KSeF w biurach rachunkowych. Warto zadbać o nowe umowy i ubezpieczenie

Od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie już niemal wszystkich przedsiębiorców, co oznacza też dodatkowe wyzwania dla obsługujących ich biur rachunkowych. Eksperci radzą księgowym zawarcie z klientami nowych umów lub aneksów, które dokładnie określą zakres obowiązków obu stron. Obligatoryjny KSeF zwiększa też ryzyko związane z odpowiedzialnością biura czy ewentualnym cyberatakiem, więc warto rozważyć dodatkowe ubezpieczenie.

Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF większość faktur będzie wystawiana i pobierana w systemie. Biura rachunkowe, po otrzymaniu odpowiednich uprawnień do KSeF, będą mieć dostęp do faktur swoich klientów (zarówno wystawionych, jak i otrzymanych). Co do zasady, klienci nie będą już musieli dostarczać dokumentów, co powinno rozwiązać problemy z nieterminowością. Nadal jednak będą przekazywać swojemu księgowemu dokumenty, które otrzymają poza KSeF (np. faktury od podmiotów zagranicznych niemających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i najmniejszych podatników o wartości sprzedaży poniżej 10 tys. zł miesięcznie). 

Co powinna zawierać umowa

Jak zaznacza Zuzanna Świątek, radca prawny, associate w kancelarii Staniek & Partners, wprowadzenie obligatoryjnego KSeF wymaga odpowiedniego dostosowania umów miedzy biurami rachunkowymi i ich klientami.

- Umowa jest podstawowym narzędziem określającym zakres obowiązków biura rachunkowego i jego klienta, a tym samym ograniczającym ryzyko sporów oraz ewentualnej odpowiedzialności cywilnej, podatkowej czy karno-skarbowej. Dlatego nie powinna być formułowana ogólnie, lecz możliwie precyzyjnie określać obowiązki i odpowiedzialność obu stron. Z nowymi klientami biuro powinno zawierać umowy uwzględniające kwestie związane z KSeF, natomiast z dotychczasowymi – odpowiednie aneksy. Warto także wprowadzić preambułę wyjaśniającą przyczyny zawarcia aneksu, aby w razie ewentualnych wątpliwości można było się do niej odwołać - mówi Zuzanna Świątek.

Wyjaśnia, że umowa powinna precyzować m.in. kwestie przyjmowania dokumentów, wynagrodzenia za usługi dodatkowe, wystawiania faktur w sytuacji kryzysowej (np. niedostępności czy awarii KSeF) oraz kwestie pomocy technicznej.

 

- Rekomendujemy biurom rozwiązania, w których to klient odpowiada za poprawność i kompletność dostarczanych danych, a biuro kontroluje je pod względem formalnym. W umowie należy wyszczególnić zakres danych niezbędnych dla prawidłowego rozliczenia, które powinien dostarczyć klient, w tym m.in. daty transakcji, daty dostawy towarów czy kody GTU. Należy też określić sposób postępowania w sytuacji, gdy klient nie opisze faktur – czy biuro ma je uznać za koszt uzyskania przychodu. Konieczne jest też ustalenie terminu odpowiedzi klienta na pytania biura i sposobu postępowania w razie braku takiej odpowiedzi – np. po upływie trzech dni roboczych biuro zaksięguje faktury w sposób najbezpieczniejszy dla klienta – mówi Zuzanna Świątek.

 

Na co dodatkowe ubezpieczenie

Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF zmienia się też zakres odpowiedzialności biura, warto więc rozważyć dodatkowe ubezpieczenie.

Karol Włodarczak, dyrektor do spraw produktów ubezpieczeniowych w SAGA Brokers, zwraca uwagę, że obowiązek ubezpieczenia wynika z rozporządzenia ministra finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego OC przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.u. 2014, poza 1616). Obowiązkowe OC zapewnia ochronę dla czynności związanych z prowadzeniem tzw. pełnej księgowości, w tym m.in. ksiąg rachunkowych, sporządzaniem sprawozdań finansowych, gromadzeniem i przechowywaniem dowodów księgowych. Jeśli jednak biuro zajmuje się prowadzeniem PKPiR, rozliczeniem podatków, przygotowaniem JPK oraz prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych, warto rozszerzyć ubezpieczenie o klauzulę podatków i małej księgowości oraz kadr i płac.

- Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF zwiększa ryzyka po stronie biur rachunkowych, m.in. związane z przygotowaniem i wystawianiem faktur za klientów. Jeśli biuro zdecyduje się na takie działania, osoby wystawiające faktury narażone są między innymi na odpowiedzialność karno-skarbową związaną np. z wystawianiem fikcyjnych faktur. Cyfryzacja zwiększa też ryzyko ewentualnego cyberataku czy wycieku danych. Warto więc pomyśleć o rozszerzeniu ochrony ubezpieczeniowej o te obszary – mówi Karol Włodarczak.

Dodaje, że ochrona ubezpieczeniowa nie obejmuje sytuacji, gdy np. biuro zaksięguje wydatek, który nie jest kosztem uzyskania przychodu (przykładowo wśród faktur wystawionych na NIP klienta znajdują się jego prywatne wydatki).

- Rozwiązaniem tego typu problemów powinna być uprzednia akceptacja przez klienta faktur ściągniętych z KSeF, zanim zostaną zaksięgowane. To klient powinien odpowiadać za akceptację lub odrzucenie faktury. Jeśli wykorzystywany przez biuro program nie ma odpowiedniego modułu do akceptacji faktur, należy oczekiwać, że rynek wymusi jego wprowadzenie – mówi Karol Włodarczak.

Informuje, że na rynku dostępne są ubezpieczenia dla biur rachunkowych do 7 mln zł. To, na jaką sumę należy ubezpieczyć biuro, zależy m.in. od jego wielkości czy liczby księgowanych faktur. Koszt polisy zależy od sumy i zakresu ubezpieczenia. Biuro może dowolnie kształtować ten zakres. Może też zwiększyć zakres ubezpieczenia w trakcie trwania polisy.

Rosną koszty obsługi biur 

Okazuje się, że dla biur rachunkowych dużym zaskoczeniem jest też polityka cenowa dostawców oprogramowania.

 

- Niestety, wielu dostawców oprogramowania wykorzystuje KSeF do wprowadzenia znaczących podwyżek cen. Chodzi o dodatkowe opłaty za pobieranie faktur z KSeF, które – w zależności od wielkości biura i liczby pobieranych faktur – wyniosą kilkaset lub nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie. Dostawcy mają oczywiście takie prawo, ale nie w trakcie trwania okresu abonamentowego, ponieważ jest to złamaniem umowy. Co więcej, w moim przypadku dostawca oprogramowania żąda zapłaty za każdą fakturę pobieraną z KSeF, mimo iż w biurze rachunkowym wykorzystuję inny program do pobierania faktur. Tymczasem poinformowano mnie, że bez dodatkowej opłaty (za usługę, której de facto nie potrzebuję) program księgowy zostanie zablokowany nawet w sytuacji próby  zaimportowania pliku  z fakturami od lat zaciąganego do sytemu księgowego z aplikacji zewnętrznych niezwiązanych z dostawcą oprogramowania. Sam fakt, że numer KSeF już tam będzie - dostawca oprogramowania  uznaje za pretekst do swoich opłat, bez nich pliku "nie wpuści". Poinformowano mnie też, że powinnam sobie zrekompensować wzrost cen, wprowadzając podwyżki dla klientów. Trudno się zgodzić z taką praktyką  - mówi księgowa, chcąca zachować anonimowość.

 

Ministerstwo Finansów wyjaśniało wcześniej w odpowiedzi na pytanie Prawo.pl, że plik XML (w takim formacie wystawiane są faktury w KSeF) przed przesłaniem do KSeF nie zawiera numeru KSeF. Ze względów technologicznych i założeń KSeF, plik XML nie będzie zawierał nadanego fakturze numeru KSeF. System nie ingeruje w treść XML zatem producenci oprogramowania powinni powiązać numer nadany w systemie z wysłanym plikiem XML. Widoczność/dostępność numeru KSeF w narzędziach komercyjnych wykorzystywanych przez biura rachunkowe zależna jest od przyjętych i wdrożonych rozwiązań przez twórców tych narzędzi

 

- Jeżeli ktoś chce korzystać z wersji bezpłatnych, zapewniamy taką możliwość. Natomiast kwestia polityki cenowej biur rachunkowych i programów komercyjnych jest poza nami. Nie ingerujemy w zasady rynkowe - mówił niedawno w wywiadzie dla Prawo.pl Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Według Rafała Michniewicza, prezesa zarządu Aider Polska (dawniej MDDP Outsourcing), obowiązkowy KSeF może zmienić strukturę usług księgowych w Polsce. Rynek tych usług jest obecnie silnie rozdrobniony, a jednocześnie obciążony rosnącymi wymogami regulacyjnymi, kosztami technologii i oczekiwaniami klientów dotyczącymi raportowania oraz transparentności danych. Po wprowadzeniu obowiązkowego e-fakturowania wzrośnie znaczenia pełnej integracji systemów sprzedażowych z księgowością, bieżącej walidacji danych oraz skrócenia czasu reakcji na błędy operacyjne. Wymusi to zmianę tradycyjnych procesów księgowych.

- Te czynniki będą przyspieszać procesy konsolidacyjne w sektorze. Część podmiotów zdecyduje się na inwestycje i budowę większej skali działania, inne mogą rozważać połączenia z większymi organizacjami – mówi Rafał Michniewicz.