Jedna faktura miesięcznie a KSeF
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w formie kancelarii prawnej. Świadczę stałą obsługę prawną na rzecz jednego przedsiębiorcy na podstawie zawartej umowy. Co miesiąc wystawiam jedną fakturę na rzecz tej firmy na kwotę 18 600 zł brutto. To jedyny dokument sprzedaży w danym miesiącu. Czy fakt, że wystawiam wyłącznie jedną fakturę miesięcznie, pozwala mi nie przystępować do KSeF, mimo że jej wartość przekracza 10 000 zł. Czy przy ustalaniu obowiązku stosowania KSeF znaczenie ma liczba wystawianych faktur, czy wyłącznie łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
W opisanej sytuacji ma Pan obowiązek od 1 kwietnia przystąpić do KSeF.
W przedstawionym stanie faktycznym zasadnicze znaczenie ma prawidłowa interpretacja przepisów przejściowych dotyczących obowiązku korzystania z KSeF oraz ustalenie, czy w opisanej sytuacji możliwe jest dalsze wystawianie faktur poza systemem do końca 2026 r.
Prowadzi Pan działalność gospodarczą w formie kancelarii prawnej i świadczy stałą obsługę prawną na rzecz jednego przedsiębiorcy. Rozliczenie odbywa się w sposób cykliczny – co miesiąc wystawiana jest jedna faktura dokumentująca wynagrodzenie za obsługę prawną. Wysokość tej faktury wynosi 18 600 zł brutto. Nie wystawia Pan innych faktur sprzedażowych w danym miesiącu. Pojawia się zatem wątpliwość, czy fakt, że dokument sprzedaży jest tylko jeden, a działalność ma charakter stabilny i powtarzalny, pozwala na skorzystanie z przejściowego wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF.
Kto skorzysta z odroczenia
Przepisy przejściowe przewidują możliwość wystawiania faktur poza KSeF do końca 2026 r. wyłącznie dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Kluczowe jest więc ustalenie, co oznacza „wartość sprzedaży z faktur w danym miesiącu” oraz czy w analizowanym przypadku warunek ten jest spełniony.
Ustawodawca przyjął jednoznaczne kryterium finansowe. Nie odniósł się do liczby wystawianych dokumentów, liczby kontrahentów, rodzaju świadczonych usług ani charakteru umowy łączącej strony. Jedynym miernikiem uprawniającym do korzystania z przejściowego wyłączenia jest wysokość sprzedaży udokumentowanej fakturami w skali miesiąca. Oznacza to, że należy zsumować wartości brutto wszystkich faktur wystawionych w danym miesiącu i porównać je z progiem 10 000 zł.
W opisanej sytuacji miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturą wynosi 18 600 zł brutto. Już sama ta jedna faktura przekracza ustawowy limit 10 000 zł. W konsekwencji nie jest spełniony podstawowy warunek umożliwiający korzystanie z czasowej możliwości wystawiania faktur poza KSeF.
Nie ma przy tym znaczenia, że faktura jest tylko jedna. Konstrukcja przepisu wskazuje wyraźnie, że analizie podlega łączna wartość sprzedaży z faktur w danym miesiącu, a nie liczba dokumentów. Gdyby intencją ustawodawcy było uzależnienie wyłączenia od liczby faktur, przepis odnosiłby się do „liczby wystawionych faktur” lub „liczby transakcji”. Tymczasem zastosowano kryterium wartościowe. Oznacza to, że nawet jedna faktura może powodować przekroczenie limitu, jeżeli jej kwota przewyższa 10 000 zł.
Liczy się wartość sprzedaży
Nie ma również znaczenia, że działalność polega na stałej obsłudze jednego klienta i że wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy. Sposób rozliczania usług – czy to godzinowy, ryczałtowy, czy projektowy – pozostaje bez wpływu na ocenę obowiązku stosowania KSeF. Istotna jest wyłącznie wartość sprzedaży wykazana na fakturze w danym miesiącu.
Należy podkreślić, że przepisy przejściowe wprowadzające odroczenie obowiązku korzystania z KSeF dla najmniejszych podatników mają wyłącznie zastosowanie w 2026 roku i ograniczają się do podmiotów, które w każdym miesiącu pozostają poniżej limitu 10 000 zł. Przekroczenie tego progu powoduje definitywne włączenie podatnika do systemu, a obowiązek stosowania KSeF obejmuje zarówno fakturę, która spowodowała przekroczenie limitu, jak i wszystkie faktury wystawiane w kolejnych okresach rozliczeniowych. Takie rozwiązanie jest spójne z zasadami funkcjonowania KSeF i systemem fiskalizacji obrotu gospodarczego, którego celem jest jednolite i ciągłe dokumentowanie sprzedaży dla potrzeb ewidencyjnych i kontrolnych.
Podsumowując, w opisanym stanie faktycznym decydujące znaczenie ma wartość kwotowa sprzedaży udokumentowanej fakturą, a nie liczba wystawianych dokumentów. Skoro jedna faktura wystawiana w miesiącu opiewa na kwotę 18 600 zł brutto, próg 10 000 zł został przekroczony. Tym samym nie ma podstaw do korzystania z przejściowego wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF, niezależnie od tego, że działalność jest prowadzona w ograniczonym zakresie i obejmuje jednego stałego klienta.
