Czy emeryt wynajmujący mieszkanie musi używać KSeF
Osoba wynajmująca nieruchomość firmie w ramach najmu prywatnego musi od 1 kwietnia 2026 t. wystawiać faktury w KSeF. Nie ma znaczenia, że korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Jeżeli do tej pory nie posiada numeru NIP, musi o niego wystąpić. Od momentu nadania NIP wynajmujący będzie odbierać faktury wystawione przez spółdzielnię mieszkaniową bezpośrednio w KSeF.
Rozważmy sytuację emeryta wynajmującego lokal użytkowy polskiej firmie będącej czynnym podatnikiem VAT. Wynajmujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT i nie posiada numeru NIP. Wystawia najemcy fakturę na kwotę 12 500 zł. Otrzymuje również od spółdzielni mieszkaniowej faktury za opłaty eksploatacyjne oraz rozliczenia mediów dotyczące wynajmowanego lokalu. Powstają pytania, czy od kwietnia 2026 r. wynajmujący musi korzystać z KSeF? Czy powinien wystąpić o nadanie numeru NIP, skoro nie prowadzi działalności gospodarczej i posługuje się numerem PESEL? W jaki sposób może otrzymywać faktury od spółdzielni mieszkaniowej?
Najem prywatny jako działalność gospodarcza
Choć najem prywatny w PIT stanowi odrębne źródło przychodów, to na gruncie VAT spełnia definicję działalności gospodarczej z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, jeśli jest wykonywany w sposób ciągły i zarobkowy. Oznacza to, że wynajmujący – nawet jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w rozumieniu PIT – jest podatnikiem VAT (interpretacja dyrektora KIS z 12 marca 2025 r., nr 0114‑KDIP1‑1.4012.67.2025.4.MŻ).
Najem lokalu użytkowego stanowi odpłatne świadczenie usług i podlega opodatkowaniu VAT (art. 8 ust. 1 w zw. z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT), choć wynajmujący może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT. Dotyczy to również sprzedaży zwolnionej z VAT, jeśli nabywca zażąda faktury (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).
Uwaga: Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku, ale na żądanie nabywcy jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą tę sprzedaż zwolnioną - jeżeli żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Od 1 lutego 2026 r. podatnicy co do zasady wystawiają faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy przejściowe przewidują jednak wyjątki:
- od 1 lutego do 31 marca 2026 r. – możliwość wystawiania faktur papierowych/elektronicznych, jeśli sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł (art. 145l ustawy o VAT),
- od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. – możliwość wystawiania faktur papierowych/elektronicznych, jeśli wartość faktur w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ust. 1 ustawy o VAT).
W analizowanym przypadku faktura za najem opiewa na 12 500 zł, a więc przekracza limit 10 000 zł. Oznacza to, że od 1 kwietnia 2026 r. wynajmujący musi wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF.
Czy wynajmujący musi mieć NIP
Warunkiem koniecznym do korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) jest posiadanie identyfikatora podatkowego NIP (por. Podręcznik KSeF 2.0, cz. I, Ministerstwo Finansów oraz rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF, Dz.U. 2025 poz. 1815).
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, faktura musi zawierać numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku. W przypadku faktur ustrukturyzowanych oraz tzw. faktur off‑line dokumentujących czynności zwolnione z VAT, wymagane jest podanie numeru identyfikacji podatkowej podatnika, jeżeli nie jest on zarejestrowany na potrzeby VAT (par. 3 pkt 1 lit. ca rozporządzenia w sprawie faktur).
Co do zasady najem prywatny może być wykonywany przez podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego z VAT, które nie mają obowiązku rejestracji jako podatnicy VAT (art. 96 ust. 3 ustawy o VAT). Jednak obowiązek wystawiania faktur w KSeF powoduje, że również podatnicy zwolnieni z VAT, którzy dotychczas posługiwali się wyłącznie numerem PESEL, mogą być zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W takiej sytuacji konieczne jest uzyskanie numeru NIP.
Podsumowując, posiadanie NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również podatników, którzy wykonują np. najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF. Zatem faktury, co do których podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek ich wystawienia w KSeF, powinny zawierać numer NIP ich wystawcy.
Spółdzielnia mieszkaniowa wystawi faktur w KSeF
Ponieważ wynajmujący, wykonując najem prywatny, działa na gruncie ustawy o VAT jako podatnik, spółdzielnia mieszkaniowa – zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT – ma obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane dokumentujące opłaty eksploatacyjne oraz rozliczenia zużycia wody i ciepła dotyczące wynajmowanego lokalu. Obowiązek ten istnieje niezależnie od tego, że wynajmujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT i nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Bez znaczenia pozostaje również fakt, że wynajmujący nie posiada numeru NIP i posługuje się numerem PESEL.
Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana za pośrednictwem Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Jednocześnie art. 106gb ust. 4 przewiduje sytuacje, w których faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony, m.in. gdy:
- miejscem świadczenia jest inne państwo UE lub państwo trzecie,
- nabywca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- nabywca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji,
- nabywca korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1,
- nabywca nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej,
- nabywca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
W analizowanej sprawie zastosowanie ma pkt 5 – wynajmujący nie posługuje się numerem NIP. Oznacza to, że spółdzielnia mieszkaniowa może przekazywać mu faktury w sposób uzgodniony, np. w formie papierowej lub elektronicznej (PDF). Tak przekazywane faktury muszą być oznaczone kodem QR zawierającym numer KSeF faktury (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT).
Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje art. 106ba ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy oraz osoby prawne niebędące podatnikami, jeżeli posługują się numerem NIP, są zobowiązani do podawania go przy wystawianiu faktur. W praktyce oznacza to, że nabywcy posługujący się NIP będą musieli odbierać faktury ustrukturyzowane wyłącznie poprzez KSeF.
W przypadku wynajmującego oznacza to, że:
- dopóki nie posiada numeru NIP, spółdzielnia mieszkaniowa przekazuje mu faktury ustrukturyzowane poza KSeF – w sposób uzgodniony (papier, PDF),
- od momentu nadania NIP wynajmujący będzie zobowiązany odbierać od spółdzielni mieszkaniowej faktury ustrukturyzowane bezpośrednio w KSeF.
Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe, m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r. (0111‑KDIB3‑1.4012.845.2025.2.MG).
Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
