Docelowo obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie również ten rodzaj działalności – stanie się on wiążący od 1 stycznia 2027 r. Od tego momentu faktury objęte regulacjami będą musiały być wystawiane w systemie KSeF. Jednocześnie do końca 2026 r. przewidziano rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych przedsiębiorców. Jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, możliwe jest wystawianie faktur poza systemem KSeF, na dotychczasowych zasadach.
Kogo obejmą przepisy przejściowe
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ma charakter powszechny i docelowo obejmie wszystkich podatników wystawiających faktury w obrocie profesjonalnym. Ustawodawca przewidział jednak etapowe wprowadzanie tego rozwiązania oraz określone regulacje przejściowe, mające na celu złagodzenie skutków wdrożenia systemu dla najmniejszych przedsiębiorców, w szczególności tych, którzy wystawiają niewielką liczbę faktur o stosunkowo niskiej wartości.
Faktura ustrukturyzowana wystawiana w ramach KSeF posiada ściśle określoną strukturę logiczną w formacie XML, której wdrożenie wymaga odpowiedniego oprogramowania lub korzystania z bezpłatnych narzędzi ministerialnych. Dla przedsiębiorcy wystawiającego zaledwie kilka faktur miesięcznie, natychmiastowe przejście na ten system mogłoby stanowić nadmierne utrudnienie operacyjne.
Zasadą jest, że po pełnym wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz podatników będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane, a więc za pośrednictwem systemu teleinformatycznego administracji skarbowej. Oznacza to, że faktura będzie uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do KSeF i przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego w tym systemie. W praktyce wyeliminuje to możliwość wystawiania faktur w dowolnej formie (np. w programie księgowym bez integracji z KSeF), o ile dana faktura podlega obowiązkowi systemowemu.
Jednocześnie przepisy przejściowe przewidują, że do końca 2026 r. najmniejsi przedsiębiorcy, których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF. Limit ten odnosi się do sumy kwot z wszystkich faktur wystawionych w danym miesiącu, a nie do pojedynczej faktury. Jeżeli więc całkowita wartość sprzedaży fakturowanej nie przekroczy wskazanego progu, podatnik może korzystać z dotychczasowych rozwiązań, w tym wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej (np. w formacie PDF), bez obowiązku ich przesyłania do systemu.
Rozwiązanie to ma charakter czasowy i wygasa z końcem 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek stosowania KSeF stanie się bezwzględny również dla podatników o niewielkiej skali działalności. Oznacza to, że liczba wystawianych faktur ani ich wartość nie będą miały już znaczenia dla powstania obowiązku systemowego. Każda faktura objęta regulacjami – w szczególności wystawiana na rzecz innego podatnika – będzie musiała zostać wystawiona w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF.
Tradycyjne faktury plus ewidencja na kasie fiskalnej
Warto przy tym podkreślić, że przepisy różnicują sytuację w zależności od statusu nabywcy. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy faktur wystawianych na rzecz podatników, a więc podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) wystawianie faktur w KSeF nie ma charakteru obligatoryjnego. Nawet po 1 stycznia 2027 r. podatnik będzie mógł wystawiać faktury dla konsumentów poza systemem, chyba że zdecyduje się na dobrowolne korzystanie z KSeF również w tym zakresie.
W mojej ocenie, w obecnym stanie prawnym najbezpieczniejszym i najbardziej ekonomicznym rozwiązaniem jest korzystanie z przewidzianego okresu przejściowego. Ponieważ Pana łączna wartość faktur (maksymalnie 8 500 zł) nie zbliża się do ustawowego progu, nie musi Pan podejmować natychmiastowych kroków wdrożeniowych. Pozwala to na uniknięcie ewentualnych problemów technicznych związanych z początkową fazą uruchomienia systemu na skalę ogólnokrajową.
Takie rozwiązanie zapewnia pełną zgodność z obowiązkami wynikającymi z przepisów o VAT, gwarantuje czytelność dokumentów dla Pana kontrahentów oraz minimalizuje koszty administracyjne w Pana sklepie. W mojej ocenie wykorzystanie odroczenia do końca 2026 roku jest najbardziej praktycznym i bezpiecznym prawnie rozwiązaniem dla mikroprzedsiębiorcy o Pana profilu działalności. Połączenie tradycyjnej formy faktury z ewidencją na kasie fiskalnej pozostaje w Pana przypadku w pełni dopuszczalne przez najbliższe miesiące.
