Wystawienie faktury VAT RR w KSeF jest możliwe wyłącznie po złożeniu przez rolnika oświadczenia wskazującego danego nabywcę jako uprawnionego. W przeciwnym razie dokument należy wystawić w formie tradycyjnej, poza systemem.
Konieczne oświadczenie rolnika
Od 1 kwietnia 2026 r., mimo że Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma co do zasady charakter obowiązkowy dla faktur dokumentujących transakcje pomiędzy podatnikami, ustawodawca wprowadził szczególne rozwiązanie dotyczące faktur VAT RR, polegające na ich fakultatywnym (dobrowolnym) wystawianiu w systemie. Oznacza to, że w tym obszarze nie obowiązuje pełna zasada obligatoryjnego korzystania z KSeF, a sposób wystawienia faktury uzależniony jest od spełnienia określonych warunków.
Istota tej dobrowolności polega na tym, że możliwość wystawienia faktury VAT RR w KSeF została uzależniona od aktywności samego rolnika ryczałtowego. W szczególności, aby faktura taka mogła zostać wystawiona w systemie, rolnik musi uprzednio złożyć w KSeF stosowne oświadczenie, w którym:
- potwierdzi, że posiada status rolnika ryczałtowego,
- wskaże konkretnego nabywcę (podatnika VAT) jako podmiot uprawniony do wystawiania w jego imieniu faktur VAT RR w systemie.
Dopiero spełnienie tych warunków otwiera możliwość wystawienia faktury VAT RR w KSeF. W praktyce oznacza to, że inicjatywa w tym zakresie leży po stronie rolnika, a nie nabywcy. Nabywca, mimo że to on technicznie wystawia fakturę VAT RR, nie może samodzielnie zdecydować o jej wystawieniu w systemie bez uprzedniego działania rolnika.
W konsekwencji, jeżeli rolnik ryczałtowy nie złoży odpowiedniego oświadczenia w KSeF, nabywca nie ma możliwości wystawienia faktury VAT RR w systemie. W takiej sytuacji faktura powinna zostać wystawiona poza KSeF, zgodnie z dotychczasowymi zasadami. Oznacza to kontynuację dotychczasowej praktyki dokumentowania transakcji z rolnikami ryczałtowymi w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), przy zachowaniu wszystkich wymogów przewidzianych dla faktur VAT RR.
Takie rozwiązanie ma charakter pragmatyczny i uwzględnia specyfikę relacji z rolnikami ryczałtowymi. Należy bowiem pamiętać, że podmioty te nie są podatnikami VAT czynnymi i często nie uczestniczą w cyfrowych systemach obiegu dokumentów w takim stopniu jak przedsiębiorcy. Wprowadzenie bezwzględnego obowiązku korzystania z KSeF w tym zakresie mogłoby prowadzić do istotnych trudności praktycznych, a nawet zakłócenia obrotu gospodarczego.
Dwa tryby dokumentowania
Dobrowolność w omawianym zakresie nie oznacza jednak pełnej dowolności po stronie nabywcy. Przeciwnie, oznacza ona istnienie dwóch równoległych trybów dokumentowania:
- trybu systemowego (KSeF) – możliwego wyłącznie w przypadku złożenia oświadczenia przez rolnika,
- trybu poza systemem – stosowanego w pozostałych przypadkach.
Wybór trybu nie zależy więc od decyzji nabywcy, lecz od spełnienia warunku formalnego po stronie rolnika. Nabywca jest zobowiązany dostosować sposób wystawienia faktury do tego, czy rolnik złożył stosowne oświadczenie w systemie.
Z punktu widzenia praktyki obrotu oznacza to konieczność bieżącej weryfikacji statusu rolnika w KSeF. Przed wystawieniem faktury VAT RR nabywca powinien ustalić, czy dany rolnik:
- złożył oświadczenie w systemie,
- wskazał go jako uprawnionego do wystawiania faktur.
Brak takiej weryfikacji może prowadzić do nieprawidłowego udokumentowania transakcji, co z kolei może mieć konsekwencje podatkowe, w tym w zakresie prawa do zwiększenia podatku naliczonego o kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku.
Warto również zwrócić uwagę na aspekt dowodowy. W przypadku wystawienia faktury VAT RR poza KSeF, zastosowanie znajdują dotychczasowe zasady dotyczące jej podpisywania oraz potwierdzania przez rolnika. Natomiast w przypadku wystawienia faktury w systemie, kwestie te są realizowane w ramach mechanizmów KSeF, co upraszcza obieg dokumentów, ale tylko wtedy, gdy rolnik uczestniczy w systemie.
Podkreślenia wymaga, że omawiana fakultatywność ma charakter szczególny i dotyczy wyłącznie faktur VAT RR. Nie stanowi ona odstępstwa o charakterze generalnym od obowiązku stosowania KSeF, lecz jest rozwiązaniem dedykowanym dla specyficznej kategorii transakcji, w których jedna ze stron nie funkcjonuje w pełni w reżimie VAT.
Na czym polega dobrowolność wystawiania faktur VAT RR
Podsumowując, dobrowolność wystawiania faktur VAT RR w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. polega na tym, że:
- wystawienie faktury VAT RR w systemie jest możliwe wyłącznie po uprzednim złożeniu przez rolnika ryczałtowego oświadczenia w KSeF,
- oświadczenie to musi zawierać wskazanie konkretnego nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur,
- w przypadku braku takiego oświadczenia faktura VAT RR musi zostać wystawiona poza systemem,
- decyzja o sposobie wystawienia faktury nie należy do nabywcy, lecz wynika z działania (lub jego braku) po stronie rolnika,
- rozwiązanie to zapewnia elastyczność i uwzględnia specyfikę relacji z rolnikami ryczałtowymi, jednocześnie zachowując zgodność z zasadami systemu KSeF.
Tak ukształtowany model pozwala na stopniowe włączanie rolników ryczałtowych do systemu elektronicznego fakturowania, bez narzucania im bezwzględnego obowiązku uczestnictwa, a jednocześnie zapewnia nabywcom jasne zasady postępowania w zależności od statusu ich kontrahentów.
Rafał Styczyński, doradca podatkowy
