Wystawienie faktury za obsługę administracyjną i biurową przesądza o VAT
Przy stałej obsłudze administracyjnej i biurowej decydująca jest zasadniczo data wystawienia faktury. Jeżeli podatnik wystawia fakturę 1 lipca za usługę świadczoną w czerwcu, a faktura dokumentuje stałą obsługę biurową, obowiązek podatkowy powstaje 1 lipca. Skoro obowiązek podatkowy powstaje 1 lipca, wartość tej sprzedaży powinna zostać doliczona do limitu zwolnienia podmiotowego z VAT w lipcu, a nie w czerwcu.
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i korzystam ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. W ramach działalności świadczę usługi stałej obsługi administracyjnej i biurowej, sklasyfikowane według PKD 82.11.Z - działalność usługowa związana z administracyjną obsługą biura. Usługi rozliczam miesięcznie. Faktury wystawiam pierwszego dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, np. fakturę za czerwiec wystawiam 1 lipca. Termin płatności przypada po dniu wystawienia faktury. W związku z korzystaniem ze zwolnienia podmiotowego z VAT powziąłem wątpliwość, w którym miesiącu powinienem uwzględniać wartość tych usług przy obliczaniu limitu sprzedaży z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy
Przy stałej obsłudze administracyjnej i biurowej faktura wystawiona 1 lipca za czerwiec powinna wejść do limitu lipca, o ile termin płatności nie upłynął wcześniej.
Zwolnienie podmiotowe z VAT jest uzależnione od wartości sprzedaży osiąganej przez podatnika. Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła ustawowego limitu; do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. Ministerstwo Finansów wskazuje, że w 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240.000 zł, a katalog czynności nieuwzględnianych przy liczeniu limitu wynika z art. 113 ust. 2 ustawy o VAT. Zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono limit, co wynika z art. 113 ust. 5 ustawy o VAT.
W przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT faktura nie zawiera kwoty VAT. W praktyce oznacza to, że do limitu należy brać kwotę należną od kontrahenta za wykonaną usługę, czyli kwotę wynikającą z faktury. Nie jest to jednak przychód liczony według zasad PIT lub ryczałtu, lecz wartość sprzedaży ustalana na gruncie ustawy o VAT. Dlatego dla ustalenia, czy faktura za dany miesiąc powinna wejść do limitu w czerwcu czy w lipcu, trzeba odwołać się do zasad powstawania obowiązku podatkowego w VAT właściwych dla danej usługi.
Sprzedażą w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT jest m.in. odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Usługi stałej obsługi administracyjnej i biurowej mieszczą się co do zasady w kategorii usług biurowych, jeżeli ich charakter polega na stałej, powtarzalnej obsłudze klienta w zakresie administracyjnym i biurowym. Dla takich usług znaczenie ma art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy o VAT, zgodnie z którym obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury m.in. z tytułu świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej. Przepis ten stanowi wyjątek od zasady ogólnej z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, według której obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi.
W konsekwencji przy stałej obsłudze administracyjnej i biurowej decydująca jest zasadniczo data wystawienia faktury. Jeżeli podatnik wystawia fakturę 1 lipca za usługę świadczoną w czerwcu, a faktura dokumentuje stałą obsługę biurową, obowiązek podatkowy powstaje 1 lipca. Skoro obowiązek podatkowy powstaje 1 lipca, wartość tej sprzedaży powinna zostać doliczona do limitu zwolnienia podmiotowego z VAT w lipcu, a nie w czerwcu.
Czytaj w LEX: Ewidencje u podatników zwolnionych z VAT >
Nie można jednak pominąć art. 19a ust. 7 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że w przypadkach objętych art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie wystawi faktury albo wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu wystawienia faktury. Dla czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT termin ten określa art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności. Oznacza to, że data faktury decyduje tylko wtedy, gdy faktura została wystawiona terminowo, czyli najpóźniej w terminie płatności.
Ważny termin płatności
Jeżeli więc faktura za czerwiec została wystawiona 1 lipca, a termin płatności przypada np. 7 lipca, 10 lipca albo 14 lipca, faktura została wystawiona przed upływem terminu płatności. W takim przypadku sprzedaż należy rozpoznać dla potrzeb limitu z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT w dniu 1 lipca. Jeżeli natomiast termin płatności za czerwiec upływał 30 czerwca, a faktura została wystawiona dopiero 1 lipca, to faktura została wystawiona z opóźnieniem. Wtedy obowiązek podatkowy powstałby 30 czerwca, czyli z upływem terminu płatności, a kwota z tej faktury powinna zwiększyć limit już w czerwcu.
Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 grudnia 2019 r., nr. 0114-KDIP1-3.4012.486.2019.2.JF, dotycząca momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczenia usługi biurowej. Interpretacja ta odnosi się bezpośrednio do art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy o VAT i potwierdza, że przy usłudze biurowej objętej tym przepisem obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury.
Tak samo wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 października 2014 r., nr IBPP1/443-701/14/BM. Organ wskazał, że podatnik wykonujący czynności podlegające opodatkowaniu VAT jest zobowiązany rozpoznać daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. To oznacza, że również przy ustalaniu limitu zwolnienia podmiotowego należy brać pod uwagę moment właściwy dla danej czynności na gruncie przepisów o obowiązku podatkowym.
Status podmiotu a obowiązki w KSeF - czytaj w LEX >
Nie zmienia tego fakt, że usługa jest wykonywana za czerwiec. Przy usługach stałej obsługi biurowej ustawodawca nie wiąże obowiązku podatkowego wyłącznie z końcem okresu rozliczeniowego, lecz z wystawieniem faktury, z zastrzeżeniem granicznego terminu płatności. Z tego powodu przy prawidłowo wystawionej fakturze 1 lipca za czerwiec kwota sprzedaży powinna być ujęta w limicie VAT w lipcu. Do limitu należy przyjąć kwotę należną z tej faktury, bez doliczania VAT; u podatnika zwolnionego będzie to faktycznie pełna kwota do zapłaty przez kontrahenta.
