Czy osoba fizyczna może „trafić” w ceny transferowe? Tak – i to łatwej, niż się wydaje

Choć ceny transferowe wielu osobom kojarzą się przede wszystkim z dużymi grupami kapitałowymi i skomplikowanymi strukturami holdingowymi, rzeczywistość podatkowa potrafi jednak zaskoczyć. Regulacje w zakresie cen transferowych dotyczą również osób fizycznych. Co więcej – zdarza się to znacznie częściej niż większość podatników przypuszcza. Dlatego warto zrozumieć, kiedy zwykła współpraca przeradza się w transakcję kontrolowaną, jakie kryteria o tym decydują oraz jakich formalności należy wówczas dopełnić - piszą Wioletta Szkudlarek i Jagoda Bator z Enodo Advisors.

Przeanalizowaliśmy kluczowe zagadnienia związane z transakcjami zawieranymi przez osoby fizyczne z podmiotami powiązanymi – niezależnie od tego, czy jest to spółka, wspólnik, członek rodziny, czy inna osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i przedstawiamy je w poniższych punktach.

Podstawa prawna – osoby fizyczne również podlegają TP

Choć wielu podatnikom ceny transferowe kojarzą się przede wszystkim z ustawą o CIT i dużymi strukturami korporacyjnymi, warto pamiętać, że również ustawa o PIT zawiera rozbudowany zestaw regulacji w tym obszarze. Ustawodawca stawia sprawę jasno: osoba fizyczna podlega analogicznym zasadom dokumentacyjnym i sprawozdawczym, jak spółki kapitałowe.

Kluczowe jest więc właściwe zrozumienie, kiedy w relacjach biznesowych pojawia się powiązanie, które może prowadzić do uznania transakcji za kontrolowaną. W przypadku podatników będących osobami fizycznymi takie powiązania mogą wynikać z różnych okoliczności, często pozornie niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Należą do nich m.in.:

• powiązania rodzinne – np. powiązania ze względu na udzielenie pożyczki dla spółki, w której małżonek jest członkiem zarządu,
• powiązania pośrednie – np. zawarcie umowy najmu z podmiotem, który należy do grupy przedsiębiorstw kontrolowanej przez fundusz inwestycyjny, w którym członek rodziny podatnika pełni funkcję w organach nadzorczych. Powiązania pośrednie występują w sytuacjach, w których relacja między podatnikiem a kontrahentem nie wynika z bezpośredniego wpływu osobistego lub kapitałowego, lecz z wielostopniowego łańcucha powiązań, często przebiegającego przez kilka podmiotów lub osób. Takie zależności bywają znacznie bardziej złożone – podatnik może nie mieć świadomości, że znajduje się w „sieci” powiązań, która prowadzi ostatecznie do powstania relacji kontrolowanej,
• powiązania osobowe – takie jak pełnienie funkcji zarządczych lub nadzorczych w podmiocie kontrahenta,
• powiązania majątkowe – np. posiadanie udziałów w spółce, z którą zawierane są transakcje,
• faktyczna możliwość wpływania na decyzje gospodarcze – nawet jeśli nie wynika bezpośrednio z formalnych struktur.

To właśnie takie relacje – występujące nie tylko w ramach codziennej działalności przedsiębiorców, ale również w sytuacjach angażujących osoby prywatne – mogą powodować powstanie obowiązków z zakresu cen transferowych. Dlatego warto świadomie analizować charakter współpracy oraz to, czy między jej uczestnikami istnieją powiązania, które mogą skutkować obowiązkami dokumentacyjnymi, nawet jeśli jedna ze stron nie prowadzi działalności gospodarczej, jak w przypadku udzielenia pożyczki spółce należącej do członka rodziny.

Najczęstsze, nietypowe (i problematyczne) przypadki w praktyce

W codziennym doradztwie bardzo szybko okazuje się, że transakcje osób fizycznych potrafią być nie tylko liczne, ale też zaskakująco „nieoczywiste”. Oto kilka przykładów, które regularnie pojawiają się w praktyce:

• Pożyczka od wspólnika będącego osobą fizyczną - Brzmi niewinnie, prawda? Na pierwszy rzut oka trudno wyobrazić sobie prostszą sytuację. A jednak – to jedna z najczęściej dokumentowanych transakcji, a jednocześnie jedna z najczęściej przeoczanych. Wiele osób traktuje ją jako czynność techniczną, niewymagającą formalności, podczas gdy w świetle przepisów jest to pełnoprawna transakcja kontrolowana.

• Wynajem nieruchomości przez przedsiębiorcę na rzecz własnej spółki - Klasyk rodzinnego biznesu: przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą udostępnia lokal swojej spółce, w której pełni funkcję lub której udziałowcami są jego bliscy. Choć taki układ wydaje się naturalny i praktyczny, dla przepisów o cenach transferowych jest to typowa transakcja między podmiotami powiązanymi. Oznacza to konieczność ustalenia rynkowego czynszu oraz – w wielu przypadkach – przygotowania pełnej dokumentacji TP. Nawet jeśli współpraca odbywa się „we własnym gronie”, fiskus wymaga, aby zasady rozliczeń były takie same jak między niezależnymi podmiotami.

• Sprzedaż znaku towarowego lub know‑how - Transakcje dotyczące własności intelektualnej niemal zawsze zwracają uwagę organów podatkowych. Trudno się dziwić – ich wycena jest złożona, a margines uznaniowości szeroki. Bez solidnej analizy rynkowej ani rusz, nawet gdy w grę wchodzą osoby fizyczne.

• Aporty i przekształcenia - Szczególnie wrażliwe są wkłady niepieniężne, zwłaszcza obejmujące wartości niematerialne. Często ich wartość przekracza próg dokumentacyjny, co automatycznie uruchamia obowiązek sporządzenia dokumentacji TP oraz wykazania transakcji w TPR‑P.

• Nieodpłatne poręczenia i gwarancje udzielane przez osoby fizyczne - To kolejny przykład transakcji, która z pozoru wydaje się czysto formalna, a w rzeczywistości może rodzić poważne obowiązki z perspektywy cen transferowych. Jeśli osoba fizyczna udziela poręczenia spółce należącej do członka rodziny – nawet nieodpłatnie – w świetle przepisów mamy do czynienia z transakcją kontrolowaną. Brak wynagrodzenia nie zwalnia z analizy rynkowości, a sama wartość poręczenia może przekroczyć próg dokumentacyjny.

Kiedy osoba fizyczna musi przygotować dokumentację cen transferowych?

Obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych powstaje w momencie, gdy osoba fizyczna przekroczy odpowiedni próg dokumentacyjny określony w art. 23w ustawy o PIT. Wysokość progu zależy od rodzaju transakcji – inne limity dotyczą usług, inne pożyczek czy transakcji finansowych.

Tu nie ma drogi na skróty – sama lista transakcji, to dopiero punkt wyjścia. Aby ustalić, które z nich faktycznie podlegają dokumentowaniu w danym roku podatkowym, konieczna jest szczegółowa analiza obowiązków – z uwzględnieniem wartości transakcji i ewentualnych zwolnień.

Dokumentacja cen transferowych to tylko jedna część obowiązków. Osoby fizyczne muszą również złożyć formularz TPR‑P, czyli informację o cenach transferowych sporządzaną przez podatników PIT.

Co istotne, TPR‑P jest obowiązkiem odrębnym od samej dokumentacji. Termin na jego złożenie co do zasady wynosi 11 miesięcy od zakończenia roku podatkowego.

Najczęstsze kwestie pomijane przez osoby fizyczne

We współpracy z podatnikami PIT bardzo wyraźnie widać powtarzające się obszary ryzyka. Zaskakująco wiele problemów wynika z przekonań, które brzmią logicznie, ale nie zawsze są prawdziwe.

Do najczęstszych „pułapek” należą m.in. przekonanie, że ceny transferowe dotyczą jedynie spółek, błędne założenie o braku zainteresowania organów osobami fizycznymi oraz nadużywanie lub niewłaściwa interpretacja zwolnień dokumentacyjnych.

To pokazuje, jak ważne jest świadome podejście do transakcji zawieranych przez osoby fizyczne –zwłaszcza że obowiązki dokumentacyjne oraz sprawozdawcze mogą pojawić się również w sytuacjach, które na pierwszy rzut oka wyglądają na czysto formalne lub rodzinne.

Podsumowanie – co warto zapamiętać?

Ceny transferowe wielu osobom kojarzą się z dużymi firmami i skomplikowanymi strukturami. Tymczasem coraz częściej dotyczą także osób fizycznych – nawet takich, które nie prowadzą działalności gospodarczej. W praktyce wystarczy zwykła pożyczka, wynajęcie mieszkania spółce członka rodziny czy udzielenie poręczenia, aby pojawiły się obowiązki związane z cenami transferowymi.

Warto pamiętać, że powiązania między stronami nie zawsze są oczywiste. Czasem wynikają z relacji rodzinnych lub posiadania udziałów, ale mogą też powstać „pośrednio”, poprzez długi łańcuch zależności między różnymi osobami i podmiotami. Takie konstrukcje – choć na pierwszy rzut oka niewidoczne – również mogą powodować, że transakcja staje się transakcją kontrolowaną i podlega przepisom o cenach transferowych.

Jak pokazaliśmy w artykule, wiele codziennych czynności podejmowanych przez osoby fizyczne –udzielenie pożyczki, aport do spółki, wynajem nieruchomości, zabezpieczenia czy sprzedaż praw własności intelektualnej – może przekroczyć ustawowe progi i wymagać przygotowania dokumentacji oraz złożenia formularza TPR‑P. Te obowiązki wynikają z konkretnych przepisów, a nie z intuicji czy „zdroworozsądkowej” oceny sytuacji.

Dlatego warto przyglądać się swoim transakcjom i relacjom – także tym, które wydają się czysto rodzinne lub formalne. Dobra świadomość powiązań pozwala uniknąć niespodzianek, zwłaszcza że obowiązki z zakresu cen transferowych potrafią pojawić się w najmniej spodziewanym momencie.

Warto też pamiętać o jednej istotnej rzeczy: nawet gdy transakcja jest przeprowadzona na warunkach rynkowych, zaniedbania formalne – np. brak dokumentacji czy błędy w TPR‑P – mogą skutkować odpowiedzialnością karno‑skarbową.

Autorki: Wioletta Szkudlarek, adwokat, Senior Associate w Enodo Advisors.

Jagoda Bator, Associate w Enodo Advisors.