W opisanej sytuacji nie ma przeszkód, aby zaliczyć wskazane wydatki do kosztów.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Przepis ten ma charakter ogólny, co oznacza, że każdorazowo konieczna jest indywidualna ocena danego wydatku pod kątem spełnienia przesłanek uznania go za koszt podatkowy.
W praktyce oznacza to, że aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki: wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika i mieć charakter definitywny (tj. nie może zostać podatnikowi zwrócony), powinien pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia ich źródła. Dodatkowo wydatek ten musi być właściwie udokumentowany oraz nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Istotnym elementem jest również prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku. Co do zasady funkcję tę pełni faktura, której celem jest potwierdzenie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego – zarówno w zakresie przedmiotu transakcji, jak i stron w niej uczestniczących. Należy jednak podkreślić, że dla celów podatku dochodowego kluczowe znaczenie ma faktyczne zaistnienie zdarzenia gospodarczego oraz jego związek z działalnością podatnika, a nie wyłącznie forma dokumentu.
Już 11 maja webinar: Doradca podatkowy w erze danych – granice tajemnicy zawodowej i obowiązki wobec fiskusa - https://bit.ly/4t3ldts
Faktura poza KSeF - warunki odliczenia kosztów
W kontekście przedstawionego przez Państwa stanu faktycznego należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o CIT nie zostały zmienione w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF. W szczególności ustawodawca nie wprowadził regulacji analogicznych do innych ograniczeń (np. wynikających z art. 15d ustawy o CIT), które uzależniałyby możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych od formy wystawienia faktury lub od jej wystawienia za pośrednictwem określonego systemu.
Równocześnie należy wskazać, że zgodnie z przepisami ustawy o VAT (art. 106ga), co do zasady podatnicy są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Naruszenie tego obowiązku przez Dostawcę skutkuje jednak konsekwencjami na gruncie przepisów o VAT, a nie automatycznie na gruncie podatku dochodowego.
W tym miejscu kluczowe znaczenie ma funkcja faktury jako dokumentu potwierdzającego rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Jeżeli zatem otrzymana przez Państwa faktura – mimo że wystawiona poza KSeF – dokumentuje faktyczne nabycie towarów lub usług, a jednocześnie zawiera wszystkie wymagane elementy dla faktury w postaci papierowej lub elektronicznej, to należy uznać, że spełnia ona funkcję dowodową dla celów podatkowych.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że sam fakt wystawienia faktury z pominięciem KSeF – wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o VAT – nie pozbawia Państwa prawa do zaliczenia wynikającego z niej wydatku do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełnione są ogólne przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz wydatek nie podlega wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 tej ustawy.
W szczególności, jeżeli:
- ponoszą Państwo wydatek w sposób definitywny,
- pozostaje on w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła,
- jest właściwie udokumentowany (tj. faktura – choć wystawiona poza KSeF – zawiera wymagane elementy i odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze),
- nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych,
- to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Bez znaczenia dla tej oceny pozostaje forma, w jakiej faktura została wystawiona przez dostawcę (papierowa, elektroniczna czy odpowiadająca strukturze faktury ustrukturyzowanej), o ile dokument ten spełnia wymogi właściwe dla danej formy i potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.
KSeF nie wprowadził zmian w przepisach ustawy o CIT
Podsumowując, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym należy uznać, że będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z faktur wystawionych przez dostawców z pominięciem KSeF, pomimo naruszenia przez nich obowiązku wynikającego z przepisów ustawy o VAT. Decydujące znaczenie ma bowiem spełnienie przesłanek wynikających z ustawy o CIT, a nie formalny sposób wystawienia faktury.
Również powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych, w szczególności w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.56.2026.1.ND.
Organ podatkowy wskazuje w niej, że kluczowe znaczenie dla możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów ma rzeczywisty charakter transakcji oraz jej prawidłowe udokumentowanie, niezależnie od technicznej formy wystawienia faktury czy tego, czy została ona wystawiona z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur.
W interpretacji podkreślono, że jeżeli faktura odzwierciedla faktycznie przeprowadzoną transakcję gospodarczą, a wydatek spełnia przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie jest objęty wyłączeniem z art. 16 ust. 1 tej ustawy, podatnik zachowuje prawo do zaliczenia go do kosztów podatkowych.
Jednocześnie wskazano, że wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w przepisach ustawy o CIT, a brak wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF stanowi naruszenie obowiązków na gruncie ustawy o VAT, które jednak nie wpływa na możliwość rozpoznania kosztu podatkowego, o ile faktura w formie papierowej lub elektronicznej spełnia wymogi formalne i dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.
Rafał Styczyński, doradca podatkowy
