Prawo do samofakturowania a KSeF
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i od lat współpracuję z jednym kontrahentem na podstawie umowy o samofakturowanie, dzięki której to kontrahent wystawia faktury w moim imieniu, a ja otrzymuję je gotowe do księgowania i rozliczenia VAT. Czy od 1 kwietnia samofakturowanie nadal będzie możliwe? Chciałbym się dowiedzieć, czy umowa zachowa moc prawną i czy faktury wystawiane przez kontrahenta w jej ramach nadal mogą być stosowane, czy też od tego momentu wszystkie faktury muszę wystawiać faktury osobiście - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
W opisanej sytuacji Pana umowa o samofakturowanie zachowuje pełną moc prawną i może być kontynuowana w erze KSeF bez konieczności osobistego wystawiania faktur. Warunkiem koniecznym jest jednak poprawne skonfigurowanie uprawnień w systemie, co umożliwi Pana kontrahentowi wysyłkę dokumentów do repozytorium Ministerstwa Finansów.
Umowa o samofakturowanie jest nadal ważna
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, w szczególności art. 106d, podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące sprzedaż, jeżeli wcześniej została zawarta stosowna umowa w tym zakresie. Jest to tzw. procedura samofakturowania, w której faktury nie są wystawiane przez sprzedawcę, lecz przez nabywcę, co pozwala na delegowanie obowiązku wystawiania faktur przy zachowaniu pełnej zgodności z przepisami. Procedura samofakturowania wymaga spełnienia określonych warunków, w tym posiadania ważnej umowy regulującej uprawnienia nabywcy do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, a także zachowania określonych elementów formalnych na fakturze.
Dodatkowo, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT, faktura wystawiona przez nabywcę w ramach samofakturowania musi zawierać wyraźny zapis „samofakturowanie”. Pozwala to na jednoznaczną identyfikację faktury jako wystawionej przez nabywcę w imieniu podatnika sprzedającego, co ma znaczenie zarówno dla celów podatkowych, jak i dla prawidłowej ewidencji w księgowości. W praktyce zapis ten umożliwia organom podatkowym oraz przedsiębiorcy samemu weryfikację, że dokument został sporządzony zgodnie z procedurą samofakturowania i spełnia wszystkie wymogi formalne przewidziane w ustawie o VAT.
Wprowadzenie KSeF jako systemu powszechnego e-fakturowania nie wyklucza stosowania procedury samofakturowania. Jako sprzedawca, posiadający pełen zakres uprawnień właścicielskich do swojego konta w KSeF, będzie Pan zobligowany do uwierzytelnienia się w systemie i nadania swojemu kontrahentowi (nabywcy) wyraźnego uprawnienia do wystawiania faktur w Pana imieniu. Jest to czynność o charakterze administracyjnym, która pozwala nabywcy na techniczne generowanie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w Pana profilu sprzedawcy. Dzięki temu faktury wystawiane w ramach samofakturowania pozostają ważne i zgodne z przepisami prawa VAT, nawet po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Oznacza to w praktyce, że Pana dotychczasowa umowa o samofakturowanie pozostaje skuteczna. Nie musi Pan samodzielnie wystawiać wszystkich faktur – kontrahent, któremu nada Pan odpowiednie uprawnienia w KSeF, będzie mógł nadal wystawiać faktury w Pana imieniu. Faktury te muszą być sporządzane w systemie KSeF i zawierać wymagany zapis „samofakturowanie”, co zapewnia zgodność z nowymi regulacjami oraz umożliwia prawidłowe rozliczenie VAT.
Dzięki wprowadzeniu KSeF procedura samofakturowania zyskuje dodatkowe korzyści. Po pierwsze, wszystkie faktury wystawiane w systemie są rejestrowane elektronicznie, co zwiększa bezpieczeństwo i pozwala na bieżące kontrolowanie dokumentów sprzedaży. Po drugie, system ułatwia weryfikację poprawności faktur, zarówno przez sprzedawcę, jak i przez organy podatkowe, ponieważ wszystkie dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej i dostępne w jednym, scentralizowanym systemie. Po trzecie, pozostawienie kontrahentowi możliwości wystawiania faktur w ramach samofakturowania pozwala utrzymać efektywność rozliczeń i ograniczyć formalności, tak jak dotychczas, co jest istotne zwłaszcza w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie każdy dodatkowy obowiązek administracyjny może zwiększać obciążenie przedsiębiorcy.
Jakie warunki trzeba spełnić
Podsumowując, w Pana sytuacji, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą i posiadając zawartą umowę o samofakturowanie, wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. nie uniemożliwia dalszego stosowania tej procedury. Istotne jest, aby faktury wystawiane przez kontrahenta były sporządzane w KSeF i zawierały wymagany zapis „samofakturowanie”. System KSeF umożliwia nadanie kontrahentowi odpowiednich uprawnień do wystawiania faktur w Pana imieniu, dzięki czemu dotychczasowy model rozliczeń pozostaje możliwy do kontynuowania, przy zachowaniu pełnej zgodności z przepisami VAT oraz wymogami systemu e-faktur.
Procedura ta zapewnia również bezpieczeństwo podatkowe, umożliwia prawidłowe księgowanie dokumentów oraz daje pewność, że wszystkie faktury są prawidłowo zarejestrowane i dostępne w systemie do wglądu zarówno dla Pana, jak i dla organów podatkowych. Pozostawienie samofakturowania w systemie KSeF pozwala kontynuować sprawdzone metody współpracy z kontrahentem, ogranicza dodatkowe obowiązki administracyjne i umożliwia dalsze prowadzenie działalności w sposób uporządkowany i zgodny z przepisami.
W świetle powyższego, Pana dotychczasowa praktyka pozostaje w pełni dopuszczalna i nie wymaga osobistego wystawiania wszystkich faktur w systemie. Kontrahent może kontynuować wystawianie faktur w Pana imieniu, pod warunkiem że faktury te są wystawiane w KSeF i spełniają wymogi formalne przewidziane ustawą o VAT. Tym samym może Pan nadal korzystać z mechanizmu samofakturowania, zachowując dotychczasową efektywność rozliczeń i formalną poprawność dokumentów sprzedaży, jednocześnie spełniając nowe wymagania wprowadzone w związku z obowiązkowym systemem e-faktur.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
