Od 1 kwietnia obligatoryjny KSeF obejmie już prawie wszystkich podatników, więc już niemal wszystkie faktury będą w nim wystawiane. Wpłynie to także na rozliczenie kosztów pracowniczych, w tym delegacji i innych zakupów. Przypomnijmy, że dotychczas pracownik podawał sprzedawcy numer NIP pracodawcy, a otrzymaną fakturę (w formie papierowej lub elektronicznej) przekazywał do działu księgowości, uzupełniając ewentualnie o opis celu. Wdrożenie KSeF oznacza, że sprzedawcy nie będą już przekazywać faktur pracownikom, ale wystawią je w systemie.
Wyzwaniem jest więc podanie na fakturze odpowiednich danych, by firma bez problemu mogła ją przypisać do konkretnego pracownika czy projektu.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
Trzy możliwe rozwiązania
Według Szymona Rauta, doradcy podatkowego, partnera w kancelarii Paczuski Taudul, faktury pracownicze w KSeF cały czas stwarzają pewne problemy. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy nie wiedzą, w jaki sposób je identyfikować i jakie rozwiązania wprowadzić, aby możliwe było ich przypisanie do odpowiedniej osoby i projektu. Jego zdaniem możliwe są trzy sposoby.
Jednym z rozwiązań, jakie przewiduje KSeF, jest umieszczanie imienia i nazwiska danego pracownika na fakturze ustrukturyzowanej. Takie informacje można zawrzeć w polu Podmiot3, w którym to miejscu można wskazać imię i nazwisko pracownika z danej organizacji. Zatem w praktyce, jeżeli pracownik będzie prosił o wystawienie faktury na rzecz pracodawcy (np. za hotel lub za paliwo) należy go poinstruować, iż wystawcy faktury przed jej wystawieniem (lub w trakcie jej wystawiania) powinien przekazać swoje imię i nazwisko do umieszczenia w polu Podmiot3. W polu tym, można właśnie dodać dane pracownika, niezależnie od umieszczenia obok danych sprzedawcy i nabywcy.
- W ten sposób faktura, która została wystawiona w KSeF i będzie od razu po jej wystawieniu dostępna u pracodawcy w jego systemie księgowym, będzie zawierała dane pracownika. Na tej podstawie, pracodawca, księgując faktury, w łatwy sposób będzie mógł ją powiązać z konkretną osobą w swojej organizacji, a następnie z konkretnym projektem - mówi Szymon Raut.
Sprawdź w LEX: Czy omyłkowe przesłanie do KSeF faktury z 2024 r. wymaga jej korekty? >
Dodaje, że innym rozwiązaniem w celu identyfikacji wydatków pracowniczych jest umieszczenie danych pracownika w polu DodatkowyOpis, zamiast w polu Podmiot3. Procedura postępowania jest taka sama z tą różnicą, że pracownik oczekujący wystawienia faktury zwraca się do sprzedawcy (wystawcy faktury), aby wskazał ww. polu jego dane.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
Pole Podmiot3, pole DodatkowyOpis lub wizualizacja
Również Piotr Steczyszyn, senior tax manager i lider praktyki KSeF w Aider Polska (MDDP Outsourcing) wskazuje, że jednym z rozwiązań, które ułatwia identyfikację faktur pracowniczych, jest wykorzystanie elementu Podmiot3 przewidzianego w schemie FA(3). Wyjaśnia, że w modelu faktury ustrukturyzowanej podstawowe role uczestników transakcji przypisane są do określonych elementów struktury XML:
- Podmiot1 – sprzedawca
- Podmiot2 – nabywca
- Podmiot3 – dodatkowy uczestnik transakcji
Element Podmiot3 umożliwia wskazanie podmiotu, który nie jest stroną transakcji, ale pozostaje powiązany z transakcją. W kontekście faktur pracowniczych element Podmiot3 może zostać wykorzystany do wskazania pracownika, który faktycznie dokonał zakupu w imieniu przedsiębiorstwa. Pozwala to zachować prawidłową strukturę faktury, gdzie nabywcą pozostaje firma a jednocześnie umożliwia zapisanie w fakturze informacji identyfikującej osobę dokonującą zakupu poprzez wskazanie w polu Podmiot3 Roli 11 (Pracownik). Przyjęcie takiego rozwiązania znacząco ułatwia późniejsze przypisanie wydatku do właściwego pracownika, projektu lub centrum kosztowego oraz automatyzację rozliczeń w systemach finansowo-księgowych.
Czy faktury korygujące do sprzedaży z kas fiskalnych należy wysyłać do KSeF? - sprawdź w LEX >
- Należy jednak pamiętać, że element Podmiot3 ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że jego wykorzystanie zależy od decyzji wystawcy faktury oraz ustaleń pomiędzy stronami transakcji. Co w sytuacji, gdy sprzedawca z różnych przyczyn nie uzupełni elementu Podmiot3? W takim przypadku w opisie towaru/usługi (pole P_7) lub w polu DodatkowyOpis należy wskazać dane umożliwiające przypisanie wydatku do konkretnej osoby czy projektu (np.: imię i nazwisko, MPK, nr delegacji) - mówi Piotr Steczyszyn.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Szymon Raut dodaje, że alternatywną opcją, jeżeli pracownik zapomni w trakcie wystawienia faktury podać właściwych danych, jest poproszenie wystawcy faktury o wydanie wydruku wizualizacji faktury (lub też przesłanie wizualizacji mailem na adres pracownika – a nie pracodawcy).
- W takiej sytuacji, pracownik powinien poinformować w księgowości, że otrzymał wizualizacje faktury (na niej powinien znajdować się kod QR), która dotyczy jego wydatków i dodatkowo powinien przekazać ją do działu księgowego, np. z własnym opisem (w mailu z wizualizacją). Omawiany sposób nie jest zautomatyzowany i wymaga dodatkowego kontaktu z księgowością – niemiej pozwala on na bieżąco informować pracodawcę o poniesionym wydatku i nie zwlekać do ostatniej chwili - mówi Szymon Raut.
Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Trzeba przeszkolić pracowników
Eksperci podkreślają jednak, że kluczowe znaczenia mają szkolenia pracowników.
Piotr Steczyszyn zaznacza, że samo zastosowanie odpowiedniego pola w strukturze faktury nie rozwiązuje jednak całego problemu. Jak wskazałem powyżej, może zdarzyć się sytuacja, gdzie przedsiębiorca nie otrzyma faktury ustrukturyzowanej z wypełnionym elementem Podmiot3. W praktyce kluczowe znaczenie ma odpowiednia organizacja procesu w przedsiębiorstwie. Dlatego przed 1 kwietnia firmy muszą:
- przeszkolić pracowników w zakresie dokumentowania wydatków pracowniczych w związku z KSeF
- przygotować właściwe instrukcję dla całej organizacji, nie tylko dla zespołów finansowo-księgowych
- dostosować systemy i uprawnienia do automatyzacji rozliczeń wydatków pracowniczych.
- być gotowe na przypisanie faktur bez wypełnionego pola Podmiot3.
- Dopiero połączenie elementów technicznych dostępnych w strukturze faktury z odpowiednimi procedurami organizacyjnymi pozwala skutecznie ograniczyć ryzyko błędów przy rozliczaniu wydatków pracowniczych - mówi Piotr Steczyszyn.
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
Szymon Raut podsumowuje, że pracodawcy powinni poinformować swoich pracowników o nowych zasadach wystawiania tzw. faktur pracowniczych, aby wiedzieli o co powinni prosić wystawców i w jaki sposób postępować z wizualizacjami faktur.
Zobacz też szkolenie online w LEX: KSeF - modele współpracy klienta z biurem rachunkowym >
