Jednoosobowa działalność gospodarcza a KSeF
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG. Działam jako indywidualny przedsiębiorca, nie prowadzę działalności w formie spółki prawa handlowego ani żadnej innej spółki. Samodzielnie wystawiam faktury swoim kontrahentom i rozliczam podatki. Usłyszałem, że obowiązek korzystania z KSeF ma dotyczyć przede wszystkim spółek. Czy jako przedsiębiorca wpisany do CEIDG mogę nadal wystawiać faktury w dotychczasowy sposób, poza KSeF - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie jest w żaden sposób uzależniony od formy prawnej prowadzonej działalności. Fakt, że jest Pan zarejestrowany w CEIDG jako jednoosobowa działalność gospodarcza, nie zwalnia automatycznie z obowiązkowego stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.
Kogo dotyczy KSeF
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG nie stanowi w świetle przepisów żadnego wyłączenia od obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Istnieje błędne przekonanie, że system ten dotyczy wyłącznie spółek prawa handlowego, natomiast przedsiębiorcy prowadzący działalność indywidualnie mogą wystawiać faktury po staremu, bez korzystania z KSeF. Taka interpretacja jest nieprawidłowa i wynika z mylnego rozumienia przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych dotyczących wprowadzenia KSeF. W rzeczywistości ustawodawca nie uzależnił obowiązku stosowania KSeF od formy prawnej podmiotu. Kryterium decydującym o tym, czy podatnik ma obowiązek korzystania z systemu, jest wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu. Przepisy przejściowe przewidują możliwość wystawiania faktur poza KSeF do końca 2026 r., jednak jest to rozwiązanie ograniczone wyłącznie do podmiotów, które nie przekraczają określonego progu finansowego, a mianowicie 10 000 zł. Próg ten dotyczy łącznej wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami w danym miesiącu i obejmuje wszystkie faktury, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF, a więc takie, które nie są wyłączone na mocy przepisów szczególnych ani przepisów wykonawczych. Przekroczeni go powoduje obowiązek stosowania KSeF.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF jest procesem, który obejmuje wszystkich przedsiębiorców posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Fakt, że działa Pan jako indywidualny przedsiębiorca i samodzielnie rozlicza swoje podatki, nie zdejmuje z Pana ciężaru dostosowania się do nowych wymogów. Kluczowe znaczenie ma tutaj pojęcie faktury ustrukturyzowanej, która po wejściu w życie obowiązkowych przepisów stanie się jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Dotychczasowe sposoby wystawiania faktur – czy to w formie papierowej, czy w formie plików PDF przesyłanych pocztą elektroniczną – zostaną uznane za niezgodne z przepisami w obrocie krajowym między podatnikami VAT.
Należy wyraźnie podkreślić, że odroczenie terminu wejścia w życie KSeF, o którym szeroko informowały organy państwowe, miało na celu poprawę wydajności systemu i lepsze przygotowanie przedsiębiorców, a nie wyłączenie jakiejkolwiek grupy podmiotowej z tego obowiązku. W aktualnym stanie prawnym i zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (tzw. nievatowcy) oraz osoby fizyczne prowadzące JDG również zostaną objęte systemem, choć ustawodawca przewidział dla niektórych grup nieco późniejsze terminy wdrożenia. Niemniej jednak, docelowy model obrotu gospodarczego w Polsce zakłada, że każda faktura wystawiona przez Pana na rzecz innego przedsiębiorcy będzie musiała przejść przez infrastrukturę KSeF, uzyskać unikalny numer identyfikacyjny oraz zostać zarchiwizowana w tym systemie.
Uwaga na błędna przekonania
Przekonanie, że JDG nie będą objęte systemem, może wynikać z błędnej interpretacji przepisów dotyczących faktur wystawianych na rzecz konsumentów (B2C). Faktem jest, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (prywatnych nabywców) została wyłączona z obligatoryjnego KSeF. Jeśli więc Pana klientami są wyłącznie osoby prywatne, wówczas faktycznie może Pan pozostać przy dotychczasowych metodach dokumentowania sprzedaży. Jeżeli jednak wystawia Pan faktury dla innych firm, niezależnie od tego, czy są to korporacje, czy inni mikroprzedsiębiorcy, korzystanie z KSeF będzie dla Pana bezwzględnie obowiązkowe.
Warto również zwrócić uwagę na praktyczne aspekty tej zmiany. Przejście na KSeF oznacza, że przestanie Pan wysyłać faktury e-mailem do kontrahentów. Momentem wystawienia faktury i jej skutecznego doręczenia nabywcy będzie chwila wysłania dokumentu do systemu i nadania mu numeru przez serwery Ministerstwa Finansów. Jako przedsiębiorca wpisany do CEIDG, może Pan korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez administrację skarbową, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF. Dzięki temu nie będzie Pan musiał inwestować w drogie systemy informatyczne, o ile Pana skala działalności pozwala na ręczne wprowadzanie danych do przeglądarkowego interfejsu rządowego.
Podsumowując, informacja, którą Pan usłyszał, jest błędna i może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych w przyszłości. Jako jednoosobowa działalność gospodarcza jest Pan traktowany przez ustawę o VAT na równi z innymi podmiotami gospodarczymi. Kontynuowanie wystawiania faktur poza systemem KSeF po dacie wejścia w życie przepisów obligatoryjnych będzie skutkować nie tylko nieważnością takich dokumentów w rozumieniu przepisów o VAT, ale również naraża Pana na sankcje karnoskarbowe. Doradzam zatem porzucenie mylnego przekonania o wyłączeniu JDG z KSeF i rozpoczęcie przygotowań do wdrożenia tego systemu, w tym zapoznanie się ze strukturą logiczną e-Faktury oraz sposobem uwierzytelniania w systemie (np. poprzez Profil Zaufany), co pozwoli Panu na płynne przejście do nowego modelu rozliczeń bez ryzyka paraliżu Pana działalności.
