasy, zgodnie z obowiązującymi przepisami o podatku od towarów i usług oraz przepisami regulującymi zasady prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawiły się wątpliwości co do dalszej możliwości wystawiania faktur w dotychczasowy sposób, a w szczególności co do tego, czy faktury wystawiane do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej online będą musiały być obligatoryjnie wystawiane w KSeF, oraz czy obowiązek ten obejmie również faktury wystawiane na rzecz konsumentów.
Zgodnie z aktualnym stanem prawnym oraz harmonogramem wdrażania obowiązkowego KSeF należy wskazać, że do końca 2026 r. podatnicy zachowują możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas fiskalnych, bez konieczności ich wystawiania w systemie KSeF. Oznacza to, że w tym okresie może Pan nadal wystawiać faktury do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej online w dotychczasowej formie, bez obowiązku przesyłania ich do systemu KSeF.
Zasadnicza zmiana nastąpi od 1 stycznia 2027 roku, kiedy to wejdzie w życie obowiązek korzystania z KSeF dla faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz podatników (B2B). Jeśli po tym terminie do transakcji zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej online będzie wystawiana faktura dla podmiotu gospodarczego, będzie ona musiała zostać wystawiona w systemie KSeF. W tym zakresie kasa fiskalna online przestanie pełnić funkcję wystarczającego narzędzia dokumentującego sprzedaż dla firm, a faktura będzie musiała przyjąć postać ustrukturyzowanego pliku XML przesłanego na bramkę rządową.
W odniesieniu do Pana głównego profilu działalności, czyli sprzedaży na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), przepisy wprowadzają trwałe wyłączenie. Faktury dla konsumentów nie muszą być wystawiane w KSeF – ich procedowanie w systemie ustrukturyzowanym pozostaje dobrowolne i zależy wyłącznie od Pana decyzji biznesowej oraz zgody nabywcy. Oznacza to, że po 1 stycznia 2027 roku w relacjach B2C nadal będzie Pan mógł wystawiać faktury w sposób tradycyjny (poza systemem KSeF), co przy dużej liczbie dokumentów pozwoli Panu uniknąć dodatkowych obciążeń administracyjnych i konieczności każdorazowej autoryzacji transakcji na serwerach zewnętrznych. Jednak dla firm będzie obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Rozwiązanie do końca 2026 roku
Tym samym w mojej ocenie, w obecnym stanie prawnym najbezpieczniejszym i najbardziej efektywnym rozwiązaniem dla Pana firmy jest utrzymanie dotychczasowego modelu pracy z kasą fiskalną online do końca 2026 roku. Po tym terminie zaleca się rozdzielenie procesów dokumentowania sprzedaży: faktury dla firm (sporadyczne) powinny być kierowane do systemu KSeF w celu zapewnienia kontrahentom prawa do odliczenia podatku VAT, natomiast faktury dla osób fizycznych (dominujące) mogą być nadal wystawiane poza KSeF, na przykład jako wydruki z kasy lub pliki PDF wysyłane drogą mailową.
Takie podejście zapewnia pełną zgodność z ewoluującymi przepisami ustawy o VAT, gwarantuje ciągłość obsługi klienta bez ryzyka przestojów technologicznych oraz pozwala na optymalne dostosowanie systemów informatycznych w firmie. W mojej ocenie brak obowiązku wystawiania faktur konsumenckich w KSeF stanowi istotne ułatwienie dla przedsiębiorców o Pana profilu działalności, chroniąc jednocześnie dynamikę sprzedaży detalicznej i prywatność nabywców.
